إدارة السحابة وMicrosoft 365

بالنسبة لكثير من الشركات الصغيرة، تعني “السحابة” الأنظمة التي يستخدمها الناس يوميًا، وليس غرفة سيرفرات. وغالبًا ما يشمل ذلك Microsoft 365 وGoogle Workspace، والبريد الإلكتروني الخاص بالأعمال، وتخزين الملفات عبر OneDrive أو Google Drive، وSharePoint، وTeams، وحسابات المستخدمين، وسياسات كلمات المرور، وقواعد الوصول. كما قد يساعد بعض المزودين في إدارة سيرفرات سحابية وبرامج مرتبطة بهذه الحسابات.

إذا كنت جديدًا على الإدارة المُدارة من خلال MSP (مزود خدمات مُدارة)، فهي شركة مستقلة تتولى دعم تقنية المعلومات المستمر وإدارتها للشركات. ومع إدارة السحابة، يعني ذلك عادةً إعداد الحسابات بشكل صحيح، والحفاظ على تنظيم التراخيص، وإضافة المستخدمين وإزالتهم، والمساعدة في تقليل الأخطاء التي يمكن تجنبها.

هذا ليس مثل تعيين مزود ليـ“يمتلك” أنظمتك. يجب أن يوضح المزود الجيد ما يديره بالفعل، وما يبقى ضمن عملك، وكيف تتم إدارة الوصول. لا تقوم NodeBridge IT بإدارة أي جزء من هذا نيابةً عنك. نحن نقدم معلومات عامة ونساعدك على العثور على مزود للتحدث معه.

عادةً ما يبدأ مزود إدارة السحابة بإعداد الحسابات والتنظيف. يراجعون كيفية ترتيب البريد الإلكتروني وتخزين الملفات وحسابات المستخدمين. قد يصلحون عمليات تسجيل الدخول المشتركة القديمة، ويزيلون الموظفين السابقين، وينظمون مجموعات الأمان (security groups)، ويعيّنون التراخيص المناسبة، ويضعون معايير أساسية للمستخدمين والأجهزة الجديدة.

كما يساعدون في الإدارة اليومية. قد يشمل ذلك إضافة موظفين جدد، وتغيير الصلاحيات، وإعداد صناديق بريد مشتركة، وإنشاء مواقع Teams أو SharePoint، ومساعدة المستخدمين على الوصول إلى التطبيقات المناسبة. وإذا كانت شركتك تعتمد بشكل كبير على Microsoft 365، فقد يديرون أيضًا سياسات مشاركة الملفات، والوصول إلى الأجهزة المحمولة، وإعدادات البريد الإلكتروني.

الأمان جزء من العمل، لكنه يجب وصفه بصدق. قد يقوم المزود بإعداد MFA، وهو اختصار multi-factor authentication أي المصادقة متعددة العوامل، بحيث يحتاج المستخدمون إلى خطوة ثانية لتسجيل الدخول. وقد يراجعون أيضًا إعدادات نقاط النهاية. نقطة النهاية (endpoint) هي أي جهاز خاص بالعمل مثل حاسوب محمول أو سطح مكتب أو هاتف يتصل بأنظمتك. قد يستخدمون أيضًا EDR، وهو اختصار endpoint detection and response أي اكتشاف نقاط النهاية والاستجابة لها، وهو برنامج يساعد على مراقبة النشاطات المشبوهة على الأجهزة، وRMM، وهو اختصار remote monitoring and management أي المراقبة والإدارة عن بُعد، والذي يمكّن المزود من مراقبة صحة الأجهزة والتعامل مع الصيانة الروتينية. لا يَعِد أي مزود صادق بعدم التعطل تمامًا أو بشبكة غير قابلة للاختراق.

قد يساعد بعض المزودين أيضًا في النسخ الاحتياطية السحابية والتخطيط. إذا كنت تخزن ملفات مهمة والبريد الإلكتروني في Microsoft 365 أو Google Workspace، فاسأل ما النسخ الاحتياطي المضمن إن وجد، وكيف تتم طلبات الاستعادة. قد تسمع عبارة نسخة احتياطية 3-2-1. يعني ذلك الاحتفاظ بـ 3 نسخ من البيانات على نوعين مختلفين من التخزين، مع الاحتفاظ بنسخة واحدة خارج الموقع. المنصات السحابية مفيدة، لكن هذا لا يعني تلقائيًا أن كل عنصر يتم نسخه احتياطيًا بالطريقة التي تتوقعها شركتك.

غالبًا ما تُضمَّن إدارة السحابة وMicrosoft 365 ضمن خطة أوسع من خطط تقنية المعلومات المُدارة، لكن بعض الشركات تشتريها كخدمة أصغر. كنطاق تقريبي لبدء إدارة سحابية أساسية، قد يكون حوالي 20 إلى 75 دولارًا لكل مستخدم شهريًا. وإذا كنت تحتاج إلى دعم أوسع، أو إدارة الأجهزة، أو ضوابط أمان أقوى، أو أعمال امتثال، أو دعم سيرفرات سحابية، فقد تكون التكلفة الإجمالية أعلى بكثير.

غالبًا ما تكون أعمال المشاريع منفصلة في كثير من الحالات. مثلًا، قد يتم تسعير إعداد Microsoft 365، أو تنظيف الـ tenant (المستأجر)، أو ترحيل البريد الإلكتروني، أو إعادة تنظيم SharePoint، أو مشروع توحيد التراخيص كرسوم لمرة واحدة. قد تبدأ المشاريع الصغيرة في بضع مئات من الدولارات أو في آلاف قليلة. وقد تكلف عمليات الترحيل الأكبر أو عمليات التنظيف المعقدة عدة آلاف من الدولارات أو أكثر.

يعتمد رقمك الحقيقي على عدد الموظفين، وعدد الأجهزة، وعدد التطبيقات المتصلة بحساباتك السحابية، واحتياجاتك من حيث الأمان، والمنطقة التي تعمل فيها. هذه النطاقات ليست عروض تسعير. للحصول على نظرة أوسع حول التسعير، راجع تكلفة خدمات تقنية المعلومات المُدارة.

أفضل الأسئلة تكون بسيطة. اسأل تحديدًا عن المنصات التي يديرونها، وما الذي يتضمنونه كل شهر، وما الذي تكون تكلفته إضافية. إذا كنت تستخدم Microsoft 365، اسأل عما إذا كانوا يدعمون Exchange للبريد الإلكتروني، وTeams، وSharePoint، وOneDrive، وEntra ID لإدارة المستخدمين، وسياسات الأجهزة المحمولة. إذا كنت تستخدم Google Workspace، اسأل الأسئلة نفسها بصياغة واضحة وبسيطة.

اسأل كيف تتم إدارة الوصول عند انضمام موظف أو مغادرته. اسأل من يمتلك حساب الإدارة الرئيسي، وكيف تعمل إجراءات الوصول الطارئة، وما السجلات التي ستحصل عليها. يجب أن تكون شركتك دائمًا على وضوح تام بشأن ملكيتها للـ tenant الخاص بها (المستأجر) والنطاقات (domains) وعلاقات الفوترة عند الاقتضاء. ولا ينبغي أبدًا أن تشعر بأنك محجوب عن أنظمتك الخاصة.

اطلب اتفاقية الخدمة بلغة واضحة. اتفاقية مستوى الخدمة SLA، أي service level agreement، تشرح أهداف الاستجابة وما ساعات الدعم المضمنة. وليست وعدًا بأنه لن يحدث أي خطأ أبدًا. اسأل كيف يتم التعامل مع المشكلات خارج أوقات العمل، وكيف تتم فوتره طلبات النسخ الاحتياطي والاستعادة، وكيف يوثّقون التغييرات التي تُجرى على بيئتك.

إذا كانت لدى شركتك متطلبات امتثال، فاسأل عنها مباشرة. قد تهم HIPAA، وهي اختصار Health Insurance Portability and Accountability Act أي قانون نقل التأمين الصحي والمساءلة، للشركات ذات الصلة بالرعاية الصحية. قد تهم PCI، وهي اختصار Payment Card Industry Data Security Standard أي معيار أمن بيانات صناعة بطاقات الدفع، إذا كنت تتعامل مع مدفوعات بطاقات. SOC 2، وهي اختصار System and Organization Controls 2 أي ضوابط النظام والمنظمة 2، هو إطار تقارير يستخدمه بعض المزودين لإظهار التزامهم ببعض ضوابط الأمان. تختلف المتطلبات حسب الصناعة والولاية/المنطقة، لذا اسأل عما يساعد فيه المزود وما الذي يبقى من مسؤوليتك.

من الأخطاء الشائعة دفع مبالغ مقابل تراخيص لا يستخدمها أحد. خطأ آخر هو أن يكون موظف سابق واحد أو مدير مكتب أو مستشار خارجي هو الشخص الوحيد الذي يملك وصول الإدارة الكامل. يؤدي ذلك إلى مخاطر وتضارب في الفهم عند حدوث أي تغيير.

مشكلة أخرى هي افتراض أن البريد الإلكتروني وتخزين الملفات “مُداران” دون سؤال ما المقصود بذلك. بعض المزودين يشملون إدارة أساسية لكن ليس النسخ الاحتياطي، أو المساعدة في الترحيل، أو تدريب الموظفين، أو إعداد أمان متقدم. من الأفضل طلب قائمة قصيرة مكتوبة بدلاً من التخمين.

كما يساعد تجنب الشراء اعتمادًا على أسماء العلامات التجارية وحدها. يمكن لـ Microsoft 365 وGoogle Workspace أن يعمل كلاهما بشكل جيد، لكن النتيجة اليومية تعتمد على طريقة إعداد البيئة، ومن لديه حق الوصول، وكيف يتم التعامل مع تغييرات المستخدمين مع مرور الوقت. غالبًا ما يكون الإتقان في إدارة السحابة “مملًا” بالطريقة الأفضل: تبقى الأمور منظمة، وتتم مراجعة الوصول، ولا تتراكم مشكلات الحسابات بشكل كبير.

إذا كنت تريد مساعدة في مقارنة الخيارات، يمكن لـ NodeBridge IT مساعدتك على فهم الأساسيات وربطك بمزود مستقل لخدمات تقنية معلومات مُدارة. خدمتنا مجانية للشركات. نحن نتقاضى رسومًا تسويقية ثابتة من مزودين يشاركون في الخدمة.

لا نقوم بإدارة أو مراقبة أو تأمين أو إصلاح أو الوصول إلى أنظمتك أو شبكتك أو حساباتك. نحن نجمع فقط معلومات أساسية عن الأعمال وبيانات التواصل حتى نتمكن من مساعدتك في الالتحاق/المطابقة مع مزود مناسب لحجمك وإعدادك وأهدافك.

إذا كنت ما زلت في المراحل الأولى من البحث، يمكنك أيضًا مراجعة نظرة عامة أوسع على خدمات تقنية المعلومات المُدارة لمعرفة كيف تتكامل إدارة السحابة مع الدعم والأمان والنسخ الاحتياطي والتخطيط.