Kisa offboarding ak data handover ye?

Offboarding vle di fèmen sik la lè yon moun sispann travay ak biznis ou. Anjeneral li gen ladan li etenn login yo, kolekte aparèy konpayi yo, mete ajou kont ki pataje yo, epi konfime kiyès kounye a ki responsab travay moun sa a.

Data handover vle di biznis la resevwa dosye enpòtan yo, mesaj yo, dokiman yo, detay kont yo, ak nòt sou pwosesis ki asosye ak moun sa a oswa vandè a. Objektif la senp. Biznis ou ta dwe toujou kapab mache san konfizyon apre yo fin kite.

Sa ka aplike pou anplwaye, freelans, lòt founisè sèvis (tankou konpayi IT deyò), ajans maketing, bookkeepers, ak lòt vandè. Sa pa sèlman yon travay HR. Li afekte operasyon, sekirite, sèvis kliyan, ak kondisyon konfòmite yo ki ka aplike nan endistri oswa eta ou.

Lè offboarding fè twò vit oswa li pa klè, biznis yo pèdi tan rapid. Moun pa jwenn dosye. Imèl enpòtan rete nan bwat resepsyon yon ansyen anplwaye. Kont ki pataje yo kenbe menm modpas la. Pèsonn pa konnen kiyès ki gen abònman lojisyèl oswa non domèn nan.

Genyen tou aspè risk la. Si ansyen kont yo rete aktive, ansyen anplwaye oswa vandè yo ka toujou kapab konekte, menm si se pa entansyon. Multi-factor authentication, oswa MFA, vle di gen yon etap login anplis tankou yon kòd oswa yon apwobasyon nan aplikasyon an. Si MFA toujou lye ak move telefòn moun nan, pwoblèm aksè ka kontinye.

Bon offboarding pwoteje tou kontinite. Si yon moun kle te okipe payroll, planifikasyon, dosye kliyan, oswa kòmann, ekip ou bezwen etap ki dokimante ak aksè anvan moun sa a kite. Yon handover ki pwòp diminye dezòd epi li ede pwochen moun nan pran kontwòl pi vit.

Pou endistri ki reglemante yo, sa enpòtan menm plis. Kondisyon yo varye selon endistri ak eta. Règ ki lye ak HIPAA, Lwa sou Responsablite ak Transparans Asirans Sante (Health Insurance Portability and Accountability Act), PCI, Payment Card Industry Data Security Standard, oswa SOC 2, yon modèl komen pou rapòte sekirite ak kontwòl yo, ka enfliyanse kijan yo retire aksè ak kijan yo okipe dosye yo.

Bon offboarding kòmanse ak yon lis verifikasyon, pa ak memwa. Biznis la dwe konnen ki kont moun nan te itilize, ki aparèy li te genyen, ki dosye li te posede, epi kiyès k ap pran chak responsablite. Lis sa a dwe kouvri imèl, depo dosye, aplikasyon biznis, telefòn, platfòm cloud, aksè aleka, ak bagay fizik tankou kle oswa badge.

Bon data handover vle di yo transfere enfòmasyon an nan sistèm ki posede pa biznis la, pa kite yo nan dosye pèsonèl oswa nan tèt yon lòt moun. Dosye enpòtan yo ta dwe nan depo pataje ak non klè. Kontak kliyan ak vandè yo ta dwe nan bon sistèm nan. Travay ki kontinye yo dwe gen nòt, dat limit (deadlines), epi yon pwopriyetè.

Yon pwosesis solid gen ladan tou revizyon pwopriyetè kont yo. Biznis ou dwe se pwopriyetè ki nan lis la oswa administratè pou sèvis kritik tankou domèn ou, hosting sit entènèt, depo cloud, zouti kontablite, ak platfòm backup la. Si yon sèl ansyen anplwaye oswa yon sèl vandè deyò se sèl admin la, sa se yon siy avètisman.

Si w ap travay ak yon founisè sèvis IT jere, oswa MSP, mande kijan yo ede w nan offboarding. Gen kèk MSP ki enkli etap fèmen kont yo, kowòdinasyon koleksyon aparèy, ak mizajou dokiman kòm pati de sèvis kontinyèl yo. Si w ap konpare opsyon toujou, nou ede w jwenn yon founisè endepandan ki adapte ak biznis ou.

Lis egzak la depann de biznis ou, men baz yo anjeneral menm. Panse an kat gwoup: aksè, aparèy, enfòmasyon, ak pwopriyetè.

Aksè gen ladan imèl, pataj dosye, lojisyèl kontablite, sistèm kliyan, zouti aksè aleka, aplikasyon messagerie, ak nenpòt login ki pataje. Aparèy gen ladan laptop, telefòn, tablèt, kat kle, ak disk depo. Enfòmasyon gen ladan dokiman, dosye kliyan, modpas browser ki sove, nòt sou pwosesis, ak pwojè ki ouvè. Pwopriyetè gen ladan abònman, dwa admin, kontak pou bòdwo (billing), ak wòl apwobasyon.

Si ou pa teknik, ou pa bezwen konnen tout detay sou chak sistèm. Men ou bezwen repons klè nan lang senp. Mande kiyès ki gen aksè jodi a, kisa yo fèmen an premye, kijan yo transfere done biznis yo, epi kijan ou pral konnen pwosesis la fin konplete.

Ou ka mande tou si founisè a kenbe dokiman, kijan yo jere depa anplwaye yo apre èdtan travay, epi si yo revize kont admin yo regilyèman. Si repons yo sanble vag, sa se enfòmasyon itil.

Si w ap eseye konprann IT jere an jeneral, paj repons nou an se yon bon kote pou kòmanse. Si ou vle yon vizyon pi laj sou sa founisè yo ka enkli, gade services.