ما هو offboarding وتسليم البيانات؟

يعني الإنهاء الوظيفي إغلاق الحلقة عندما يتوقف شخص ما عن العمل مع منشأتك. عادةً يتضمن ذلك إيقاف تسجيلات الدخول، وجمع أجهزة الشركة، وتحديث الحسابات المشتركة، والتأكد من من أصبح يملك/يتولى عمل ذلك الشخص.

تسليم البيانات يعني أن تحصل المنشأة على الملفات والرسائل والمستندات وتفاصيل الحسابات وملاحظات الإجراءات المهمة المرتبطة بذلك الشخص أو المورد. الهدف بسيط. ينبغي أن تكون منشأتك قادرة على الاستمرار في العمل دون ارتباك بعد رحيله.

ينطبق ذلك على الموظفين والعاملين المستقلين (Freelancers) وشركات تكنولوجيا المعلومات الخارجية ووكالات التسويق والدفاتر/المحاسبين (Bookkeepers) وباقي الموردين الآخرين. ليس مجرد مهمة تخص الموارد البشرية (HR). بل يؤثر على العمليات والأمن وخدمة العملاء ومتطلبات الامتثال التي قد تنطبق على مجال عملك أو ولايتك.

عندما يكون الإنهاء الوظيفي مُستعجلًا أو غير واضح، تفقد الشركات الوقت بسرعة. لا يجد الناس الملفات. تبقى رسائل البريد الإلكتروني المهمة في صندوق بريد موظف سابق. تظل الحسابات المشتركة على نفس كلمة المرور. ولا يعرف أحد من يملك اشتراك برنامج أو اسم نطاق (Domain Name).

هناك أيضًا جانب المخاطر. إذا ظلت الحسابات القديمة نشطة، فقد يتمكن الموظفون السابقون أو الموردون من تسجيل الدخول، حتى وإن كان ذلك بالخطأ. تعني المصادقة متعددة العوامل (Multi-factor authentication) أو MFA خطوة إضافية عند تسجيل الدخول مثل رمز أو اعتماد عبر تطبيق. إذا كانت MFA مرتبطة برقم هاتف الشخص غير الصحيح، فقد تمتد مشاكل الوصول.

يحمي الإنهاء الجيد أيضًا الاستمرارية. إذا كان شخص رئيسي يتولى كشوف المرتبات (Payroll) أو الجدولة (Scheduling) أو سجلات العملاء أو الطلبات، فسيحتاج فريقك إلى خطوات موثَّقة وإلى الوصول قبل أن يغادر هذا الشخص. يقلل تسليم المهام المنظم من الفوضى ويساعد الشخص التالي على تولي المسؤولية بسرعة أكبر.

في القطاعات الخاضعة لتنظيمات، تصبح هذه النقطة أكثر أهمية. تختلف المتطلبات باختلاف المجال والولاية. قد تؤثر القواعد المرتبطة بـ HIPAA (قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمسؤولية - Health Insurance Portability and Accountability Act) أو PCI (معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع - Payment Card Industry Data Security Standard) أو SOC 2 (وهو إطار شائع لتقارير الأمان والضوابط) على كيفية إزالة الوصول والتعامل مع السجلات.

يبدأ الإنهاء الوظيفي الجيد بقائمة تحقق (Checklist)، لا بالاعتماد على الذاكرة. يجب أن تعرف المنشأة أي حسابات استخدمها الشخص، وما الأجهزة التي كان يمتلكها، وأي ملفات كان يملكها، ومن سيتولى كل مسؤولية. ينبغي أن تغطي القائمة البريد الإلكتروني وتخزين الملفات وتطبيقات العمل والهاتف والأنظمة السحابية والمنفذ/الوصول عن بُعد وأي عناصر مادية مثل المفاتيح أو البطاقات.

يعني تسليم البيانات الجيد أن يتم نقل المعلومات إلى أنظمة مملوكة للمنشأة، وليس تركها في مجلدات شخصية أو على معرفة شخص آخر. يجب أن تكون الملفات المهمة في تخزين مشترك بأسماء واضحة. ينبغي أن تكون جهات اتصال العملاء والموردين في النظام الصحيح. أما المهام المستمرة فيجب أن تتضمن ملاحظات ومواعيد نهائية ومالكًا (Owner).

تتضمن العملية القوية أيضًا مراجعة ملكية الحسابات. يجب أن تكون منشأتك هي المالك المُسجَّل أو مسؤول النظام (Administrator) للخدمات الحيوية مثل النطاق (Domain) واستضافة موقع الويب (Website hosting) والتخزين السحابي (Cloud storage) وأدوات المحاسبة ومنصة النسخ الاحتياطي (Backup platform). إذا كان موظف سابق واحد أو مورد خارجي واحد هو المسؤول الوحيد، فهذا يعد علامة تحذير.

إذا كنت تعمل مع مزود خدمات تكنولوجيا معلومات مُدارة (Managed IT) مثل MSP، فاسأل كيف يدعم عملية الإنهاء الوظيفي. قد يتضمن بعض مزودي خدمات الـ MSP خطوات إيقاف الحسابات وتنسيق جمع الأجهزة وتحديثات التوثيق ضمن خدمتهم المستمرة. وإذا كنت ما زلت تقارن الخيارات، نساعدك في العثور على مزود مستقل يناسب منشأتك.

قد تختلف القائمة الدقيقة حسب منشأتك، لكن الأساسيات غالبًا تكون متشابهة. فكّر في أربع مجموعات: الوصول والأجهزة والمعلومات والملكية.

يتضمن الوصول البريد الإلكتروني ومشاركة الملفات وبرامج المحاسبة وأنظمة العملاء وأدوات الوصول عن بُعد وتطبيقات المراسلة وأي تسجيلات دخول مشتركة. وتشمل الأجهزة أجهزة اللابتوب والهواتف والأجهزة اللوحية وبطاقات المفاتيح وأقراص/محركات التخزين. أما المعلومات فتشمل المستندات وسجلات العملاء وكلمات مرور المتصفح المحفوظة وملاحظات الإجراءات والمشاريع المفتوحة. وتشمل الملكية الاشتراكات وحقوق المسؤول (Admin rights) وجهات الفوترة وأدوار الموافقة.

إذا لم تكن جهة تقنية، فلست بحاجة إلى معرفة تفاصيل كل نظام. لكنك تحتاج إلى إجابات واضحة وباللغة الإنجليزية البسيطة. اسأل من لديه الوصول اليوم، وما الذي يتم إيقافه أولًا، وكيف سيتم تسليم بيانات العمل، وكيف ستعرف أن العملية اكتملت.

يمكنك أيضًا سؤال ما إذا كان المزود يحتفظ بالتوثيق وكيف يتعامل مع مغادرة الموظفين بعد ساعات العمل وما إذا كانوا يراجعون حسابات المسؤول بشكل منتظم. إذا كانت الإجابات تبدو عامة وغير محددة، فهذا بحد ذاته معلومات مفيدة.

إذا كنت تحاول فهم خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة عمومًا، فإن صفحة إجاباتنا مكان جيد للبدء. وإذا كنت تريد نظرة أوسع عمّا قد يتضمنه المزودون، راجع الخدمات.