Ano ang offboarding at data handover?

Ang offboarding ay ang pagserado sa proseso kapag may huminto na sa pagtatrabaho para sa iyong negosyo. Karaniwan itong kasama ang pag-disable ng mga login, pagkolekta ng mga device ng kumpanya, pag-a-update ng mga shared account, at pag-verify kung sino na ngayon ang may hawak ng trabaho ng taong iyon.

Ang data handover ay nangangahulugang natatanggap ng negosyo ang mahahalagang file, mensahe, dokumento, detalye ng account, at mga tala sa proseso na naka-ugnay sa taong iyon o sa vendor. Simple ang layunin. Dapat kayang patakbuhin ng negosyo ang mga operasyon nito nang walang kalituhan matapos silang umalis.

Nalalapat ito sa mga empleyado, freelancer, mga panlabas na IT firm, mga ahensyang pang-marketing, mga bookkeeper, at iba pang vendor. Hindi lang ito trabaho ng HR. Nakakaapekto ito sa operasyon, seguridad, serbisyo sa customer, at mga kinakailangan sa pagsunod (compliance) na maaaring naaangkop sa iyong industriya o estado.

Kapag nagmamadali o hindi malinaw ang offboarding, mabilis na nawawalan ng oras ang mga negosyo. Hindi mahanap ng mga tao ang mga file. Ang mahahalagang email ay nananatili sa inbox ng dating empleyado. Ang mga shared account ay nananatiling pareho ang password. Walang nakakaalam kung sino ang may hawak ng software subscription o domain name.

May risk din sa ganitong sitwasyon. Kung mananatiling aktibo ang mga lumang account, maaaring makapag-sign in pa rin ang dating staff o vendor—kahit dahil sa pagkakamali. Ang multi-factor authentication, o MFA, ay nangangailangan ng dagdag na hakbang sa pag-login tulad ng code o pag-apruba sa app. Kung naka-link pa rin ang MFA sa maling numero ng telepono ng tao, maaantala ang mga isyu sa access.

Proteksyon sa pagpapatuloy (continuity) ang magandang offboarding. Kung ang isang key person ang humahawak sa payroll, scheduling, mga rekord ng customer, o pag-oorder, kailangan ng iyong team ng mga dokumentadong hakbang at access bago siya umalis. Ang maayos na handover ay binabawasan ang kaguluhan at tinutulungan ang susunod na tao na magsimula nang mas mabilis.

Sa mga regulated na industriya, mas mahalaga ito. Nag-iiba-iba ang mga kinakailangan ayon sa industriya at estado. Ang mga patakarang naka-ugnay sa HIPAA, ang Health Insurance Portability and Accountability Act, PCI, ang Payment Card Industry Data Security Standard, o SOC 2, isang karaniwang balangkas ng pag-uulat sa seguridad at mga kontrol, ay maaaring makaapekto sa kung paano aalisin ang access at paano hahawakan ang mga rekord.

Ang magandang offboarding nagsisimula sa checklist, hindi sa memorya. Dapat alam ng negosyo kung anong mga account ang nagamit ng taong iyon, anong mga device ang naitalaga sa kanya, anong mga file ang pag-aari niya, at kung sino ang papalit sa bawat responsibilidad. Dapat saklawin ng checklist na iyon ang email, file storage, mga business app, mga telepono, cloud platforms, remote access, at mga pisikal na bagay gaya ng mga susi o badge.

Ang magandang data handover ay paglilipat ng impormasyon papunta sa mga system na pag-aari ng negosyo, hindi pagiiwan sa personal na folder o sa ideya lang ng ibang tao. Dapat nasa shared storage ang mahahalagang file na may malinaw na pangalan. Dapat nasa tamang system ang mga kontak ng customer at vendor. Ang mga patuloy na gawain ay dapat may kasamang notes, deadline, at may itinalagang may-ari.

Kasama rin sa isang matatag na proseso ang pag-review ng ownership ng account. Dapat ang negosyo ang nakalistang owner o administrator para sa mga kritikal na serbisyo tulad ng domain, website hosting, cloud storage, accounting tools, at backup platform. Kung ang isang dating empleyado o panlabas na vendor ang siyang tanging admin, iyon ay red flag.

Kung nagtatrabaho ka sa isang managed IT services provider, o MSP, tanungin kung paano nila sinusuportahan ang offboarding. May ilang MSP na isinasama ang mga hakbang sa pag-shut down ng account, koordinasyon sa pagkolekta ng mga device, at pag-a-update ng documentation bilang bahagi ng kanilang patuloy na serbisyo. Kung inaalam mo pa kung alin ang pipiliin, tinutulungan ka naming makahanap ng isang independent na provider na bagay sa iyong negosyo.

Depende sa iyong negosyo ang eksaktong listahan, pero kadalasan magkapareho ang mga pangunahing punto. Isipin ito sa apat na grupo: access, devices, information, at ownership.

Kasama sa access ang email, file sharing, accounting software, customer system, remote access tools, messaging apps, at anumang shared login. Kasama sa devices ang mga laptop, telepono, tablet, key card, at mga storage drive. Kasama sa information ang mga dokumento, mga rekord ng customer, naka-save na browser passwords, mga tala sa proseso, at mga open na proyekto. Kasama sa ownership ang mga subscription, admin rights, billing contacts, at mga tungkuling pang-apruba.

Kung hindi ka teknikal, hindi mo kailangang malaman ang bawat detalye ng system. Pero kailangan mo ng malinaw na sagot sa simpleng pananalita. Tanungin kung sino ang may access ngayon, ano ang unang i-disable, paano isinasagawa ang pag-handover ng business data, at paano mo malalaman na tapos na ang proseso.

Maaari mo ring itanong kung nagpapanatili ba ang provider ng documentation, paano nila pinangangasiwaan ang pag-alis ng empleyado kapag labas na ng oras ng trabaho, at kung nirere-review nila nang regular ang mga admin account. Kung ang mga sagot ay malabo, kapaki-pakinabang iyon na impormasyon.

Kung sinusubukan mong maintindihan ang managed IT sa pangkalahatan, magandang simulan ang aming mga sagot na pahina. Kung gusto mo ng mas malawak na ideya kung ano ang maaaring kasama ng mga provider, tingnan ang mga serbisyo.