常見解答
如何處理離職員工的 IT？
當有人離開你的公司時，應該在同一天檢查並調整他們的 IT 存取權限。使用一份簡單的離職（offboarding）清單，可以在不把事情變成危機的情況下，保護電子郵件、檔案、手機、應用程式以及客戶資訊。
簡短答案
用一份可重複使用的離職（offboarding）清單來處理離職員工的 IT。基本做法很簡單：移除或限制存取權限、收回公司裝置、保存商務資料，並更新哪些人可以核准付款、查看檔案或登入關鍵應用程式。
不論員工是和平離職還是不愉快離職，這都很重要。多數人在員工離開後遇到的問題並不戲劇化。常見的是一些小縫隙，例如舊的電子郵件登入仍可使用、個人手機仍在接收公司的訊息、或沒有人知道某個重要檔案存放在哪裡。
如果你有獨立的託管式 IT 服務商（MSP，Managed Service Provider；指會在持續性的基礎上管理與支援企業 IT 的公司），通常能協助你建立並落實流程。如果你還沒有，NodeBridge IT 能幫你找尋符合你公司的獨立服務商。
為什麼這對你的公司很重要
如果離職流程太急，存取權限可能會比應該的時間更久才關閉。這可能影響電子郵件、雲端檔案儲存、會計工具、客戶關係軟體、薪資、團隊聊天、電話系統，以及遠端登入。也可能造成仍在職員工的困惑。
還有一個企業營運持續性（business continuity）問題。如果有人負責供應商登入、報表、客戶檔案或共享信箱，你需要一個清楚的交接。好的流程能保護公司，並讓接手的人更快開始工作。
對部分公司而言，還可能涉及法規或合規要求。規定會因產業與州而不同。例如，HIPAA（Health Insurance Portability and Accountability Act：用於保護健康資訊的法案）或 PCI（payment card security，支付卡安全要求）可能會影響存取權限應如何管理與文件化。
什麼叫做做得好
理想的離職（offboarding）應該在最後一天之前就開始（如果可以）。先決定存取權限要在何時變更。有些情況是就在工作日結束時；也有些情況需要立刻進行。接著使用一份涵蓋「人員、裝置、帳號與資料」的單一清單。
至少要檢查電子郵件、檔案儲存、商務應用程式、會計系統、薪資、遠端存取、行動裝置，以及任何實體鑰匙或識別證。需要的地方就停用或重設登入存取權限。多因素驗證（MFA，Multi-Factor Authentication）代表密碼之外的第二步驟，例如手機上的代碼。這應該從前員工的個人裝置中移除，並轉移給正確的公司負責人或目前在職人員。
收集公司擁有的筆電、手機、平板以及鑰匙。端點（endpoint）指任何連到你公司系統的裝置，例如筆電、桌機或手機。確保每個端點都有被清點、歸還並在再使用前完成檢查。
必要時，在關閉帳號之前先保存商務資訊。包含電子郵件、共享文件、瀏覽器書籤、筆記，以及與客戶、專案或供應商相關的檔案。目標不是保留個人資料；而是保留商務紀錄，並確保團隊仍能繼續運作。
適用小型企業的實用離職清單
你不需要一份巨大的政策才開始。你需要一份短、固定的清單，並指定由某個人負責。在許多小型企業中，負責人通常是辦公室經理（office manager）、營運主管（operations lead）或企業主（business owner）；若需要，會配合外部 IT 支援。
把這份清單當作起點，再依你的企業與實際使用的應用程式做調整。
- 設定離職日期，並明確規定存取權限要在何時變更。
- 建立員工曾使用的每一個系統清單：包含電子郵件、檔案儲存、薪資、會計、排程、客戶工具、聊天、電話系統、遠端存取，以及產業特定軟體。
- 對關鍵帳號停用或變更登入存取權限。
- 檢查共享信箱存取、行事曆存取，以及轉寄規則。
- 從用於公司電子郵件或應用程式的個人手機與平板移除存取權限。
- 收回公司裝置、充電器、鑰匙、識別證以及安全性代幣（security tokens）。
- 確認目前由誰擁有重要檔案、客戶關係，以及供應商聯絡資訊。
- 在關閉員工帳號前先保存必要的商務資料。
- 更新與帳單、付款、退款、薪資以及銀行相關流程的核准權限。
- 變更員工可能已知的共享密碼。盡可能避免使用共享密碼。
- 如有需要，更新團隊聯絡名單、緊急聯絡人、網站上的工作人員頁面，以及語音信箱問候語。
- 文件化已移除的項目、已收回的物品，以及仍需要後續處理的事項。
常見的漏洞：老闆常漏掉的事
很多公司只想到員工的電腦登入。但實務上，更常見的漏洞往往出在雲端應用程式與第三方服務。想想電子報（email newsletters）、薪資入口網站、線上銀行的聯絡人、物流/出貨帳戶、預約系統（appointment systems）、POS 收銀工具、社群媒體、網域（domain）註冊商的存取、以及電話電信業者（phone carriers）。
另一個常見漏點是「共享存取」。如果好幾個人都知道同一組密碼，某位員工離開就是更換密碼的訊號。更乾淨的做法是以角色為基礎的權限管理（role-based access），讓每個人都有自己的登入帳密，而且只擁有所需的存取權限。
你也應該知道你的 IT 支援是否使用工具來管理裝置。例如，RMM（Remote Monitoring and Management；遠端監控與管理）是 IT 服務商可能用來觀察裝置狀態、並執行支援工作的軟體。EDR（Endpoint Detection and Response；端點偵測與回應）則是協助偵測裝置上可疑活動的軟體。如果你的服務商使用這些工具，他們應該知道在有人離開時，需要更新哪些裝置與使用者帳號。
修補（Patching）代表對裝置與系統套用軟體與安全性更新。如果一台回收回來的筆電放著一段時間沒有使用，在另一位員工使用前可能需要檢查並更新。這也是為什麼清楚盤點裝置很重要。
什麼時候該找外部協助
如果你的公司員工超過少數幾位、使用許多雲端應用程式、處理敏感資料，或在多個地點有人員流動，建立正式流程會更值得。有好的服務商可以協助你盤點系統、制定離職清單，並確保責任分工清楚。
有些公司也希望在規劃、預算與風險上得到更全面的建議。你可能會聽到 vCIO（virtual Chief Information Officer，虛擬首席資訊官），這是一種部分服務商提供的策略性 IT 規劃角色。它能協助成長中的企業針對入職、離職、軟體存取、備份與裝置汰換制定政策。
備份也很重要，但它和離職（offboarding）不是同一件事。3-2-1 備份做法是保留 3 份資料副本，放在 2 種不同媒體上，並保留 1 份在異地（offsite）。這能支援在問題發生後的復原，但它不能取代有人離開時的存取權限審查。同時，沒有任何認真的服務商會承諾零停機時間或不可被駭入的網路。
如果你不確定需要哪種支援層級，可以先從我們的 答案 開始，或瀏覽常見的 服務。如果你想找尋獨立的託管式 IT 服務商，請取得配對。NodeBridge IT 是免費的配對服務。我們不管理、監控、保護、修復或存取你的系統。
誠實提醒
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當員工離開時，當天就用簡單的清單移除存取權限、收回裝置，並保護商務資料。
常見問題
我們是否應該在員工最後一天結束前就先關閉存取權限？
視情況與職務而定。對於例行離職，許多公司會在最後一個工作日結束時變更存取權限。若是較高風險的情況，存取權限可能需要立即變更。請事先規劃時間點。
如果員工用自己的手機來收/看公司的電子郵件怎麼辦？
請確保公司電子郵件與商務應用程式從該個人裝置中移除，並把任何 MFA（多因素驗證）方式轉移給正確的人。如果你使用行動裝置管理（mobile device management）工具，你的 IT 服務商可以建議最乾淨的處理流程。
我們需要保留員工的電子郵件帳號保持啟用嗎？
有時候是需要一段短時間的，特別是如果那裡仍會收到客戶訊息或核准通知。常見做法是保留必要的商務紀錄，設定適當的轉接/過渡訊息，並把重要郵件導向目前在職的員工。
小型企業裡，離職清單應由誰負責？
通常應該由一位內部人員協調，常見的是企業主、辦公室經理、人資（HR）主管或營運主管。外部 IT 支援能協助技術步驟，但仍需要由公司內的人確保整份清單都能完成。
我們沒有 IT 人員。這是問題嗎？
不一定，但書面清單會更重要。如果你的公司依賴許多應用程式、遠端工作，或處理敏感的客戶資料，與獨立的託管式 IT 服務商合作，讓離職處理能一致且有流程，可能會有幫助。
這件事是不是每一家公司都該文件化？
是。即使是非常小的公司，也應該為離職流程準備基本的書面做法。這能節省時間、降低困惑，並降低舊的存取權限仍然保持開放的機率。