كم عدد موظفي تقنية المعلومات الذي تحتاجه شركة صغيرة؟

غالبًا لا تقوم كثير من الشركات الصغيرة جدًا، والتي قد يكون عدد موظفيها غالبًا أقل من 10 إلى 15 موظفًا، بتوظيف موظفي تقنية معلومات بدوام كامل فورًا. عادةً ما تعتمد على مزوّد خارجي موثوق للدعم اليومي، وإعدادات أمنية أساسية، وتحديثات البرمجيات، والمساعدة عند تعطل شيء ما.

عندما تنمو الأعمال، تتغير الحاجة. في نطاق 20 إلى 50 موظفًا، قد تضيف بعض الشركات منسق تقنية معلومات داخلي أو شخصًا مختصًا بالعمليات يساعد في إدارة الموردين، وتجهيز المعدات، وترتيبات ما قبل تعيين الموظفين الجدد، وتقنية مكتبك. قد تستمر هذه الشركات في استخدام مزوّد خدمة مُدارة لتقنية المعلومات (MSP)، وهو شركة تتولى الدعم والصيانة المستمرين لتقنية المعلومات للشركات.

قد تحتاج الشركات الصغيرة الأكبر حجمًا، خصوصًا إذا كان لديها مواقع متعددة، أو متطلبات تنظيمية صناعية، أو استخدام تقني كثيف، إلى موظف واحد أو أكثر داخل الشركة إلى جانب دعم خارجي. لا توجد قاعدة موحّدة لعدد الموظفين. مكتب محاماة، أو عيادة، أو مستودع، أو شركة تصميم قد تحتاج مستويات مختلفة تمامًا من الدعم حتى ضمن نفس الحجم.

إذا كنت تحاول مقارنة الخيارات، يمكن لصفحاتنا الإجابات والخدمات مساعدتك على فهم ما يشمله عادةً دعم تقنية المعلومات الخارجي.

غالبًا ما يظهر نقص دعم تقنية المعلومات على شكل بطء في الاستجابة، ومشكلات متكررة في أجهزة الكمبيوتر، وفوضى في تجهيز الموظفين وإجراءات الاستبعاد (offboarding)، وضعف في التوثيق، وارتباك حول من المسؤول عن ماذا. فريقك يفقد وقتًا. تبقى المشكلات الصغيرة صغيرة إلى أن تعطل العمل.

كما أن توظيف الكثير قد يكون مشكلة أيضًا. الموظف بدوام كامل التزام كبير، وقد لا يغطي شخص واحد كل الاحتياجات على أي حال. قد يكون التوظيف الداخلي لشخص واحد جيدًا في إصلاح أجهزة اللابتوب والطابعات، لكنه قد يكون أقل خبرة في أنظمة الحوسبة السحابية، والتخطيط للأمن السيبراني، والنسخ الاحتياطي، وإدارة الموردين، أو متطلبات الامتثال.

الهدف ليس بناء أكبر فريق تقنية معلومات. الهدف هو وجود دعم كافٍ لتحريك العمل، وتقليل التعطيلات غير الضرورية، واتخاذ قرارات معقولة بشأن المخاطر والميزانية والنمو.

لهذا السبب تستخدم العديد من الشركات مزيجًا. يتولى الموظفون الداخليون أولويات العمل والتنسيق اليومي. يتولى مزوّد MSP الدعم الروتيني، وأدوات المراقبة، والعمل المتخصص. لا تقدم NodeBridge IT هذه الخدمات. نحن نوفر توجيهًا تعليميًا عامًا ونساعدك في العثور على مزوّد مستقل إذا كنت تريد دعمًا خارجيًا.

ابدأ بأربع أسئلة أساسية. أولًا: كم عدد الموظفين والأجهزة لديك؟ احسب أجهزة اللابتوب، وأجهزة سطح المكتب، والأجهزة اللوحية، والهواتف، ومحطات العمل المشتركة، وأي معدات خاصة مرتبطة بشبكتك. عادةً يعني عدد الأجهزة الأكبر المزيد من الإعداد والتحديثات والاستبدال وطلبات الدعم.

ثانيًا: إلى أي مدى يعتمد عملك على التكنولوجيا ساعة بساعة؟ إذا كانت المكالمات الهاتفية، أو الجدولة، أو المبيعات، أو المخزون، أو المدفوعات، أو خدمة العملاء تتوقف عندما يتوقف قسم تقنية المعلومات، فأنت تحتاج دعمًا أسرع وأكثر تنظيمًا من شركة يمكنها مواكبة التأخير العرضي.

ثالثًا: ما مدى تعقيد إعدادك؟ مكتب واحد يستخدم برمجيات سحابية قياسية أسهل من مواقع متعددة، أو عملاء عن بُعد، أو تطبيقات خاصة بنشاط العمل (line-of-business)، أو خوادم، أو أنظمة مخصصة لصناعة معينة. أدوات الأمن تضيف أيضًا تعقيدًا. على سبيل المثال، يعني المصادقة متعددة العوامل (MFA) أن على المستخدمين إثبات هويتهم بطريقتين، مثل كلمة مرور بالإضافة إلى رمز من الهاتف. كشف الاستجابة على نقاط النهاية (EDR) هو برنامج أمن يراقب أجهزة الكمبيوتر بحثًا عن سلوكيات مشبوهة. المراقبة والإدارة عن بُعد (RMM) هي برمجيات يستخدمها مقدمو الخدمة لتتبع صحة الأجهزة، وتثبيت التحديثات، ودعم الأنظمة عن بُعد.

رابعًا: هل تعمل في صناعة خاضعة للتنظيم أم أن العملاء يتوقعون ضوابط معينة؟ تختلف المتطلبات حسب الصناعة والولاية. قد تتعامل الرعاية الصحية مع HIPAA، وهو قانون الخصوصية والأمن الفيدرالي للمعلومات الصحية المحمية. قد تحتاج الشركات التي تعالج مدفوعات بطاقات الائتمان إلى اتباع PCI، وهو معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (Payment Card Industry Data Security Standard). قد تطلب بعض الجهات الكبيرة الاطلاع على SOC 2، وهو إطار تقارير مرتبط بكيفية تعامل جهات الخدمة مع الأمن والضوابط.

عادةً ما تساعدك هذه الأسئلة على تحديد ما إذا كنت تحتاج إلى عدم وجود موظفي تقنية معلومات داخليين حتى الآن، أم منسقًا داخليًا واحدًا، أم فريقًا داخليًا صغيرًا.

الدعم الجيد لتقنية المعلومات ليس فقط إصلاح المشكلات بعد حدوثها. يشمل وضوح المسؤولية، واستجابة يمكن التنبؤ بها، وتوثيقًا أساسيًا، وخطة لاحتياجات الأعمال الشائعة مثل استقبال الموظفين الجدد (onboarding)، واستبدال أجهزة الكمبيوتر القديمة، وتحديث البرمجيات، والتعامل مع مشكلات الإنترنت أو الطابعات.

إذا كنت تستخدم مزوّد MSP، فاسأل ما الذي يتم تضمينه في اتفاقية الخدمة. قد تسمع مصطلح SLA، أو اتفاقية مستوى الخدمة. يعني ذلك التوقعات المكتوبة لأزمنة الاستجابة، وساعات التغطية، ونوع المشكلات التي يتم تضمينها. هذا ليس وعدًا بأن شيئًا لن يتعطل أبدًا، ولا يوجد مزوّد صادق يعد بشبكة لا يمكن اختراقها.

قد تسمع أيضًا مصطلحات مثل patching، وendpoint، وvCIO، ونسخة احتياطية 3-2-1. يشير patching إلى تثبيت تحديثات البرمجيات وتحديثات الأمان. الـ endpoint هو أي جهاز مستخدم مثل لابتوب أو كمبيوتر مكتبي أو جهاز محمول. أما vCIO، أو المدير التنفيذي لتقنية المعلومات الافتراضي، فهو مستشار خارجي يساعد في تخطيط تقنية المعلومات والميزانية. تعني استراتيجية النسخ الاحتياطي 3-2-1 الاحتفاظ بـ 3 نسخ من البيانات، على نوعين مختلفين من التخزين، مع الاحتفاظ بنسخة واحدة خارج الموقع (offsite).

بالنسبة لكثير من الشركات الصغيرة، يبدو الدعم الجيد هكذا: يعرف الموظفون أين يطلبون المساعدة، ويتم تتبع المعدات، ويتم إعداد الحسابات وإزالتها بطريقة متسقة، ولا يتم تجاهل التحديثات لعدة أشهر، ويتم التحقق من النسخ الاحتياطية، ولدى الإدارة خطة تقنية أساسية بدلًا من الاكتفاء بردود فعل تجاه الطوارئ.

إليك الأنماط التي يختارها كثير من الملاك في النهاية. غالبًا لا تمتلك الفرق الصغيرة جدًا موظف تقنية معلومات داخلي، وتستخدم مزوّدًا خارجيًا عند الحاجة أو ضمن خطة دعم شهرية. قد يكون ذلك منطقيًا عندما تستخدم الشركة برمجيات قياسية، ولديها عدد محدود من الأجهزة، ولا توجد متطلبات امتثال صارمة.

غالبًا ما تخصص الشركات المتنامية شخصًا داخليًا واحدًا لتنسيق التقنية، حتى لو لم تكن تقنية المعلومات هي وظيفته بالكامل. قد يتولى هذا الشخص الشراء وإعداد المستخدمين والتواصل مع مزوّد MSP خارجي. يمكن أن ينجح ذلك عندما تريد الشركة مزيدًا من التحكم دون بناء قسم كامل.

تقوم بعض الشركات بتوظيف عامِل داخلي واحد بدوام كامل متخصص في تقنية المعلومات (generalist). قد يكون ذلك مفيدًا إذا كنت بحاجة إلى الكثير من المساعدة المباشرة، أو إذا كان لديك مكتب فعلي به مشكلات في المعدات، أو إذا كانت لديك عمليات عمل تتطلب وجود شخص في الموقع. لكن شخصًا واحدًا لا يمكن أن يكون متاحًا دائمًا وقد لا يغطي كل التخصصات.

النموذج الأكثر نضجًا هو نموذج ممزوج. يتولى الموظفون الداخليون أولويات الأعمال والإشراف على الموردين. يساعد مزوّد خارجي في خدمة العملاء (help desk)، وأدوات الأمن، والمشاريع، والدعم المتخصص. إذا كنت تريد مساعدة في مقارنة هذا النوع من الخيارات، احصل على مطابقة ويمكننا ربطك بمزوّد مستقل لتقنية معلومات مُدارة.

قد يكون الوقت مناسبًا لإضافة دعم إذا كانت نفس المشكلات تتكرر، أو إذا كان الموظفون الجدد ينتظرون وقتًا طويلًا للوصول أو للمعدات، أو إذا كانت تحديثات البرمجيات غير منتظمة، أو إذا لم يكن هناك شخص مسؤول بوضوح عن الأساسيات مثل الموردين والنسخ الاحتياطية والأمن. علامة أخرى هي عندما تتخذ الإدارة قرارات تقنية بمعلومات قليلة وبدون خارطة طريق.

قد يكون الوقت مناسبًا لتغيير المزوّد أو هيكل التوظيف إذا كان إعدادك الحالي يعتمد على رد الفعل، أو كان غير واضح، أو صعبًا على مستوى الميزانية. أفضل خيار هو الذي يناسب مخاطرِك الفعلية وتيرُك العمل وتعقيدك، وليس الخيار الذي يستخدم أكثر المصطلحات التقنية.

إذا كنت غير متأكد من مستوى الدعم الذي يناسبك، ابدأ ببساطة. اكتب عدد موظفيك، وعدد الأجهزة، والمواقع، وأهم البرمجيات، وأي متطلبات صناعية. هذا يكفي لبدء نقاش مفيد. تجمع NodeBridge IT فقط معلومات العمل وبيانات الاتصال للمطابقة. لا نطلب كلمات مرور أو وصولًا إلى النظام أو بيانات اعتماد الشبكة.

يمكنك أيضًا مراجعة إرشادات إضافية بلغة بسيطة في مركز الإجابات أو استكشاف نماذج الدعم الشائعة في صفحة الخدمات.