Ilang IT staff ang kailangan ng isang small business?

Maraming napakaliit na negosyo, madalas na mas mababa sa 10 hanggang 15 empleyado, ay hindi agad kumukuha ng full-time na IT staff. Karaniwan silang umaasa sa isang pinagkakatiwalaang provider sa labas para sa araw-araw na suporta, pangunahing setup ng seguridad, mga update sa software, at tulong kapag may nasisira.

Habang lumalaki ang negosyo, nagbabago rin ang pangangailangan. Sa humigit-kumulang 20 hanggang 50 empleyado, may ilang kumpanya na nagdaragdag ng isang internal IT coordinator o operations person na tumutulong sa pag-manage ng mga vendor, kagamitan, setup ng bagong empleyado, at teknolohiya sa opisina. Maaari pa rin silang gumamit ng outside managed service provider, o MSP, na tumutukoy sa kumpanyang humahawak ng patuloy na IT support at maintenance para sa mga negosyo.

Ang mas malalaking maliliit na negosyo, lalo na kung may maraming lokasyon, mga patakaran sa industriya, o mabigat na paggamit ng teknolohiya, ay maaaring mangailangan ng isa o higit pang in-house na IT staff kasama ang suporta mula sa labas. Walang iisang tuntunin sa bilang ng tao na pangkalahatan. Ang isang law office, clinic, warehouse, at design firm ay maaaring mangailangan ng ibang-iba na antas ng tulong kahit pareho ang laki.

Kung sinusubukan mong ihambing ang mga opsyon, makakatulong sa iyo ang aming mga pahina ng mga sagot at mga serbisyo para maunawaan kung ano ang karaniwang kasama sa outside IT support.

Kapag kulang ang IT support, kadalasang makikita ito sa mabagal na oras ng pagtugon, paulit-ulit na mga isyu sa computer, magulo na setup at offboarding ng empleyado, mahina na dokumentasyon, at pagkalito kung sino ang may hawak sa kung anong bagay. Nawawalan ng oras ang iyong team. Ang maliliit na problema ay nananatiling maliit hanggang sa makagambala sa trabaho.

Problema rin ang sobrang pag-hire ng IT. Ang full-time na empleyado ay malaking commitment, at isang tao lang ay posibleng hindi pa rin masakop ang bawat pangangailangan. Ang isang internal na hire ay maaaring mahusay sa pag-aayos ng mga laptop at printer, pero maaaring mas kaunti ang karanasan sa mga cloud system, pagpaplano sa cybersecurity, pag-backup, vendor management, o mga kinakailangan sa compliance.

Ang layunin ay hindi gumawa ng pinakamalaking IT team. Ang layunin ay magkaroon ng sapat na suporta para manatiling tuloy ang trabaho, mabawasan ang mga nakaiiwas na abala, at makagawa ng makatwirang desisyon tungkol sa risk, budget, at paglago.

Dahil dito, maraming negosyo ang gumagamit ng kombinasyon. Ang internal staff ang humahawak sa mga priyoridad ng negosyo at araw-araw na koordinasyon. Ang isang MSP ang humahawak sa routine support, monitoring tools, at espesyalistang trabaho. Ang NodeBridge IT ay hindi nagbibigay ng mga serbisyong iyon. Nagbibigay kami ng pangkalahatang edukasyon at tutulungan kang maghanap ng independiyenteng provider kung gusto mo ng suporta mula sa labas.

Magsimula sa apat na pangunahing tanong. Una, ilan ang mga empleyado at device ninyo? Bilangin ang mga laptop, desktop, tablet, telepono, shared workstations, at anumang espesyal na kagamitan na konektado sa iyong network. Mas maraming device kadalasang nangangahulugan ng mas maraming setup, update, pagpapalit, at mga request sa support.

Pangalawa, gaano ka-depende ang iyong negosyo sa teknolohiya kada oras? Kung humihinto ang mga telepono, pag-iiskedyul, sales, imbentaryo, payments, o customer service kapag humihinto ang IT, kailangan mo ng mas mabilis at mas organisadong suporta kaysa sa isang negosyo na kayang umikot kahit may paminsan-minsang pagkaantala.

Pangatlo, gaano ka-komplikado ang iyong setup? Mas simple ang isang opisina na gumagamit ng standard na cloud software kumpara sa maraming site, remote workers, line-of-business apps, servers, o mga system na partikular sa industriya. Nagdaragdag rin ng komplikasyon ang mga security tool. Halimbawa, ang multi-factor authentication, o MFA, ay nangangahulugang pinapatunayan ng mga user ang kanilang identity sa dalawang paraan, tulad ng password at code mula sa telepono. Ang endpoint detection and response, o EDR, ay security software na nagbabantay sa mga computer para sa kahina-hinalang gawi. Ang remote monitoring and management, o RMM, ay software na ginagamit ng mga provider para subaybayan ang kalusugan ng device, mag-install ng mga update, at magbigay ng support nang malayuan.

Pang-apat, nasa regulated industry ba kayo o inaasahan ng mga customer na may partikular na controls? Nag-iiba ang mga kinakailangan ayon sa industriya at estado. Ang healthcare ay maaaring sumunod sa HIPAA, na siyang pederal na batas sa privacy at seguridad para sa protected health information. Ang mga negosyong nagpoproseso ng bayad gamit ang card ay maaaring kailangang sumunod sa PCI, na nangangahulugang Payment Card Industry Data Security Standard. Ang ilang mas malalaking kliyente ay maaaring magtanong tungkol sa SOC 2, na isang framework sa pag-uulat na nauugnay sa kung paano pinangangasiwaan ng mga service organization ang seguridad at controls.

Karaniwang sasabihin sa iyo ng mga tanong na ito kung kailangan mo muna ng walang internal IT staff, isang internal coordinator, o isang maliit na internal team.

Ang magandang IT support ay hindi lang tungkol sa pag-aayos ng mga bagay pagkatapos masira. Kabilang dito ang malinaw na ownership, predictable na pagtugon, pangunahing dokumentasyon, at isang plano para sa mga karaniwang pangangailangan ng negosyo gaya ng onboarding ng mga empleyado, pagpapalit ng mga lumang computer, pag-update ng software, at pagharap sa mga isyu sa internet o printer.

Kung gumagamit ka ng MSP, itanong kung ano ang kasama sa service agreement. Maaari mong marinig ang terminong SLA, o service level agreement. Ibig sabihin nito ang nakasulat na inaasahan para sa mga oras ng pagtugon, mga oras ng coverage, at kung anong klase ng mga problemang saklaw. Hindi ito pangako na walang mangyayaring down, at wala ring tapat na provider ang nangangakong hindi mababẻk ang network.

Maaari rin makatagpo ka ng mga terminong gaya ng patching, endpoint, vCIO, at 3-2-1 backup. Ang patching ay pag-i-install ng software at security updates. Ang endpoint ay anumang device ng user, tulad ng laptop, desktop, o mobile device. Ang vCIO, o virtual Chief Information Officer, ay isang tagapayo sa labas na tumutulong sa IT planning at budgeting. Ang 3-2-1 backup approach ay nangangahulugang mayroong 3 kopya ng data, sa 2 magkakaibang uri ng storage, at ang 1 kopya ay nakaimbak sa offsite.

Para sa maraming maliliit na negosyo, ganito ang magandang hitsura: alam ng mga empleyado kung saan hihingi ng tulong, nasusubaybayan ang mga kagamitan, consistent na inaasikaso ang paggawa at pagtanggal ng mga account, hindi pinapabayaang naka-stuck ang mga update sa loob ng mga buwan, chine-check ang mga backup, at may basic na technology plan ang pamunuan imbes na tumugon lang sa mga emergency.

Narito ang mga pattern na kadalasang napipili ng mga may-ari. Ang napakaliit na team ay madalas na walang in-house IT employee at gumagamit ng provider sa labas kung kailangan o sa ilalim ng monthly support plan. Makatuwiran ito kapag ang negosyo ay gumagamit ng standard na software, limitado ang mga device, at hindi gaanong mabigat ang mga hinihinging compliance.

Ang mga lumalaking negosyo kadalasan ay nag-aassign ng isang internal na tao para i-coordinate ang teknolohiya, kahit hindi iyon ang buong trabaho ng IT. Ang taong ito ay maaaring humawak ng pagbili, pag-set up ng user, at pakikipag-ugnayan sa outside MSP. Gumagana ito nang maayos kapag gusto ng kumpanya ang mas mataas na kontrol nang hindi gumagawa ng buong department.

May ilang negosyo na kumukuha ng isang full-time internal IT generalist. Kapaki-pakinabang ito kung ang team mo ay kailangan ng maraming hands-on na tulong, may pisikal na opisina na may mga isyung pang-kagamitan, o may mga proseso na nangangailangan ng tao na onsite. Pero hindi puwedeng maging available ang isang tao sa lahat ng oras at maaaring hindi niya saklaw ang bawat specialty.

Mas mature na setup ang blended model. Ang internal staff ang may hawak sa mga priyoridad ng negosyo at sa pagbabantay sa vendor. Ang isang provider sa labas ay tumutulong sa help desk, mga security tools, mga proyekto, at espesyalistang support. Kung gusto mo ng tulong sa paghahambing ng ganitong uri ng opsyon, magpapa-match at maaari ka naming ikonekta sa isang independiyenteng managed IT provider.

Maaaring oras na para magdagdag ng suporta kung paulit-ulit na bumabalik ang parehong mga isyu, naghihintay nang matagal ang mga bagong empleyado bago magkaroon ng access o kagamitan, hindi pare-pareho ang mga software update, o walang malinaw na may responsibilidad sa mga vendor, backup, at pangunahing seguridad. Isa pang sign ay kapag ang pamunuan ay gumagawa ng mga desisyon sa teknolohiya na may kaunting impormasyon at walang roadmap.

Maaaring oras na rin para baguhin ang provider o ang istruktura ng staffing kung ang kasalukuyan mong setup ay reactive, hindi malinaw, o mahirap i-budget. Ang pinakaangkop ay yung tumutugma sa aktuwal mong risk, bilis ng trabaho, at antas ng komplikasyon—hindi yung may pinakamaraming teknikal na salita.

Kung hindi ka sigurado kung anong antas ng support ang makatuwiran, magsimula sa simple. Isulat ang bilang ng empleyado, bilang ng device, mga lokasyon, mga pangunahing software, at anumang kinakailangan sa industriya. Iyan ay sapat na para magsimula ng kapaki-pakinabang na usapan. Ang NodeBridge IT ay nangongolekta lamang ng mga detalye ng negosyo at pakikipag-ugnayan para sa matching. Hindi kami humihingi ng mga password, access sa system, o network credentials.

Maaari mo ring balikan ang mas maraming gabay na nasa plain language sa aming hub ng mga sagot o tuklasin ang mga karaniwang modelo ng support sa aming pahina ng mga serbisyo.