من يملك بياناتي وكلمات المرور؟

ينبغي أن تمتلك شركتك بيانات الأعمال الخاصة بها، وحسابات التخزين السحابي، وتراخيص البرامج التي يتم شراؤها باسم شركتك، وكلمات المرور أو سجلات مدير كلمات المرور اللازمة للتحكم فيها. إذا استعنت بمزود خدمات تكنولوجيا معلومات مُدارة، يُسمى MSP، فقد يساعد في إعداد الأمور وإدارة العمل اليومي، لكن ذلك لا يعني أنه المالك.

قد يملك المزود وصولًا تقنيًا محدودًا حتى يتمكن من دعم أنظمتك، لكن الوصول ليس هو نفسه الملكية. يجب أن تكون قادرًا على تغيير المزود مع الحفاظ على بريدك الإلكتروني وملفاتك وأجهزتك وخدمات الإنترنت وعمليات النسخ الاحتياطي ووصولك الإداري إلى الأدوات التي تدفع شركتك ثمنها.

قد توجد استثناءات. قد تكون بعض الأدوات جزءًا من منصة المزود الخاصة أو ضمن خدمة مُدمجة. هذا ليس دائمًا أمرًا سلبيًا، لكنه يجب أن يُشرح بوضوح. ينبغي أن تعرف ما الذي يعود لشركتك، وما الذي يعود للمزود، وما الذي يحدث إذا انتهت العلاقة.

إذا كانت الملكية غير واضحة، فقد تتحول التغييرات البسيطة إلى مشكلات مكلفة. قد تحاول الشركة تغيير المزودات ثم تكتشف أن حساب مسؤول البريد الإلكتروني باسم المزود القديم، أو أن سجلات النسخ الاحتياطي وتراخيص البرامج أو حسابات الإنترنت ليست سهلة النقل. قد يؤدي ذلك إلى تأخيرات وارتباك وتكلفة إضافية.

كلمات المرور مهمة لسبب مماثل. إذا كان المزود فقط يعرف كلمات المرور الإدارية الرئيسية، فقد تصبح شركتك عالقة بانتظار المساعدة لإجراء تغييرات عاجلة. الدعم الجيد ينبغي أن يجعل الأمور أسهل، لا أن يجعل شركتك تعتمد على شركة خارجية واحدة.

الأمر أيضًا يتعلق بالتحكم والمسؤولية. لا يحتاج المالكين ومديري المكاتب إلى تنفيذ العمل التقني بأنفسهم، لكن ينبغي أن يعرف شخص ما داخل الشركة من الذي يمتلك الوصول الرئيسي إلى الأنظمة المهمة. ويشمل ذلك البريد الإلكتروني وتخزين الملفات وأدوات المحاسبة وأسماء النطاقات واستضافة الموقع وأنظمة الرواتب وأنظمة الهاتف وحسابات جدار الحماية وأنظمة النسخ الاحتياطي.

لا يعد أي مزود صادق بزوال الحاجة إلى التوقف أو بشبكة لا يمكن اختراقها. لكن وضوح الملكية وقواعد الوصول يمكن أن يقلل الارتباك أثناء تغيير الموظفين أو تغيير المورد أو مواجهة مشكلة عاجلة.

الإعداد السليم سهل الوصف. تكون شركتك هي المالك بالاسم أو صاحب الحساب الأساسي للخدمات الأساسية. تكون الفوترة لتلك الخدمات إمّا باسم شركتك أو موثقة بوضوح. تُعرف حسابات الإدارة المهمة لدى الشركة، وتُحفظ بشكل آمن، ولا تكون تحت سيطرة شخص خارجي واحد فقط.

تستخدم العديد من الشركات مدير كلمات مرور بحيث تُخزن كلمات مرور الشركة بشكل آمن في مكان واحد. لا تحتاج إلى حفظ كل شيء، لكن ينبغي أن يكون لديك إجراء يوضح من يمكنه الوصول إلى "الخزنة" (vault) وكيف تنتقل الملكية عند تغيير الموظفين أو تغيير المزودين. لا تطلب NodeBridge IT كلمات المرور أو بيانات اعتماد الشبكة أو وصول الأنظمة. نجمع فقط تفاصيل الأعمال الأساسية وبيانات الاتصال عند مساعدتك في العثور على مزود مستقل.

ولأغراض الأمان، تستخدم العديد من الشركات أيضًا المصادقة متعددة العوامل، وتُسمى MFA، وهذا يعني تسجيل الدخول بكلمة مرور مع خطوة ثانية مثل كود من تطبيق أو إشعار/تنبيه. ينبغي أن تتحكم الشركة في MFA لحسابات المستوى الخاص بالمالك أو المستوى الإداري، أو على الأقل أن تعرف بدقة كيف يتم إدارته.

إذا كان هناك MSP مشارك، اطلب منهم توثيق مكان تخزين الحسابات ومن هو المالك القانوني وأي بيانات اعتماد يتم مشاركتها مع الشركة. هذا طلب طبيعي ومعقول.

لا تحتاج إلى لغة تقنية. غالبًا ما تكون الأسئلة المباشرة هي الأفضل. اسأل من يملك الحسابات، ومن هو المسؤول الإداري الأساسي، ومن يحتفظ بكلمات المرور، وماذا يحدث إذا أوقفت الخدمة.

اسأل أيضًا عما إذا كانت أي أدوات مرتبطة بأنظمة المزود الخاصة. يستخدم بعض المزودين أدوات المراقبة والإدارة عن بُعد، وتُسمى أدوات RMM، لمتابعة صحة الأجهزة والتعامل مع الأعمال الروتينية. قد يستخدمون كذلك اكتشاف نقاط النهاية والاستجابة، وتُسمى EDR، وهي برمجيات أمنية تراقب أجهزة الكمبيوتر والخوادم بحثًا عن نشاط مشبوه. قد يتم تثبيت هذه الأدوات وإدارتها بواسطة المزود، لكن ينبغي أن تفهم على أي بيانات يمكنه الوصول وما إذا كان يمكن نقل التقارير أو الإعدادات.

اطلب عملية خروج مكتوبة. ينبغي أن تغطي إرجاع الوصول الإداري ونقل المستندات وإزالة الأدوات المملوكة للمزود وتسليم السجلات الحالية. يمكن أن تمنع القائمة البسيطة العديد من المشكلات المستقبلية.

إذا كنت تقارن الخيارات، يمكن أن تساعدك صفحة answers على فهم المصطلحات الشائعة أولًا، وتوضح صفحة services ما الذي تطلبه الشركات عادةً من مزود MSP أن يتولى التعامل معه.