Sino ang may-ari ng aking data at mga password?

Dapat pagmamay-ari ng iyong negosyo ang business data, cloud account, software license na binili sa pangalan ng kumpanya, at ang mga password o mga record sa password manager na kailangan para makontrol ang mga ito. Kapag kumuha ka ng managed IT services provider, na tinatawag na MSP, maaari nilang makatulong sa pag-set up at pamamahala ng araw-araw na trabaho, pero hindi iyon dapat magpabago na sila ang may-ari.

Ang isang mabuting provider ay maaaring may limitadong teknikal na access para masuportahan nila ang iyong mga system, pero ang access ay hindi katumbas ng pagmamay-ari. Dapat ay kaya mong palitan ang provider at manatili pa rin ang iyong email, mga file, mga device, mga internet service, mga backup, at admin access sa mga tool na binabayaran ng iyong negosyo.

May mga eksepsyon. Ang ilang tools ay maaaring bahagi ng sariling platform ng provider o bundled na serbisyo. Hindi laging masama iyon, pero dapat malinaw na ipaliwanag. Dapat mong malaman kung ano ang pag-aari ng iyong negosyo, kung ano ang pag-aari ng provider, at kung ano ang mangyayari kapag natapos ang relasyon.

Kapag hindi malinaw ang pagmamay-ari, kahit simpleng pagbabago ay puwedeng maging magastos na problema. Maaaring subukan ng isang negosyo na lumipat ng provider at malaman na ang email administrator account ay nasa pangalan pa rin ng lumang provider, o kaya hindi madaling ilipat ang backup records, mga software license, o mga internet account. Maaari itong magdulot ng pagkaantala, pagkalito, at dagdag na gastos.

Mahalaga rin ang mga password dahil sa parehong dahilan. Kung ang provider lang ang nakakaalam ng mga admin key password, maaari kang mahirapang maghintay ng tulong para makagawa ng urgent na pagbabago. Ang magandang suporta ay dapat nagpapadali, hindi nagpapadepende sa isang panlabas na kumpanya.

Usapin din ito ng kontrol at responsibilidad. Hindi kailangan ng mga may-ari at office manager na gawin mismo ang teknikal na trabaho, pero may dapat na isang taong nasa loob ng negosyo na nakakaalam kung sino ang may master access sa mahahalagang system. Kabilang dito ang email, file storage, mga accounting tool, mga domain name, website hosting, payroll systems, phone systems, firewall account, at mga backup system.

Walang matapat na provider na nangangakong zero downtime o network na hindi mahahack. Pero kapag malinaw ang pagmamay-ari at mga tuntunin sa access, mababawasan ang pagkalito sa panahon ng pagbabago ng staff, pagbabago ng vendor, o urgent na isyu.

Ang maayos na setup ay madaling ipaliwanag. Ang iyong negosyo ang nakapangalan bilang owner o primary account holder para sa mga core service. Ang billing para sa mga serbisyong iyon ay nasa pangalan ng iyong negosyo o malinaw na nakadokumento. Ang mahahalagang admin account ay alam ng negosyo, nakaimbak nang ligtas, at hindi kontrolado ng iisang tao lamang na nasa labas.

Maraming negosyo ang gumagamit ng password manager para nakaimbak nang ligtas sa isang lugar ang mga password ng kumpanya. Hindi mo kailangang kabisaduhin ang lahat, pero dapat may proseso para malaman kung sino ang may access sa vault na iyon at paano naililipat ang pagmamay-ari kapag nagbago ang staff o provider. Ang NodeBridge IT ay hindi kailanman humihingi ng mga password, network credentials, o access sa system. Pangunahing basic business at contact details lang ang aming kinokolekta kapag tumutulong kaming makahanap ka ng independent provider.

Para sa seguridad, maraming negosyo rin ang gumagamit ng multi-factor authentication, na tinatawag na MFA. Ibig sabihin, magla-log in ka gamit ang password at pangalawang hakbang tulad ng app code o prompt. Dapat kontrolin ng negosyo ang MFA para sa mga owner-level o admin-level account, o kahit papaano ay malaman nang eksakto kung paano ito pinamamahalaan.

Kapag may kasamang MSP, hilingin sa kanila na i-dokumento kung saan nakatira ang mga account, sino ang legal na owner, at kung aling credentials ang ibinabahagi sa negosyo. Normal at makatwirang kahilingan iyon.

Hindi mo kailangan ng teknikal na wika. Karaniwang mas mainam ang mga malinaw na tanong. Tanungin kung sino ang may-ari ng mga account, sino ang pangunahing administrator, sino ang nag-iingat ng mga password, at ano ang mangyayari kapag huminto ka sa serbisyo.

Tanungin din kung may mga tool na naka-attach sa sariling systems ng provider. Ang ilang provider ay gumagamit ng remote monitoring and management tools, na tinatawag na RMM tools, para bantayan ang kondisyon ng device at humawak ng regular na gawain. Maaari rin nilang gamitin ang endpoint detection and response, na tinatawag na EDR—isang security software na nagmamasid sa mga computer at server para sa kahina-hinalang aktibidad. Ang mga tool na iyon ay puwedeng i-install at pamahalaan ng provider, pero dapat mo pa ring maintindihan kung anong data ang naa-access nila at kung puwedeng ilipat ang mga report o settings.

Humiling ng exit process na nakasulat. Dapat nitong saklawin ang pagbalik ng admin access, paglilipat ng mga dokumento, pag-alis ng mga tool na pag-aari ng provider, at pag-turn over ng mga kasalukuyang record. Ang simpleng listahan ay makakatulong na maiwasan ang maraming problema sa hinaharap.

Kung mag-iikumpara ka ng mga opsyon, ang aming page na answers ay makakatulong sa pag-unawa muna sa mga karaniwang termino, at ang aming page na services ay nagpapaliwanag kung ano ang karaniwang hinihiling ng mga negosyo sa isang MSP na gawin.