Microsoft 365 مقابل Google Workspace للشركات الصغيرة

حلّت Microsoft 365 وGoogle Workspace العديد من المشكلات نفسها. فهما تقدّمان بريدًا إلكترونيًا خاصًا بنطاق شركتك، وتقويمات مشتركة، وتخزين ملفات سحابي، وأدوات تعاون للفِرق، بالإضافة إلى إعدادات إدارية أساسية لإدارة حسابات المستخدمين والأجهزة.

تُبنى Microsoft 365 حول Outlook وWord وExcel وPowerPoint وTeams وOneDrive. وتُبنى Google Workspace حول Gmail وGoogle Calendar وDocs وSheets وSlides وMeet وDrive. وبعبارة بسيطة: غالبًا ما تبدو Microsoft أقوى للشركات التي تعتمد بشكل كبير على تطبيقات سطح المكتب وجداول بيانات تفصيلية. وغالبًا ما تبدو Google أبسط للفرق التي تنفّذ معظم أعمالها عبر متصفح الويب.

لا يوجد خيار منهما أفضل تلقائيًا لكل شركة. قد يختار مكتب محاماة أو مقاول أو عيادة أو متجر أو مصنع أو استوديو تصميم بشكل مختلف لأسباب وجيهة. الإجابة الصحيحة تعتمد على فريقك، وطريقة سير العمل لديك، وصناعتك، وما هي الأنظمة الأخرى التي تستخدمها.

يُعدّ البريد الإلكتروني جزءًا كبيرًا من قرار الاختيار. تستخدم Microsoft 365 Outlook وExchange Online من وراء الكواليس. وتستخدم Google Workspace Gmail للأعمال. يفضّل كثير من أصحاب الأعمال ببساطة الشكل والإحساس لإحدى الخدمتين على الأخرى. إذا كان فريقك يعمل أساسًا داخل Outlook، فقد يبدو الانتقال إلى Microsoft أسهل. وإذا كان فريقك يفضّل Gmail والبحث البسيط، فقد يبدو Google أكثر طبيعية.

بالنسبة للملفات والمستندات، تركز Microsoft 365 على OneDrive وSharePoint، إلى جانب Word وExcel وPowerPoint. تركز Google Workspace على Drive وDocs وSheets وSlides. تشتهر Google بتحرير سهل وفوري في المتصفح. وتدعم Microsoft أيضًا التعاون الفوري، لكن كثيرًا من الشركات ما زالت تفضّل تطبيقات سطح المكتب التابعة لها للعمل المتقدم من حيث التنسيق وإعداد التقارير وأعمال جداول البيانات.

بالنسبة للاجتماعات والدردشة، تستخدم Microsoft 365 Teams. وتستخدم Google Workspace Meet وChat. يمكن لكليهما العمل بكفاءة للاستخدام المعتاد للشركات الصغيرة. غالبًا ما يكون الفرق أقلّ فيما يُكتب عن الميزات، وأكثر فيما سيعتمده فريقك فعليًا.

تُهم أيضًا إعدادات الإدارة والأمان. تقدّم المنصّتان أدوات مثل المصادقة متعددة العوامل، أو MFA، والتي تطلب خطوة ثانية بعد كلمة المرور عند تسجيل الدخول. كما تقدّم كلتاهما طرقًا لإدارة المستخدمين والتحكم في مشاركة الملفات وحماية بيانات الشركة. يعتمد تحديد الضوابط المتاحة على الخطة التي تختارها، وبعض الميزات المتقدمة تكلف أكثر.

تكون Microsoft 365 غالبًا خيارًا مناسبًا بقوة عندما تعتمد شركتك على Excel أو Outlook أو تطبيقات Office لسطح المكتب. إذا كان فريقك يرسل جداول بيانات معقّدة أو مستندات منسّقة أو ملفات PowerPoint إلى العملاء أو الموردين أو الشركات الأكبر، فقد يقلّل البقاء داخل منظومة Microsoft من الاحتكاك.

قد يكون ذلك منطقيًا أيضًا إذا كنت تستخدم أجهزة Windows عبر الشركة وتريد مواءمة أقوى مع أدوات Microsoft الأخرى. كما يفضّل بعض الشركات Microsoft لأن كثيرًا من المحاسبين الخارجيين والمحامين والاستشاريين وعملاء المؤسسات يعملون بالفعل بصيغ ملفات Office.

هذا لا يعني أن Microsoft 365 مخصّصة للشركات الأكبر فقط. يستخدمها كثير من الشركات الصغيرة بشكل جيد. السؤال هو ما إذا كان فريقك يحتاج فعلاً إلى هذا العمق الإضافي، أم ستنتهي بدفع مقابل ميزات لا يستخدمها أحد.

تكون Google Workspace غالبًا خيارًا مناسبًا للفرق التي تريد إعدادًا بسيطًا وأدوات ويب مرتبة وسهلة المشاركة. إذا كان معظم موظفيك يعملون عبر المتصفح، ويمكنهم التحرك بسرعة، ولا يحتاجون إلى ميزات متقدمة لسطح المكتب، فقد تبدو Google أخف وزنًا وأسهل في الإدارة.

ومن الشائع أيضًا اعتمادها في الشركات التي لديها الكثير من التواصل والتعاون الأساسي، مثل التقويمات المشتركة، وتحرير المستندات بسرعة، ووجود موظفين يعملون من مواقع مختلفة. أحيانًا يفضّل أصحاب الأعمال أن يشعر Gmail وGoogle Drive بالمألوفة لدى كثير من الموظفين منذ اليوم الأول.

ومع ذلك، البساطة ليست دائمًا مرادفًا للاكتمال. إذا كان فريقك يضغط على حدود جداول البيانات بشكل منتظم، أو يعمل دون اتصال كثيرًا، أو يحتاج مستندات مصقولة للغاية مع تنسيق صارم، فقد تبدو Google Workspace أقل راحة من Microsoft 365.

تُباع المنتجَان عادةً لكل مستخدم، وبشكل شهري. تبدأ خطط الشركات الصغيرة غالبًا في الجزء الأدنى من ميزانيات البرامج المعتادة، ثم ترتفع عند إضافة ضوابط أمان أقوى، ومساحة تخزين أكبر، وأدوات امتثال، وخيارات أرشفة، أو تطبيقات لسطح المكتب. كتقدير تقريبي، تنفق كثير من الشركات الصغيرة حوالي 6 إلى 36 دولارًا لكل مستخدم شهريًا على الاشتراك الأساسي، لكن الرقم الحقيقي يعتمد على الخطة والميزات وأي إضافات. هذه النطاقات ليست عروض أسعار.

تُعدّ عملية الهجرة السبب وراء تعثر كثير من الشركات. فانتقال البريد الإلكتروني والتقويمات وجهات الاتصال والملفات يبدو بسيطًا حتى تكتشف محركات الأقراص المشتركة القديمة، أو أن الحسابات الشخصية تُستخدم للعمل، أو قواعد إعادة التوجيه التي انكسرت، أو سنوات من أذونات الملفات الفوضوية. يمكن لمزود خدمات تقنية مُدارة، أو MSP، أن يساعد في التخطيط للانتقال وتقليل الاضطراب وتنظيف بنية الحساب.

يمكن لـ MSP أيضًا المساعدة بعد الهجرة. وقد يشمل ذلك إعداد المستخدمين، وإعداد الأجهزة، وإدارة التراخيص، وإطلاق MFA، ووضع سياسات أمان أساسية، وتدريب الموظفين على البدء. كما يقدّم بعض مقدمي الخدمة نصائح بشأن الاحتفاظ بالبيانات وخيارات النسخ الاحتياطي، وإلغاء تهيئة الحساب عند مغادرة الموظفين. لا يقوم NodeBridge IT بذلك العمل بأنفسنا. نحن نقدم إرشادات عامة للتثقيف ونساعدك في العثور على مزود خدمات تقنية مُدارة مستقل إذا كنت تريد دعمًا.

إذا كانت شركتك تعمل بالفعل على Outlook وExcel وملفات Office، فعادةً ما تكون Microsoft 365 هي الخيار الأكثر أمانًا. إذا كانت أولويات فريقك هي البساطة والعمل عبر المتصفح والتعاون السهل، فقد تكون Google Workspace هي الأنسب. إذا كان فريقك “مقسّمًا”، فعادةً ما تكسر مجموعة برامجك الحالية التعادل. انظر إلى أدوات المحاسبة، وبرامج الأعمال الأساسية، واحتياجات المستندات، وكيف يعمل فريقك فعليًا كل يوم.

من الحكمة أيضًا التفكير في الإدارة المستقبلية، وليس فقط البرنامج نفسه. من سيضيف موظفين جدد، ويزيل الحسابات القديمة، ويضع قواعد المشاركة، ويطلق MFA، ويجيب عن أسئلة المستخدمين؟ يمكن لـ MSP جيد أن يساعدك في تشغيل أي منصة منهما بشكل جيد، وأن يشرح ما الذي يتضمنه الاتفاق، وأن يوضح متى تبدأ المسؤوليات ومتى تنتهي. إذا كنت جديدًا على خدمات التقنية المُدارة، يمكن لصفحة إجاباتنا مساعدتك في التعرف على الأساسيات.

NodeBridge IT هي خدمة مجانية للمطابقة. نحن لسنا MSP ولا شركة تقنية للمعلومات ولا جهة أمنية، ولا نصل إلى أنظمتك أو حساباتك. نشارك إرشادات بلغة واضحة، ونتعرف على احتياجات عملك، ونقوم بـ ربطك بمزود خدمات تقنية مُدارة مستقل يدعم شركات مثل شركتك.