Microsoft 365 vs. Google Workspace cho doanh nghiệp nhỏ

Microsoft 365 và Google Workspace giải quyết nhiều vấn đề tương tự. Cả hai đều cung cấp email doanh nghiệp theo tên miền công ty của bạn, lịch dùng chung, lưu trữ tệp trên đám mây, công cụ cộng tác cho nhóm và các thiết lập quản trị cơ bản để quản lý tài khoản người dùng và thiết bị.

Microsoft 365 được xây dựng xoay quanh Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams và OneDrive. Google Workspace được xây dựng xoay quanh Gmail, Google Calendar, Docs, Sheets, Slides, Meet và Drive. Nói đơn giản: Microsoft thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào ứng dụng máy tính (desktop) và các bảng tính chi tiết. Google thường cảm thấy đơn giản hơn đối với các nhóm làm việc chủ yếu trong trình duyệt web.

Không có lựa chọn nào tự động “tốt hơn” cho mọi doanh nghiệp. Một văn phòng luật, công ty thi công/dịch vụ, phòng khám, cửa hàng bán lẻ, nhà sản xuất và studio thiết kế đều có thể chọn theo cách khác nhau vì những lý do chính đáng. Câu trả lời đúng phụ thuộc vào nhân sự, quy trình làm việc, ngành của bạn và các hệ thống khác mà bạn đang sử dụng.

Email là một phần quan trọng trong quyết định. Microsoft 365 sử dụng Outlook và Exchange Online ở phía sau. Google Workspace dùng Gmail cho doanh nghiệp. Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ đơn giản là thích giao diện và cảm giác của một bên hơn bên còn lại. Nếu đội ngũ của bạn đã “sống” trong Outlook, Microsoft có thể là bước chuyển dễ hơn. Nếu đội ngũ của bạn thích Gmail và tính năng tìm kiếm đơn giản, Google có thể tự nhiên hơn.

Với tệp và tài liệu, Microsoft 365 tập trung vào OneDrive và SharePoint, cùng với Word, Excel và PowerPoint. Google Workspace tập trung vào Drive, Docs, Sheets và Slides. Google nổi tiếng với khả năng chỉnh sửa thời gian thực dễ dàng ngay trong trình duyệt. Microsoft cũng hỗ trợ cộng tác thời gian thực, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn thích ứng dụng desktop của Microsoft cho việc định dạng nâng cao, báo cáo và các công việc bảng tính chuyên sâu.

Về họp và chat, Microsoft 365 dùng Teams. Google Workspace dùng Meet và Chat. Cả hai đều đáp ứng tốt cho nhu cầu sử dụng thông thường của doanh nghiệp nhỏ. Điểm khác thường không nằm quá nhiều ở tính năng trên giấy, mà nằm ở việc đội ngũ của bạn sẽ thực sự tiếp nhận và dùng như thế nào.

Các thiết lập quản trị và bảo mật cũng rất quan trọng. Cả hai nền tảng đều có công cụ như xác thực đa yếu tố, hay MFA (Multi-Factor Authentication), yêu cầu thêm một bước ngoài mật khẩu khi đăng nhập. Cả hai cũng có cách để quản lý người dùng, kiểm soát việc chia sẻ tệp và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp. Các quyền kiểm soát cụ thể phụ thuộc vào gói bạn chọn, và một số tính năng nâng cao có thể tính thêm chi phí.

Microsoft 365 thường là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào Excel, Outlook hoặc các ứng dụng Office trên máy tính (desktop). Nếu đội ngũ của bạn gửi các bảng tính phức tạp, tài liệu đã định dạng hoặc tệp PowerPoint cho khách hàng, nhà cung cấp hoặc các doanh nghiệp lớn hơn, việc ở “vùng Microsoft” có thể giảm ma sát.

Nó cũng có thể hợp lý nếu bạn đang dùng các máy tính Windows trong toàn doanh nghiệp và muốn đồng bộ chặt chẽ hơn với các công cụ Microsoft khác. Một số doanh nghiệp cũng thích Microsoft vì nhiều kế toán ngoài, luật sư, tư vấn viên và khách hàng doanh nghiệp khác đã làm việc sẵn với định dạng tệp Office.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa Microsoft 365 chỉ dành cho các công ty lớn. Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng nó hiệu quả. Câu hỏi là đội ngũ của bạn có thật sự cần “độ sâu” thêm hay bạn sẽ phải trả cho các tính năng mà không ai dùng đến.

Google Workspace thường là lựa chọn tốt cho các nhóm muốn thiết lập đơn giản, công cụ gọn gàng dựa trên web và việc chia sẻ dễ dàng. Nếu phần lớn nhân sự của bạn làm việc trong trình duyệt, cần triển khai nhanh và không cần các tính năng desktop nâng cao, Google có thể nhẹ hơn và dễ quản lý hơn.

Nó cũng phổ biến trong các doanh nghiệp có nhiều hoạt động giao tiếp và cộng tác cơ bản, như lịch dùng chung, chỉnh sửa tài liệu nhanh và nhân sự làm việc ở nhiều địa điểm khác nhau. Một số chủ doanh nghiệp thích rằng Gmail và Google Drive có cảm giác quen thuộc với nhiều nhân viên ngay từ ngày đầu.

Dù vậy, “đơn giản” không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với “đầy đủ”. Nếu đội ngũ của bạn thường xuyên đẩy bảng tính đến giới hạn, làm việc ngoại tuyến nhiều, hoặc cần tài liệu được biên tập kỹ lưỡng với định dạng chặt chẽ, Google Workspace có thể cảm thấy kém thoải mái hơn so với Microsoft 365.

Cả hai sản phẩm thường được bán theo người dùng, theo tháng. Gói cho doanh nghiệp nhỏ thường bắt đầu ở mức thấp hơn so với ngân sách phần mềm thông thường, sau đó tăng lên khi bạn thêm các lớp bảo mật mạnh hơn, nhiều dung lượng lưu trữ hơn, công cụ tuân thủ, lưu trữ (archiving) hoặc các ứng dụng desktop. Tính theo khoảng ước lượng, nhiều doanh nghiệp nhỏ chi khoảng $6 đến $36 mỗi người dùng mỗi tháng cho gói đăng ký lõi, nhưng con số thực tế phụ thuộc vào gói, tính năng và bất kỳ tùy chọn bổ sung nào. Các khoảng này không phải là báo giá.

Chuyển đổi (migration) là nơi nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối. Việc chuyển email, lịch, danh bạ và tệp nghe có vẻ đơn giản cho đến khi bạn phát hiện ổ đĩa dùng chung cũ, tài khoản cá nhân đang được dùng để làm việc, quy tắc chuyển tiếp (forwarding) bị lỗi hoặc nhiều năm phân quyền tệp lộn xộn. Một nhà cung cấp dịch vụ IT được quản lý, hay MSP (Managed Service Provider), có thể giúp bạn lên kế hoạch cho quá trình chuyển đổi, giảm gián đoạn và dọn dẹp cấu trúc tài khoản.

MSP cũng có thể hỗ trợ sau khi chuyển đổi. Việc đó có thể bao gồm thiết lập người dùng, thiết lập thiết bị, quản lý giấy phép, triển khai MFA, các chính sách bảo mật cơ bản và hướng dẫn nhân sự mới bắt đầu. Một số nơi còn tư vấn về cách lưu giữ (retention), phương pháp sao lưu (backup) và chuyển giao tài khoản (account offboarding) khi nhân viên rời đi. NodeBridge IT không tự thực hiện các công việc đó. Chúng tôi cung cấp hướng dẫn giáo dục chung và giúp bạn tìm một nhà cung cấp IT được quản lý độc lập nếu bạn muốn có hỗ trợ.

Nếu doanh nghiệp của bạn đã vận hành trên Outlook, Excel và các tệp Office, Microsoft 365 thường là lựa chọn an toàn hơn. Nếu đội ngũ của bạn coi trọng sự đơn giản, làm việc dựa trên trình duyệt và cộng tác dễ dàng, Google Workspace có thể phù hợp hơn. Nếu bạn đang phân vân, “bộ” phần mềm hiện có thường sẽ quyết định bên nào nghiêng hơn. Hãy xem các công cụ kế toán, phần mềm nghiệp vụ, nhu cầu tài liệu và cách đội ngũ của bạn thực sự làm việc mỗi ngày.

Cũng nên cân nhắc việc quản lý trong tương lai, không chỉ riêng phần mềm. Ai sẽ bổ sung nhân viên mới, xóa tài khoản cũ, đặt quy tắc chia sẻ, triển khai MFA và trả lời các câu hỏi của người dùng? Một MSP tốt có thể giúp bạn vận hành tốt cho bất kỳ nền tảng nào, giải thích những gì được bao gồm trong thỏa thuận và cho bạn biết trách nhiệm bắt đầu và kết thúc ở đâu. Nếu bạn mới bắt đầu với dịch vụ IT được quản lý, trang answers của chúng tôi có thể giúp bạn nắm vững các khái niệm cơ bản.

NodeBridge IT là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi không phải là MSP, công ty IT hay đơn vị an ninh, và chúng tôi không truy cập vào hệ thống hoặc tài khoản của bạn. Chúng tôi chia sẻ hướng dẫn bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tìm hiểu nhu cầu doanh nghiệp của bạn và kết nối bạn với một nhà cung cấp IT được quản lý độc lập hỗ trợ các doanh nghiệp như của bạn.