Microsoft 365 vs. Google Workspace para sa maliliit na negosyo

Lulutas ng Microsoft 365 at Google Workspace ang maraming parehong problema. Pareho silang nagbibigay ng email ng negosyo gamit ang domain ng kumpanya, magkakabahaging kalendaryo, pag-iimbak ng files sa cloud, mga tool para sa pakikipagtulungan ng team, at mga pangunahing kontrol ng admin para sa mga user account at device.

Ang Microsoft 365 ay nakasentro sa Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, at OneDrive. Ang Google Workspace naman ay nakasentro sa Gmail, Google Calendar, Docs, Sheets, Slides, Meet, at Drive. Sa simpleng usapan, mas madalas na mas “matibay” ang dating ng Microsoft para sa mga negosyong umaasa sa mga desktop app at detalyadong spreadsheet. Mas madalas din na mas simple ang dating ng Google para sa mga team na karamihan ng trabaho ay ginagawa sa web browser.

Walang opsyon na awtomatikong “mas maganda” para sa lahat ng negosyo. Halimbawa, maaaring iba-iba ang pipiliin ng isang law office, contractor, clinic, retailer, manufacturer, at design studio dahil sa mga tamang dahilan. Ang tamang sagot ay nakasalalay sa inyong mga empleyado, workflow, industriya, at kung anong iba pang system ang ginagamit n’yo.

Malaki ang papel ng email sa desisyon. Ang Microsoft 365 ay gumagamit ng Outlook at Exchange Online sa likod ng eksena. Ang Google Workspace ay gumagamit ng Gmail para sa negosyo. Maraming may-ari ang basta mas gusto ang hitsura at daloy ng isa kaysa sa kabilang. Kung ang team n’yo ay nakatira na sa Outlook, maaaring mas madali ang paglipat sa Microsoft. Kung gusto ng team n’yo ang Gmail at simpleng paghahanap, maaaring mas natural ang Google.

Para sa mga file at dokumento, ang Microsoft 365 ay nakasentro sa OneDrive at SharePoint, kasama ang Word, Excel, at PowerPoint. Ang Google Workspace ay nakasentro sa Drive, Docs, Sheets, at Slides. Kilala ang Google sa madaling real-time na pag-edit sa browser. Sinusuportahan din ng Microsoft ang live na pakikipagtulungan, pero maraming negosyo pa rin ang mas gusto ang mga desktop app nito para sa mas advanced na pag-format, pag-uulat, at gawain sa spreadsheet.

Para sa meetings at chat, ang Microsoft 365 ay gumagamit ng Teams. Ang Google Workspace ay gumagamit ng Meet at Chat. Parehong kaya ang mga ito para sa normal na gamit sa maliliit na negosyo. Ang kaibahan ay madalas hindi gaanong tungkol sa mga feature sa papel, kundi kung ano talaga ang tatanggapin at gagamitin ng team n’yo.

Mahalaga rin ang mga setting ng admin at seguridad. Parehong nag-aalok ang dalawang platform ng mga tool tulad ng multi-factor authentication, o MFA, na humihingi ng pangalawang hakbang lampas sa password kapag magla-log in. Pareho rin silang may paraan para pamahalaan ang mga user, kontrolin ang pagbabahagi ng files, at protektahan ang data ng kumpanya. Ang eksaktong kontrol na available ay nakadepende sa planong pipiliin n’yo, at ang ilang advanced na feature ay may dagdag na gastos.

Mas madalas na bagay ang Microsoft 365 kapag nakadepende ang negosyo n’yo sa Excel, Outlook, o mga desktop application ng Office. Kung ang team n’yo ay nagpapadala ng mga kumplikadong spreadsheet, mga dokumentong may pag-format, o mga PowerPoint file sa mga kliyente, vendor, o mas malalaking kumpanya, ang pananatili sa mundo ng Microsoft ay makakabawas ng alitan.

Maaari rin itong maging sensible kung gumagamit kayo ng mga Windows PC sa buong negosyo at gusto n’yong mas tumugma sa ibang Microsoft tools. May ilang negosyo ring mas gusto ang Microsoft dahil maraming panlabas na accountant, abogado, consultant, at enterprise customers ay nagtatrabaho na sa mga format ng Office file.

Hindi ibig sabihin nito na para lang sa mas malalaking kumpanya ang Microsoft 365. Maraming maliliit na negosyo ang nagagamit ito nang maayos. Ang tanong ay kung talagang kailangan ng team n’yo ang dagdag na lalim, o kung babayaran n’yo lang ang mga feature na walang gumagamit.

Kadalasang magandang akma ang Google Workspace sa mga team na gusto ang simpleng pag-set up, malinaw at malinis na web-based na mga tool, at madaling pagbabahagi. Kung karamihan ng staff n’yo ay nagtatrabaho sa browser, mabilis kayo makaka-move, at hindi n’yo kailangan ang mga advanced na desktop features, maaaring mas magaan at mas madaling pamahalaan ang Google.

Karaniwan din ito sa mga negosyo na marami ang basic na komunikasyon at pakikipagtulungan, gaya ng magkakabahaging kalendaryo, mabilis na pag-edit ng dokumento, at mga staff na nagtatrabaho mula sa iba’t ibang lokasyon. Minsan gusto ng mga may-ari na ang Gmail at Google Drive ay pamilyar sa maraming empleyado simula pa day one.

Pero ang pagiging simple ay hindi palaging kapareho ng pagiging kumpleto. Kung madalas itinutulak ng team n’yo ang spreadsheet sa limit nila, maraming beses na nagtatrabaho nang offline, o kailangan ng lubos na pinakintab na dokumento na may mahigpit na pag-format, maaaring mas hindi kasing-komportable ang Google Workspace kaysa sa Microsoft 365.

Karaniwang binebenta ang parehong produkto kada user, kada buwan. Ang mga plan para sa maliliit na negosyo kadalasang nagsisimula sa mas mababang dulo ng karaniwang budget sa software, tapos tataas habang idinadagdag n’yo ang mas matitinding kontrol sa seguridad, mas maraming storage, mga tool sa compliance, archiving, o mga desktop app. Bilang magaspang na hanay, maraming maliliit na negosyo ang gumagastos ng halos $6 hanggang $36 kada user kada buwan para sa core subscription, pero ang aktuwal na numero ay nakadepende sa plan, mga feature, at anumang add-ons. Ang mga hanay na iyon ay hindi quote.

Dito madalas nagkakaproblema ang maraming negosyo sa migration. Ang paglipat ng email, kalendaryo, contacts, at files ay mukhang simple hanggang sa malaman n’yo ang mga lumang shared drives, personal accounts na ginagamit para sa trabaho, sirang forwarding rules, o mga taon ng magulo at magkakapatong na file permissions. Ang managed IT services provider, o MSP, ay makakatulong magplano ng paglipat, mabawasan ang pagkaistorbo, at linisin ang ayos ng account.

Makakatulong din ang MSP matapos ang migration. Maaaring kasama rito ang pag-set up ng user, pag-set up ng device, pamamahala ng lisensya, pag-roll out ng MFA, mga basic na polisiya sa seguridad, at onboarding ng staff. May iba rin na nagbibigay ng payo sa retention, paraan ng backup, at pag-offboard ng account kapag aalis ang mga empleyado. Ang NodeBridge IT ay hindi gumagawa ng trabahong iyon nang direkta. Nagbibigay kami ng pangkalahatang edukasyon at tulungan kang makahanap ng isang independiyenteng managed IT provider kung gusto n’yo ng support.

Kung ang negosyo n’yo ay gumagamit na ng Outlook, Excel, at mga Office file, kadalasang mas ligtas na pagpipilian ang Microsoft 365. Kung pinahahalagahan ng team n’yo ang pagiging simple, trabaho na nakabatay sa browser, at madaling pakikipagtulungan, maaaring mas akma ang Google Workspace. Kung kayo ay nahahati, kadalasan ang kasalukuyang software stack n’yo ang siyang magpapasya. Tingnan ang mga accounting tool, line-of-business software, mga pangangailangan sa dokumento, at kung paano talaga gumagana ang team n’yo araw-araw.

Matalinong pag-isipan din ang future management, hindi lang ang software mismo. Sino ang magdadagdag ng mga bagong empleyado, mag-aalis ng mga lumang account, magtatakda ng mga panuntunan sa sharing, mag-i-roll out ng MFA, at sasagot sa mga tanong ng user? Ang isang mahusay na MSP ay makakatulong sa inyo na maayos na mapatakbo ang alinman sa dalawang platform, ipaliwanag kung ano ang kasama sa agreement, at sabihin kung saan nagsisimula at nagtatapos ang mga responsibilidad. Kung bago pa kayo sa managed IT, makakatulong ang page naming mga sagot para maging pamilyar kayo sa mga pangunahing kaalaman.

Ang NodeBridge IT ay libreng service sa pagma-match. Hindi kami MSP, IT company, o security firm, at hindi namin ina-access ang inyong mga system o account. Nagbabahagi kami ng gabay na plain-language, natututo tungkol sa mga pangangailangan ng inyong negosyo, at ina-connect kayo sa isang independiyenteng managed IT provider na sumusuporta sa mga negosyong tulad ng sa inyo.