Danh mục tài sản IT là gì?

Danh mục kiểm kê tài sản CNTT là bản ghi về công nghệ của doanh nghiệp bạn. Thông thường sẽ bao gồm laptop, máy tính để bàn, máy chủ, máy in, điện thoại, máy tính bảng, thiết bị Wi‑Fi, các gói đăng ký phần mềm và các tài khoản trực tuyến quan trọng.

Một danh mục hữu ích không chỉ liệt kê tên từng hạng mục. Nó cho thấy những thông tin cơ bản như: ai đang sử dụng từng thiết bị, thiết bị nằm ở đâu, khi nào được mua, thiết bị có còn trong thời hạn bảo hành hay không, trên thiết bị có phần mềm gì, và ai là người chịu trách nhiệm hỗ trợ.

Với doanh nghiệp nhỏ, không cần quá cầu kỳ. Bạn có thể bắt đầu từ một bảng tính (spreadsheet) hoặc một hệ thống đơn giản do một nhà cung cấp dịch vụ CNTT quản lý độc lập đảm nhiệm, còn được gọi là MSP. Mục tiêu là sự rõ ràng, không phải sự phức tạp.

Nếu bạn không biết mình đang có những công nghệ nào, sẽ rất khó để hỗ trợ tốt. Khi có sự cố xảy ra, cần nâng cấp, hoặc một nhân viên rời đi, việc thiếu thông tin có thể làm mọi thứ chậm lại.

Danh mục hiện hành giúp bạn ra quyết định hằng ngày. Bạn có thể lên kế hoạch thay thế, theo dõi thời hạn gia hạn phần mềm, phát hiện các thiết bị quá cũ, và tránh chi trả cho những công cụ không ai dùng. Nó cũng giúp việc onboarding (bổ sung nhân sự) và offboarding (kết thúc nhân sự) diễn ra suôn sẻ hơn.

Danh mục cũng có thể hỗ trợ các công việc liên quan đến bảo mật và tuân thủ, nhưng không phải là “lá chắn” thần kỳ. Không có nhà cung cấp trung thực nào hứa hẹn “không downtime” (không gián đoạn) hoặc một mạng “không thể bị hack”. Một danh mục tốt chỉ giúp doanh nghiệp của bạn và nhà cung cấp có điểm bắt đầu tốt hơn để đưa ra các quyết định thông minh.

Một danh mục tốt thường bao quát cả thiết bị vật lý và công cụ số. Hạng mục vật lý bao gồm máy tính, màn hình, máy in, điện thoại, tường lửa (firewall), router, switch, và bất kỳ máy chủ nào mà doanh nghiệp bạn vẫn đang sử dụng. Hạng mục số bao gồm tài khoản Microsoft 365 hoặc Google Workspace, phần mềm kế toán, các ứng dụng phục vụ nghiệp vụ (line-of-business), bộ lưu trữ đám mây (cloud storage) và các công cụ sao lưu (backup).

Ngoài ra, danh mục nên ghi rõ các chi tiết quan trọng cho từng hạng mục. Ví dụ: hãng và model, số serial, người được gán sử dụng, vị trí đặt, ngày mua, trạng thái bảo hành, hệ điều hành, và việc thiết bị còn được nhà sản xuất hỗ trợ hay không.

Nhiều doanh nghiệp còn theo dõi các thông tin liên quan đến bảo mật. Có thể bao gồm việc bật xác thực đa yếu tố (multi-factor authentication, MFA) cho các tài khoản quan trọng; liệu giải pháp phát hiện và phản hồi trên thiết bị đầu cuối (endpoint detection and response, EDR) có được cài trên máy tính của doanh nghiệp hay không; và việc vá lỗi (patching)—tức là các bản cập nhật phần mềm và bảo mật thường xuyên—có đang được cập nhật kịp thời hay không.

Nếu một MSP giúp quản lý môi trường của bạn, họ cũng có thể theo dõi thiết bị thông qua phần mềm giám sát và quản lý từ xa (remote monitoring and management, RMM). Endpoint là bất kỳ thiết bị do người dùng sử dụng và được kết nối với hệ thống của doanh nghiệp bạn, như laptop, máy tính để bàn hoặc điện thoại di động.

Danh mục kiểm kê tài sản CNTT tốt là danh mục hiện hành, dễ đọc và thực sự được sử dụng. Nó không phải là một tài liệu ai đó lập cách đây ba năm rồi quên. Danh mục được cập nhật khi thiết bị được thêm vào, thay thế, gán lại, hoặc ngừng sử dụng.

Nó cần trả lời nhanh các câu hỏi đơn giản. Ví dụ: laptop nào đã hơn 5 năm? Ai có quyền quản trị (admin) đối với phần mềm quan trọng? Thiết bị nào thuộc về nhân viên đã nghỉ? Gói đăng ký nào sẽ gia hạn vào tháng tới? Nếu danh sách của bạn không trả lời được các câu hỏi đó, thì nhiều khả năng nó cần được hoàn thiện.

Danh mục tốt cũng liên quan đến việc lập kế hoạch. Chẳng hạn, nó giúp MSP thảo luận ngân sách thay thế, dọn dẹp phần mềm, phạm vi sao lưu, và các ưu tiên hỗ trợ. Một số nhà cung cấp có thể đưa nội dung này vào kế hoạch công nghệ định kỳ với một giám đốc thông tin ảo (virtual Chief Information Officer, vCIO)—tức là cố vấn bên ngoài giúp doanh nghiệp hoạch định các quyết định CNTT.

Khi thảo luận về sao lưu, bạn cũng có thể nghe thuật ngữ 3‑2‑1 backup. Điều đó có nghĩa là lưu giữ 3 bản sao dữ liệu quan trọng, trên 2 loại hình lưu trữ khác nhau, với 1 bản được lưu ngoài địa điểm (offsite). Danh mục giúp chỉ ra hệ thống và dữ liệu nào nên nằm trong kế hoạch này.

Một sai lầm phổ biến là chỉ theo dõi phần cứng. Giấy phép phần mềm, tài khoản dùng chung, đường truyền Internet, công cụ đám mây và thông tin liên hệ của nhà cung cấp cũng quan trọng. Nếu những thứ đó bị thiếu, danh sách của bạn có thể không hữu ích lắm khi phát sinh vấn đề.

Một sai lầm khác là xem danh mục như một dự án làm một lần. Doanh nghiệp thay đổi liên tục. Việc tuyển nhân sự mới, làm việc từ xa, chuyển văn phòng và thay đổi phần mềm có thể khiến một danh sách cũ nhanh chóng trở nên không chính xác.

Danh mục cũng giúp tránh việc lưu thông tin quan trọng trong “đầu” của một người. Nếu chỉ một nhân viên biết router nào đang được dùng hoặc ai kiểm soát một tài khoản thanh toán, điều đó tạo ra rủi ro cho doanh nghiệp.

Bạn không bao giờ nên gửi mật khẩu, thông tin đăng nhập mạng (network credentials) hoặc quyền truy cập hệ thống cho NodeBridge IT. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin kinh doanh và thông tin liên hệ để giúp bạn tìm một nhà cung cấp dịch vụ CNTT quản lý độc lập.

Nhiều doanh nghiệp nhỏ không bắt đầu với một danh mục sạch (đầy đủ và chính xác), và điều đó là bình thường. Một MSP độc lập có thể xem xét những gì bạn đang có, giúp sắp xếp và thiết lập quy trình để đảm bảo danh mục luôn được cập nhật theo thời gian.

Nếu bạn đang cân nhắc các lựa chọn, hãy hỏi các nhà cung cấp cách họ xây dựng và duy trì danh mục tài sản, họ cập nhật bao lâu một lần, và liệu bạn có thể dễ dàng xem lại thông tin hay không. Bạn cũng có thể hỏi cách dữ liệu danh mục hỗ trợ lập ngân sách, onboarding, vá lỗi (patching) và quản lý tài khoản.

Nếu bạn vẫn đang học các kiến thức cơ bản, trang answers của chúng tôi bao gồm các thuật ngữ phổ biến bằng ngôn ngữ đơn giản. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm nhà cung cấp, get matched và chúng tôi sẽ kết nối bạn với một nhà cung cấp dịch vụ CNTT quản lý độc lập. Bạn cũng có thể tìm hiểu thêm về các services mà doanh nghiệp nhỏ thường được yêu cầu.