Ano ang IT asset inventory?

Ang imbentaryo ng mga IT asset ay tala ng mga teknolohiyang ginagamit ng iyong negosyo. Karaniwan nitong kasama ang mga laptop, desktop computer, server, printer, telepono, tablet, kagamitan sa Wi‑Fi, mga subscription sa software, at mahahalagang online account.

Ang kapaki-pakinabang na imbentaryo ay higit pa sa paglista ng pangalan ng mga item. Ipinapakita nito ang mahahalagang detalye tulad ng kung sino ang gumagamit ng bawat device, nasaan ito, kailan ito binili, kung sakop pa ba ito ng warranty, anong software ang naka-install, at kung sino ang responsable sa suporta.

Para sa isang maliit na negosyo, hindi ito kailangang maging komplikado. Maaari itong magsimula sa isang spreadsheet o simpleng sistemang pinapamahalaan ng isang independent managed IT services provider, na kilala rin bilang MSP. Ang layunin ay kalinawan, hindi pagiging kumplikado.

Kung hindi mo alam kung anong teknolohiya ang meron ka, mahirap itong suportahan nang maayos. Kapag may nasira, kailangan ng upgrade, o may umalis na empleyado, ang kakulangan sa impormasyon ay maaaring bumagal sa lahat.

Nakakatulong ang updated na imbentaryo sa mga araw-araw na pagpapasya. Maaari mong planuhin ang pagpapalit, subaybayan ang pag-renew ng software, makita ang mga device na masyadong luma, at iwasang magbayad para sa mga tool na hindi naman ginagamit. Mas nagiging maayos din ang onboarding at offboarding ng staff.

Maaari rin nitong suportahan ang mga gawaing pangseguridad at pagsunod sa regulasyon, pero hindi ito magic na proteksyon. Walang tapat na provider ang nangangakong walang downtime o hindi mahahack ang network. Ang magaling na imbentaryo ay nagbibigay lang ng mas magandang panimulang punto para sa iyong negosyo at sa iyong provider upang makagawa ng matatalinong desisyon.

Ang isang magandang imbentaryo ay karaniwang sumasaklaw sa parehong pisikal na device at digital na tools. Kasama sa pisikal ang mga computer, monitor, printer, telepono, firewall, router, switch, at anumang server na ginagamit pa rin ng iyong negosyo. Kasama sa digital ang mga account sa Microsoft 365 o Google Workspace, software sa accounting, mga app na pang-negosyo (line-of-business), cloud storage, at mga tool sa backup.

Dapat din nitong itala ang mahahalagang detalye para sa bawat item. Halimbawa: brand at model, serial number, itinalagang user, lokasyon, petsa ng pagbili, status ng warranty, operating system, at kung suportado pa ba ang device ng manufacturer.

Maraming negosyo rin ang nagtatala ng mga detalye na may kinalaman sa seguridad. Maaaring kasama rito kung naka-enable ang multi-factor authentication, o MFA, para sa mahahalagang account, kung naka-install ang endpoint detection and response, o EDR, sa mga computer ng negosyo, at kung updated na ba ang patching—ibig sabihin, regular na software at mga security update.

Kung ang isang MSP ay tumutulong sa pag-manage ng iyong environment, maaari rin nilang subaybayan ang mga device gamit ang remote monitoring and management, o RMM, software. Ang endpoint ay anumang user device na nakakonekta sa mga system ng iyong negosyo, tulad ng laptop, desktop, o mobile phone.

Ang isang magandang IT asset inventory ay updated, madaling basahin, at talagang ginagamit. Hindi ito dokumentong ginawa ng isang tao tatlong taon na ang nakararaan at nakalimutan na. Na-a-update ito kapag may idinagdag na kagamitan, pinalitan, muling itinalaga, o iniretiro.

Dapat mabilis nitong masagot ang mga simpleng tanong. Aling mga laptop ang mas matanda sa limang taon? Sino ang may admin access sa mahahalagang software? Aling mga device ang pag-aari ng mga dating empleyado? Aling mga subscription ang magre-renew sa susunod na buwan? Kung hindi masagot ng iyong listahan ang mga tanong na iyon, malamang kailangan itong ayusin.

Magaling ding inuugnay ang mga inventory sa pagpaplano. Halimbawa, tinutulungan nitong makipag-usap ang MSP tungkol sa replacement budgets, paglinis ng software, saklaw ng backup, at mga prayoridad sa suporta. Maaaring isama ng ilang provider ito sa regular na technology planning kasama ang isang virtual Chief Information Officer, o vCIO—ibig sabihin, isang panlabas na tagapayo na tumutulong sa negosyo na magplano ng mga desisyon sa IT.

Kapag usapang backup, maaari mo ring marinig ang terminong 3-2-1 backup. Ibig sabihin nito ay panatilihin ang 3 kopya ng mahahalagang data, sa 2 magkakaibang uri ng storage, at 1 kopya ang nakaimbak nang wala sa site (offsite). Tinutulungan ng inventory na ipakita kung aling mga system at data ang dapat isama sa planong iyon.

Ang isang karaniwang pagkakamali ay ang hardware lang ang tinitingnan. Mahalaga rin ang software licenses, shared accounts, internet circuits, cloud tools, at mga contact ng vendor. Kung wala ang mga iyon, maaaring hindi masyadong kapaki-pakinabang ang iyong listahan kapag may lumitaw na problema.

Ang isa pang pagkakamali ay ang pagtrato sa imbentaryo na parang one-time project. Nagbabago ang negosyo araw-araw. Ang mga bagong empleyado, remote work, paglipat ng opisina, at pagbabago sa software ay mabilis ding magpapakaluma o magpapa-imprecise sa lumang listahan.

Nakakatulong din itong iwasang itago ang mahahalagang impormasyon sa iisang tao lang. Kapag iisang empleyado lang ang nakakaalam kung aling router ang ginagamit o kung sino ang may kontrol sa isang billing account, nagdadagdag iyon ng risk sa negosyo.

Hindi mo dapat ipapadala ang mga password, network credentials, o system access sa NodeBridge IT. Kami lang ay kumukuha ng mga detalye ng negosyo at pakikipag-ugnayan upang matulungan kang makahanap ng independent provider.

Maraming maliliit na negosyo ang hindi nagsisimula sa malinis na imbentaryo, at normal iyon. Ang isang independent MSP ay maaaring suriin kung ano ang mayroon ka, tulungan kang ayusin ito, at mag-set ng proseso para manatiling updated ito sa paglipas ng panahon.

Kung ikaw ay naghahambing ng mga opsyon, itanong sa mga provider kung paano nila binubuo at pinananatili ang mga asset inventories, gaano kadalas nila ina-update, at kung magiging madali ba sa iyo na ma-review ang impormasyon. Maaari mo ring itanong kung paano sinusuportahan ng data ng imbentaryo ang budgeting, onboarding, patching, at pamamahala ng account.

Kung bago ka pa sa mga pangunahing kaalaman, ang aming answers page ay sumasaklaw sa mga karaniwang termino sa malinaw na wika. Kung gusto mo ng tulong sa paghahanap ng provider, get matched at maaari ka naming ikonekta sa isang independent managed IT provider. Maaari rin nilang ipakita nang mas marami ang tungkol sa mga karaniwang services na madalas hingin ng mga small business.