Nên hỏi gì khi tham khảo một MSP?

Hãy đặt những câu hỏi làm lộ ra trải nghiệm hằng ngày, không chỉ hỏi liệu khách hàng có “thích” nhà cung cấp đó hay không. Bạn cần biết nhà cung cấp dịch vụ IT được quản lý—thường được gọi là MSP—xử lý việc giao tiếp, thời gian phản hồi, các vấn đề lặp lại, dự án, thanh toán (billing) và thay đổi trong hoạt động kinh doanh.

Một cuộc gọi tham chiếu tốt sẽ giúp bạn hình dung việc hợp tác thực tế sẽ “cảm thấy” ra sao. Hỏi về những điều đơn giản như: liệu mọi người có nhận được câu trả lời rõ ràng không, liệu các vấn đề có được giải thích bằng ngôn ngữ phổ thông (plain English) không, và liệu nhà cung cấp có làm đến nơi đến chốn không.

Cũng nên hỏi xem doanh nghiệp được tham chiếu có giống bạn không. Một nhà cung cấp làm tốt cho văn phòng 10 người có thể không phù hợp với công ty 75 người, nhiều địa điểm, yêu cầu theo ngành, hoặc nhu cầu phần mềm nặng.

Nếu bạn vẫn đang cân nhắc các lựa chọn, các trang answers và services của chúng tôi có thể giúp bạn nắm nền tảng trước.

Phần lớn các cuộc trò chuyện bán hàng của MSP nghe có vẻ được chuẩn bị kỹ lưỡng. Điều đó là bình thường. Cuộc gọi tham chiếu sẽ cho bạn góc nhìn thực tế hơn về điều gì xảy ra sau khi hợp đồng đã được ký.

Với doanh nghiệp nhỏ hoặc tầm trung, những rủi ro lớn nhất thường không nằm ở các lỗi kỹ thuật “gây sốc”. Thường là giao tiếp kém, phản hồi chậm, chi phí phát sinh bất ngờ, lập kế hoạch yếu, và kiểu hỗ trợ khiến nhân viên của bạn bực bội. Một tham chiếu tốt có thể giúp bạn nhận ra các vấn đề đó sớm.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn chưa từng mua dịch vụ IT được quản lý trước đây, hoặc nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn. Một nhà cung cấp tốt phải có khả năng giải thích các chủ đề kỹ thuật một cách rõ ràng, đặt kỳ vọng theo cách đơn giản, và đối xử với đội ngũ của bạn bằng sự kiên nhẫn và tôn trọng.

Không có nhà cung cấp trung thực nào hứa rằng sẽ không có downtime (ngừng hoạt động) hoặc mạng “khó bị hack” tuyệt đối. Điều quan trọng là liệu họ giao tiếp rõ ràng, giảm các vấn đề có thể tránh được, và giúp doanh nghiệp của bạn đưa ra các quyết định thực tế theo thời gian.

Bắt đầu với những điều cơ bản. Hỏi: “Bạn đã làm việc với họ trong bao lâu rồi?” và “Nhà cung cấp xử lý những gì cho doanh nghiệp của bạn?” Điều này tạo bối cảnh cho phần còn lại của cuộc trò chuyện.

Sau đó hỏi về hỗ trợ (support). Một số câu hỏi tốt gồm: “Khi đội của bạn gặp vấn đề, việc liên hệ để có người hỗ trợ dễ đến mức nào?” “Trong lúc sự cố đang được xử lý, nhân viên có được cập nhật không?” và “Các vấn đề có được giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu không?” Nếu nhà cung cấp nói về Service Level Agreement—SLA (thỏa thuận mức độ dịch vụ), thì đó là các kỳ vọng bằng văn bản về thời gian phản hồi và khung thời gian cung cấp dịch vụ. Hãy hỏi liệu nhà cung cấp có thực sự làm đúng theo các kỳ vọng đó hay không.

Hỏi về tính nhất quán và việc làm đến nơi đến chốn. Ví dụ: “Những vấn đề tương tự có liên tục quay lại không?” “Họ xử lý nguyên nhân gốc hay chỉ sửa các triệu chứng nhanh?” và “Họ có hoàn tất dự án đúng như họ nói không?” Bạn cũng có thể hỏi hóa đơn có khớp với kỳ vọng không, và liệu các khoản chi phí phát sinh có được giải thích trước không.

Cuối cùng, hãy hỏi về mức độ tin cậy và sự phù hợp. Thử hỏi như: “Bạn có thuê họ lần nữa không?” “Họ phù hợp nhất với loại hình doanh nghiệp nào?” và “Bạn ước gì đã biết điều gì trước khi ký hợp đồng?” Những câu hỏi này thường mang lại câu trả lời trung thực nhất.

Một tham chiếu mạnh thường nghe cụ thể, cân bằng và điềm tĩnh. Họ có thể mô tả nhà cung cấp làm gì, cách thức giao tiếp hoạt động ra sao, những điểm nào được cải thiện theo thời gian, và nơi nhà cung cấp mạnh nhất. Họ cũng có thể nhắc tới vài điều gây bực mình—điều đó đôi khi lại là dấu hiệu tốt vì câu trả lời có thật.

Các dấu hiệu tốt bao gồm giao tiếp rõ ràng, hỗ trợ ổn định, thanh toán hợp lý, và một nhà cung cấp học hỏi từ doanh nghiệp. Tham chiếu có thể nói kiểu như: “Họ giải thích các lựa chọn rõ ràng,” “Nhân viên của chúng tôi biết cách để được hỗ trợ,” hoặc “Họ làm việc có tổ chức khi chuyển văn phòng và nâng cấp hệ thống.” Đây là những tín hiệu hữu ích.

Hãy cẩn thận nếu tham chiếu trả lời mơ hồ, quá hoàn hảo, hoặc không thể mô tả kết quả thực tế. Cũng cần cẩn thận nếu họ né tránh các câu hỏi về thanh toán, trễ dự án, vấn đề lặp lại hoặc trải nghiệm của nhân viên. Nhà cung cấp không cần phải hoàn hảo, nhưng khách hàng phải có thể nói thẳng về cách mối quan hệ vận hành.

Nếu có thể, hãy xin tham chiếu từ các doanh nghiệp có quy mô, ngành và mức độ phức tạp tương tự bạn. Yêu cầu thay đổi theo ngành và theo từng tiểu bang, nên ngữ cảnh này rất quan trọng.

Giữ cuộc gọi ngắn gọn và thực tế. Mười đến mười lăm phút thường là đủ nếu bạn hỏi các câu tập trung và ghi chú.

Bạn không cố đánh giá chi tiết kỹ thuật. Bạn đang cố hiểu độ tin cậy (reliability), cách giao tiếp, sự phù hợp, và liệu nhà cung cấp có giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn hay không.

Bạn không cần tự sắp xếp mọi thứ một mình. NodeBridge IT không phải là MSP, công ty IT hay đơn vị bảo mật. Chúng tôi không quản lý, giám sát, bảo mật, sửa chữa hoặc truy cập các hệ thống của bạn. Chúng tôi cung cấp hướng dẫn giáo dục chung và giúp bạn tìm một nhà cung cấp dịch vụ IT được quản lý độc lập.

Dịch vụ của chúng tôi miễn phí cho doanh nghiệp. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và liên hệ để giúp bạn kết nối với một nhà cung cấp phù hợp với quy mô, nhu cầu và khu vực của bạn. Chúng tôi không bao giờ cần mật khẩu, thông tin xác thực mạng (network credentials) hoặc quyền truy cập hệ thống.

Nếu bạn muốn cách bắt đầu đơn giản hơn, bạn có thể get matched với một nhà cung cấp độc lập, hoặc xem thêm các answers diễn giải bằng ngôn ngữ dễ hiểu trước.