ما هو Microsoft 365 للأعمال (business)؟

Microsoft 365 Business هي خدمة اشتراك من Microsoft موجهة للأعمال تشمل بريدًا إلكترونيًا خاصًا بالعمل، والعمل على المستندات، والاجتماعات، وتخزين الملفات، وإدارة الأجهزة. ووفقًا للخطة، قد تتضمن تطبيقات مثل Outlook للبريد الإلكتروني، وWord وExcel وPowerPoint، وTeams للدردشة والاجتماعات، وOneDrive وSharePoint لتخزين الملفات ومشاركتها عبر السحابة.

كلمة "Business" غالبًا تشير إلى خطط الشركات الصغيرة والمتوسطة مثل Business Basic وBusiness Standard وBusiness Premium وApps for business. تتضمن كل خطة مزيجًا مختلفًا من تطبيقات الويب وتطبيقات سطح المكتب وميزات الأمان وأدوات الإدارة.

بالنسبة لكثير من الملاك، فنسختها البسيطة هي: غالبًا ما تكون هي النظام الذي يدعم بريد شركتك الإلكتروني وتقويمات المشاركة والملفات والعمل المكتبي اليومي. قد تكون خيارًا مناسبًا، لكن فقط إذا كانت الخطة والإعداد والدعم المستمر تتماشى مع طريقة عمل شركتك فعليًا.

على المستوى الأساسي، يمكن أن يوفّر Microsoft 365 Business لشركتك بريدًا إلكترونيًا احترافيًا باستخدام نطاق شركتك، وتقويمات مشتركة، وتخزين ملفات عبر الإنترنت، وتطبيقات المكتب التي يعرفها فريقك بالفعل. هذا قد يجعل العمل اليومي أكثر تنظيمًا من استخدام حسابات البريد الشخصي والملفات المحفوظة فقط على جهاز كمبيوتر واحد.

بعض الخطط تتضمن أيضًا ميزات الأمان وإدارة الأجهزة. على سبيل المثال، يعني المصادقة متعددة العوامل، أو MFA، أن يقوم المستخدمون بإدخال كلمة مرور إضافةً إلى خطوة ثانية مثل رمز على الهاتف. يشير Endpoint إلى جهاز عمل مثل كمبيوتر محمول أو سطح مكتب أو جهاز لوحي أو هاتف. يعني التحديث بإصلاحات (Patching) الحفاظ على تحديث البرامج بحيث تُعالج المشكلات المعروفة. قد تساعد الخطط الأكثر تقدمًا الشركة على وضع قواعد لأجهزة الشركة وحماية البيانات في حال فقدان جهاز كمبيوتر محمول.

من المهم معرفة أن Microsoft 365 لا يعني فقط "تثبيت Office". بل يشمل أيضًا حسابات المستخدمين، والصلاحيات، وقواعد مشاركة الملفات، وإعداد البريد الإلكتروني، وإعدادات الأمان، والتخطيط للنسخ الاحتياطي، والدعم عند حدوث مشكلة. وهنا غالبًا تحتاج العديد من الشركات الصغيرة إلى مساعدة لفهم ما تدفع مقابله وما الذي قد يكون مفقودًا.

إذا كان فريقك يستخدم البريد الإلكتروني ويشارك الملفات ويعمل من المنزل أحيانًا، أو يحتاج إلى أن يعمل الجميع على النظام نفسه، فيمكن لـ Microsoft 365 Business جمع هذه الأدوات معًا. قد يقلل ذلك من الالتباس، ويساعد الأشخاص على العثور على الملفات الصحيحة، ويجعل استقبال الموظفين الجدد أسهل.

كما يهم لأن كثيرًا من الشركات تفترض أن الإعداد الافتراضي يكفي. أحيانًا لا يكون ذلك كافيًا. قد يعمل الحساب الجديد بشكل جيد لإرسال البريد الإلكتروني وتخزين الملفات، لكن قد تكون إعدادات المشاركة غير محكمة، أو حماية الحساب ضعيفة، أو قد لا توجد عملية واضحة للموظفين السابقين أو للأجهزة المحمولة أو للاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية.

في القطاعات الخاضعة للتنظيم، تصبح التفاصيل أكثر أهمية. يشير HIPAA إلى قانون قابلية نقل التأمين الصحي والمساءلة (Health Insurance Portability and Accountability Act) وهو قانون أمريكي يؤثر في كيفية التعامل مع بعض المعلومات الصحية. يشير PCI إلى معيار أمان بيانات صناعة بطاقات الدفع (Payment Card Industry Data Security Standard)، وهو مجموعة قواعد للشركات التي تعالج مدفوعات بطاقات. أما SOC 2 فهو إطار شائع للتقارير الأمنية تُستخدمه بعض الجهات الموردة. تختلف المتطلبات حسب الصناعة والولاية، لذلك يعتمد الإعداد الصحيح على عملك أنت، وليس فقط اسم البرنامج.

يبدأ إعداد Microsoft 365 Business الجيد باختيار الخطة المناسبة. قد تحتاج شركة تكتفي ببريد إلكتروني بسيط والعمل عبر الويب إلى أقل من شركة تحتاج إلى تطبيقات سطح المكتب والموظفين عن بُعد واحتياجات الامتثال وأمانًا أكثر تشددًا. شراء أقل قد يخلق ثغرات. شراء أكثر من اللازم يهدر المال.

عادةً يتضمن الإعداد الجيد بريدًا إلكترونيًا تجاريًا على نطاقك أنت، وأدوار مستخدمين واضحة، وتسجيل دخول آمنًا باستخدام MFA، وقواعد مشاركة ملفات منطقية، وسياسات للأجهزة للكمبيوترات المملوكة للشركة، وعملية خروج/إنهاء عمل مرتبة عند مغادرة شخص ما. كما ينبغي أن يتضمن خطة نسخ احتياطي. قد تسمع عبارة النسخ الاحتياطي 3-2-1 (3-2-1 backup)، وتعني الاحتفاظ بـ 3 نسخ من البيانات على نوعين مختلفين من التخزين، مع الاحتفاظ بنسخة واحدة خارج الموقع (offsite). هذه فكرة تخطيط وليست وعدًا بأن كل ملف محذوف يمكن استعادته دائمًا.

يشمل الدعم الجيد أيضًا معرفة من يساعد عند حدوث مشكلة. تتعامل بعض الشركات مع Microsoft 365 داخل الشركة. بينما يعمل آخرون مع مزود خدمات مُدارة (MSP)، أي managed services provider. الـ MSP هو شركة مستقلة قد تساعد في مراقبة الأنظمة ودعم المستخدمين وإدارة الأجهزة وتقديم المشورة حول الأدوات والأمان. وإذا كنت تقارن بين الخيارات، يمكنك مراجعة المزيد من الإجابات المبسطة في قسمنا answers أو الاطلاع على فئات الدعم الشائعة في صفحة services.

من سوء الفهم الشائع الاعتقاد بأن كل خطة من Microsoft 365 تتضمن الميزات نفسها. هذا غير صحيح. بعض الخطط تركز بشكل أساسي على تطبيقات الويب والبريد الإلكتروني. بينما تضيف خطط أخرى برامج سطح مكتب وإدارة للأجهزة وإجراءات أمان أقوى.

سوء فهم آخر هو التفكير بأن شراء Microsoft 365 يعني أن كامل بيئة تقنية المعلومات الخاصة بك أصبحت مُدارة الآن. ليس الأمر كذلك. ما زال يجب على شخص ما إعداد المستخدمين وحماية الحسابات وتحديد قواعد المشاركة وصيانة الأجهزة ودعم الموظفين. لا يوجد مزود صادق يَعِد بتوقف صفري أو شبكة غير قابلة للاختراق.

أما سوء الفهم الثالث فيتعلق بالنسخ الاحتياطي والاستعادة. البرامج السحابية مفيدة، لكن الاحتفاظ (retention) والحذف والاستجابة لهجمات الفدية (ransomware) والتخطيط للاستعادة ما زالت موضوعات منفصلة. قد يتحدث مزود الخدمة أيضًا عن EDR، أي endpoint detection and response، وهي أداة تراقب أجهزة العمل بحثًا عن نشاط مشبوه. وقد يذكر RMM، أي remote monitoring and management، وهو برنامج يستخدمه بعض المورّدين لمتابعة صحة الأجهزة والتعامل مع الصيانة الروتينية. هذه أدوات دعم وليست سحرًا.

قد تحتاج إلى مساعدة إذا كان عملك ينمو، أو إذا كان الناس يشاركون الملفات بطريقة فوضوية، أو إذا كان البريد الإلكتروني مرتبطًا بموظف سابق، أو إذا كان الموظفون يستخدمون أجهزة شخصية للعمل، أو إذا لم تكن متأكدًا من من لديه إمكانية الوصول إلى ماذا. قد تحتاج أيضًا إلى مساعدة إذا كنت بحاجة إلى خطة أكثر رسمية لتأهيل الموظفين الجدد (onboarding) والإجراءات عند خروجهم (offboarding) والنسخ الاحتياطي والامتثال وإعدادات الأمان.

إذا تحدثت مع مزودين، اسأل أسئلة بسيطة. ما الخطة من Microsoft 365 التي تناسب أعمالنا، ولماذا؟ ما إعدادات الأمان التي توصي بها؟ كيف تتعاملون مع الموظفين الجدد ومن يغادرون؟ ما الذي يُشمل كل شهر، وما الذي يكلف إضافيًا؟ هل تقدمون SLA، أي service level agreement (اتفاق مستوى الخدمة)، وهو مستند يشرح أهداف الاستجابة ونطاق الدعم؟ وهل تقدمون نصائح استراتيجية مثل vCIO، أي virtual Chief Information Officer (رئيس تقنية المعلومات الافتراضي)، وهو شخص يساعد في تخطيط تقنية المعلومات على مستوى أعلى؟

لا تقوم NodeBridge IT ببيع Microsoft 365 أو بإدارته. نحن خدمة مطابقة مجانية تساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة على فهم خيارات تقنية المعلومات المُدارة وتتيح لك التواصل مع مزود مستقل إذا لزم الأمر. إذا كنت تريد مساعدة في العثور على مزود، يمكنك get matched.