Ano ang Microsoft 365 Business?

Ang Microsoft 365 Business ay isang subscription service mula sa Microsoft para sa business email, paggawa ng dokumento, mga meeting, pag-iimbak ng file, at pamamahala ng mga device. Depende sa plan, maaari itong isama ang mga app gaya ng Outlook para sa email, Word, Excel, PowerPoint, Teams para sa chat at mga meeting, at OneDrive at SharePoint para sa cloud file storage at pagbabahagi.

Karaniwan, ang “Business” ay tumutukoy sa mga plan para sa maliliit at mid-sized na kumpanya tulad ng Business Basic, Business Standard, Business Premium, at Apps para sa business. Ang bawat plan ay may ibang timpla ng web apps, desktop apps, mga tampok sa seguridad, at mga admin tool.

Para sa maraming may-ari, ganito lang ang simpleng paliwanag: madalas itong ang sistema sa likod ng inyong business email, shared calendars, mga file, at pang-araw-araw na trabaho sa opisina. Maaari itong maging magandang akma, pero kung at lamang kung ang plan, setup, at tuloy-tuloy na suporta ay tumutugma sa kung paano talaga gumagana ang inyong negosyo.

Sa pinaka-basic na antas, puwedeng bigyan ng Microsoft 365 Business ang inyong kumpanya ng propesyonal na email address gamit ang inyong business domain, shared calendars, online file storage, at ang mga office app na alam na ng inyong team. Makakatulong iyon na maging mas maayos ang araw-araw na trabaho kumpara sa paggamit ng personal na email account at mga file na naka-save lang sa iisang computer.

May ilang plan din na may kasamang mga tampok sa seguridad at pamamahala ng device. Halimbawa, ang multi-factor authentication, o MFA, ay nangangahulugang naglalagay ang mga user ng password at isang pangalawang hakbang gaya ng code mula sa kanilang phone. Ang Endpoint ay tumutukoy sa device na pang-trabaho tulad ng laptop, desktop, tablet, o phone. Ang Patching ay ang pag-i-update ng software para maayos ang mga kilalang isyu. Ang mas advanced na plan ay puwede ring tumulong sa negosyo na magtakda ng mga tuntunin para sa mga company device at protektahan ang data kapag nawala o naibigay ang isang laptop.

Mahalagang malaman na ang Microsoft 365 ay hindi lang “pag-iinstall ng Office.” Kasama rin dito ang mga user account, permissions, mga patakaran sa pagbabahagi ng file, pag-set up ng email, mga setting sa seguridad, pagpaplano para sa backup, at suporta kapag may may problemang nangyari. Dito madalas kailangan ng tulong ng maraming maliliit na negosyo para maunawaan kung ano ang binabayaran nila at kung ano ang posibleng kulang.

Kung ang inyong team ay gumagamit ng email, nagbabahagi ng mga file, minsan ay nagtatrabaho mula sa bahay, o kailangan ninyong lahat ay nasa parehong sistema, puwedeng pagsamahin ng Microsoft 365 Business ang mga tool na iyon. Maaari nitong bawasan ang kalituhan, tulungan ang mga tao na mahanap ang tamang mga file, at gawing mas madali ang onboarding ng mga bagong empleyado.

Mahalaga rin ito dahil maraming negosyo ang nag-aakala na sapat na ang default na setup. Minsan, hindi. Maaaring gumana nang maayos ang bagong account sa pagpapadala ng email at pag-iimbak ng mga file, pero puwede pa ring may maluwag na settings sa sharing, mahina o kulang na proteksyon sa account, o walang malinaw na proseso para sa mga dating empleyado, mobile device, o pag-iingat ng backup.

Para sa mga industriya na may regulasyon, mas lalong mahalaga ang mga detalye. Ang HIPAA ay tumutukoy sa Health Insurance Portability and Accountability Act, isang batas sa US na nakakaapekto kung paano hinahawakan ang ilang uri ng health information. Ang PCI ay tumutukoy sa Payment Card Industry Data Security Standard, isang hanay ng mga tuntunin para sa mga negosyong tumatanggap o nagpoproseso ng card payments. Ang SOC 2 ay isang karaniwang framework sa pag-uulat ng seguridad na ginagamit ng ilang vendor. Nag-iiba ang mga kinakailangan depende sa industriya at estado, kaya ang tamang setup ay nakadepende sa inyong negosyo—hindi lang sa pangalan ng software.

Ang magandang setup ng Microsoft 365 Business ay nagsisimula sa tamang plan. Ang isang kumpanya na may simpleng email at web-based na trabaho ay maaaring kailangan ng mas kaunti kaysa sa isang kumpanya na may desktop apps, remote staff, mga pangangailangan sa compliance, at mas mahigpit na seguridad. Ang pagbili ng masyadong kaunti ay maaaring magdulot ng mga puwang. Ang pagbili ng masyadong marami ay sayang sa pera.

Karaniwan, ang magandang setup ay may business email sa inyong sariling domain, malinaw na user roles, secure na sign-in gamit ang MFA, makabuluhang mga patakaran sa file sharing, mga patakaran sa device para sa mga computer na pag-aari ng kumpanya, at maayos na offboarding process kapag may umalis. Dapat din itong may kasamang backup plan. Baka marinig ninyo ang pariralang 3-2-1 backup, na nangangahulugang mag-iingatan ng 3 kopya ng data, sa 2 magkakaibang uri ng storage, na may 1 kopyang nakaimbak sa labas ng site. Planning idea ito, hindi garantiya na palaging maibabalik ang bawat tinanggal na file.

Ang magandang suporta ay nangangahulugan din ng pag-alam kung sino ang tutulong kapag may problema. May ilang negosyo na hinahandle ang Microsoft 365 sa loob ng kumpanya. Ang iba ay nakikipag-partner sa isang MSP, na nangangahulugang managed services provider. Ang MSP ay isang independiyenteng kumpanya na maaaring tumulong sa pag-monitor ng mga system, pag-suporta sa mga user, pamamahala ng mga device, at pagrekomenda ng mga tool at seguridad. Kung nag-iikumpara kayo ng mga opsyon, puwede ninyong tingnan ang mas maraming sagot sa simpleng wika sa aming answers section o tingnan ang mga karaniwang kategorya ng suporta sa aming services page.

Isa sa mga karaniwang maling akala ay ang pag-aakalang lahat ng Microsoft 365 plan ay may parehong features. Hindi iyon. May ilang plan na halos web apps at email lang ang diin. Ang iba ay nagdaragdag ng desktop software, pamamahala ng device, at mas matitinding kontrol sa seguridad.

Ang isa pa ay ang pag-aakalang kapag bumili kayo ng Microsoft 365, ang buong IT setup ninyo ay awtomatikong managed na. Hindi iyon. May kailangan pa ring mag-configure ng mga user, magprotekta sa mga account, magtakda ng mga patakaran sa sharing, magpanatili ng mga device, at sumuporta sa mga empleyado. Walang tapat na provider ang nangangakong zero downtime o isang network na hindi na-hack.

Ang pangatlong maling akala ay tungkol sa backup at recovery. Kapaki-pakinabang ang cloud software, pero ang pag-iingat (retention), pag-delete, pagtugon sa ransomware, at pagpaplano sa recovery ay mga hiwalay na paksa pa rin. Maaari ring pag-usapan ng provider ang EDR, na nangangahulugang endpoint detection and response—isang tool na nagmamasid sa mga work device para sa kahina-hinalang aktibidad. Baka banggitin din nila ang RMM, na nangangahulugang remote monitoring and management—software na ginagamit ng ilang provider para bantayan ang kalusugan ng mga device at mag-handle ng routine maintenance. Mga support tool ang mga ito, hindi magic.

Baka gusto ninyo ng tulong kung lumalaki ang inyong negosyo, magulo kung paano nagbabahagi ang mga tao ng mga file, ang email ay nakatali sa dating empleyado, gumagamit ang staff ng personal devices para sa trabaho, o hindi ninyo sigurado kung sino ang may access sa ano. Baka kailangan din ninyo ng tulong kung kailangan ninyo ng mas pormal na plan para sa onboarding, offboarding, backups, compliance, o mga setting sa seguridad.

Kapag nakikipag-usap kayo sa mga provider, magtanong ng mga simpleng bagay. Aling Microsoft 365 plan ang akma para sa aming negosyo, at bakit? Anong mga security setting ang irerekomenda ninyo? Paano ninyo hinahandle ang mga bagong hire at pag-alis? Ano ang kasama bawat buwan, at ano ang may dagdag na gastos? Nagbibigay ba kayo ng SLA, na nangangahulugang service level agreement—isang dokumentong naglilinaw sa mga target sa pagtugon at saklaw ng suporta? Nag-aalok ba kayo ng strategic advice, gaya ng vCIO, na nangangahulugang virtual Chief Information Officer—isang taong tumutulong sa pagplano ng IT sa mataas na antas?

Ang NodeBridge IT ay hindi nagbebenta o nagma-manage ng Microsoft 365. Kami ay isang libreng matching service na tumutulong sa maliliit at mid-sized na negosyo na maunawaan ang mga managed IT options at kumonekta sa isang independiyenteng provider kapag kailangan. Kung gusto ninyong makahanap ng isa, puwede kayong magpa-match.