Microsoft 365 business là gì?

Microsoft 365 Business là dịch vụ đăng ký của Microsoft dành cho email doanh nghiệp, làm việc với tài liệu, họp, lưu trữ tệp và quản lý thiết bị. Tùy theo gói, dịch vụ có thể bao gồm các ứng dụng như Outlook cho email, Word, Excel, PowerPoint, Teams để nhắn tin và tổ chức họp, và OneDrive cùng SharePoint để lưu trữ và chia sẻ tệp trên đám mây.

Từ “Business” thường chỉ các gói dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa như Business Basic, Business Standard, Business Premium, và Apps for business. Mỗi gói có một tổ hợp khác nhau giữa ứng dụng web, ứng dụng máy tính, tính năng bảo mật và công cụ quản trị.

Với nhiều chủ doanh nghiệp, phiên bản đơn giản là: đây thường là “hệ thống” đứng sau email doanh nghiệp, lịch dùng chung, tệp và công việc văn phòng hằng ngày. Nó có thể phù hợp, nhưng chỉ khi gói, việc thiết lập và hỗ trợ liên tục khớp với cách doanh nghiệp của bạn vận hành thực tế.

Ở mức cơ bản, Microsoft 365 Business có thể cung cấp cho công ty bạn một địa chỉ email chuyên nghiệp dùng tên miền doanh nghiệp của bạn, lịch dùng chung, lưu trữ tệp trực tuyến và các ứng dụng văn phòng mà đội ngũ của bạn đã quen dùng. Điều này có thể giúp công việc hằng ngày được gọn gàng và ngăn nắp hơn so với việc dùng email cá nhân và các tệp chỉ được lưu trên một máy tính.

Một số gói cũng bao gồm các tính năng bảo mật và quản lý thiết bị. Ví dụ, xác thực đa yếu tố, hay MFA (Multi-Factor Authentication), nghĩa là người dùng nhập mật khẩu kèm thêm một bước thứ hai như mã trên điện thoại. Endpoint là thiết bị phục vụ công việc như laptop, máy tính để bàn, máy tính bảng hoặc điện thoại. Patching là việc cập nhật phần mềm để các lỗi đã biết được khắc phục. Các gói nâng cao hơn có thể giúp doanh nghiệp đặt quy tắc cho thiết bị của công ty và bảo vệ dữ liệu nếu một laptop bị mất.

Điều quan trọng cần biết là Microsoft 365 không chỉ là “cài Office”. Nó còn bao gồm tài khoản người dùng, quyền truy cập, quy tắc chia sẻ tệp, thiết lập email, cài đặt bảo mật, kế hoạch sao lưu và hỗ trợ khi có sự cố. Đây là phần mà nhiều doanh nghiệp nhỏ cần được giúp để hiểu rõ mình đang trả tiền cho điều gì và còn thiếu gì.

Nếu đội ngũ của bạn dùng email, chia sẻ tệp, thỉnh thoảng làm việc từ nhà, hoặc cần mọi người dùng cùng một hệ thống, Microsoft 365 Business có thể gom các công cụ đó lại với nhau. Nó có thể giảm nhầm lẫn, giúp mọi người tìm đúng tệp cần thiết và giúp việc tuyển dụng nhân sự mới dễ dàng hơn.

Nó cũng quan trọng vì nhiều doanh nghiệp hiểu nhầm rằng cấu hình mặc định là đã đủ. Đôi khi không phải. Một tài khoản mới có thể hoạt động tốt để gửi email và lưu tệp, nhưng vẫn có thể có cài đặt chia sẻ chưa chặt chẽ, khả năng bảo vệ tài khoản còn yếu, hoặc không có quy trình rõ ràng cho nhân viên cũ, thiết bị di động hoặc việc giữ dữ liệu sao lưu.

Với các ngành được quản lý chặt chẽ, chi tiết còn quan trọng hơn. HIPAA nghĩa là Health Insurance Portability and Accountability Act (Luật về chuyển đổi và trách nhiệm giải trình bảo hiểm y tế của Hoa Kỳ), liên quan đến cách xử lý một số thông tin sức khỏe. PCI nghĩa là Payment Card Industry Data Security Standard, một bộ quy tắc cho các doanh nghiệp xử lý thanh toán bằng thẻ. SOC 2 là một khung báo cáo bảo mật phổ biến mà một số nhà cung cấp sử dụng. Yêu cầu khác nhau theo ngành và theo bang, vì vậy cấu hình phù hợp phụ thuộc vào doanh nghiệp của bạn, chứ không chỉ dựa vào tên phần mềm.

Cấu hình Microsoft 365 Business tốt bắt đầu từ việc chọn đúng gói. Một công ty chỉ cần email đơn giản và làm việc qua web có thể cần ít hơn so với công ty có ứng dụng trên máy tính, nhân sự làm từ xa, yêu cầu tuân thủ và nhu cầu bảo mật chặt chẽ hơn. Mua quá ít có thể tạo ra lỗ hổng. Mua quá nhiều thì lãng phí chi phí.

Cấu hình tốt thường bao gồm email doanh nghiệp trên tên miền của riêng bạn, phân vai người dùng rõ ràng, đăng nhập an toàn với MFA, quy tắc chia sẻ tệp hợp lý, chính sách thiết bị cho các máy tính do công ty sở hữu và quy trình offboarding sạch sẽ khi một người rời đi. Nó cũng nên có kế hoạch sao lưu. Bạn có thể nghe cụm “sao lưu 3-2-1”, nghĩa là giữ 3 bản dữ liệu, trên 2 loại phương tiện lưu trữ khác nhau, với 1 bản được lưu ngoài cơ sở (offsite). Đây là ý tưởng lập kế hoạch, không phải lời hứa rằng mọi tệp bị xóa đều có thể khôi phục vĩnh viễn.

Hỗ trợ tốt cũng có nghĩa là bạn biết ai sẽ giúp khi có vấn đề. Một số doanh nghiệp tự quản lý Microsoft 365 tại nội bộ. Những doanh nghiệp khác làm việc với MSP, tức là nhà cung cấp dịch vụ quản lý (managed services provider). MSP là một công ty độc lập có thể giúp giám sát hệ thống, hỗ trợ người dùng, quản lý thiết bị và tư vấn về công cụ cũng như bảo mật. Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, bạn có thể xem thêm các câu trả lời nói bằng ngôn ngữ phổ thông trong mục answers hoặc xem các nhóm hỗ trợ phổ biến trên trang services.

Một hiểu lầm phổ biến là nghĩ rằng mọi gói Microsoft 365 đều có các tính năng giống nhau. Thực tế không phải vậy. Một số gói chủ yếu là ứng dụng web và email. Những gói khác bổ sung phần mềm trên máy tính, quản lý thiết bị và các kiểm soát bảo mật mạnh hơn.

Hiểu lầm khác là nghĩ rằng mua Microsoft 365 đồng nghĩa với việc toàn bộ hạ tầng CNTT của bạn giờ đây đã được quản lý. Không phải vậy. Vẫn cần có người cấu hình người dùng, bảo vệ tài khoản, đặt quy tắc chia sẻ, duy trì thiết bị và hỗ trợ nhân viên. Không có nhà cung cấp nào làm việc một cách trung thực mà hứa hẹn sẽ không có thời gian ngừng hoạt động hoặc mạng không thể bị xâm nhập.

Hiểu lầm thứ ba liên quan đến sao lưu và khôi phục. Phần mềm trên đám mây hữu ích, nhưng việc giữ dữ liệu (retention), xóa dữ liệu, phản hồi ransomware và lập kế hoạch khôi phục vẫn là những chủ đề riêng. Một nhà cung cấp cũng có thể nói về EDR, tức là endpoint detection and response (phát hiện và phản hồi trên thiết bị), là công cụ theo dõi các thiết bị phục vụ công việc để phát hiện hoạt động đáng ngờ. Họ cũng có thể nhắc đến RMM, tức remote monitoring and management (giám sát và quản lý từ xa), là phần mềm một số nhà cung cấp dùng để theo dõi tình trạng thiết bị và xử lý bảo trì định kỳ. Đây là các công cụ hỗ trợ, không phải “phép màu”.

Bạn có thể cần được hỗ trợ nếu doanh nghiệp của bạn đang tăng trưởng, mọi người chia sẻ tệp theo cách hơi lộn xộn, email đang gắn với một nhân viên đã nghỉ, nhân viên dùng thiết bị cá nhân để làm việc, hoặc bạn chưa rõ ai đang có quyền truy cập vào những gì. Bạn cũng có thể cần hỗ trợ nếu cần một kế hoạch chính thức hơn cho onboarding, offboarding, sao lưu, tuân thủ hoặc các cài đặt bảo mật.

Khi trao đổi với các nhà cung cấp, hãy hỏi những câu đơn giản. Gói Microsoft 365 nào phù hợp với doanh nghiệp của chúng tôi và vì sao? Bạn khuyến nghị những cài đặt bảo mật nào? Bạn xử lý việc nhân sự mới và nhân sự rời đi như thế nào? Mỗi tháng có gì được bao gồm và khoản nào phát sinh thêm chi phí? Bạn có cung cấp SLA (service level agreement), tức thỏa thuận mức độ dịch vụ, là tài liệu nêu các mục tiêu phản hồi và phạm vi hỗ trợ không? Bạn có tư vấn chiến lược như vCIO (virtual Chief Information Officer), tức “Giám đốc công nghệ thông tin” ảo—người hỗ trợ lập kế hoạch CNTT ở mức độ tổng quan—không?

NodeBridge IT không bán hoặc quản lý Microsoft 365. Chúng tôi là dịch vụ ghép nối miễn phí, giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiểu các lựa chọn về IT được quản lý và kết nối với một nhà cung cấp độc lập nếu cần. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm nhà cung cấp, bạn có thể được ghép nối.