Paano pigilan ang phishing emails?

Walang iisang switch na ganap na humihinto sa phishing na email. Nakakatulong ang mga email filter, pero kahit magagandang sistema, may ilang mensaheng napapalusot pa rin. Ang matalinong plano ay gumagamit ng ilang layer.

Para sa karamihan ng maliliit na negosyo, iyon ay mas mahusay na email filtering, multi-factor authentication (MFA), na ibig sabihin ay may dagdag na hakbang para makapag-login, pagsasanay ng staff, isang simpleng paraan para i-report ang mga kahina-hinalang email, at pangunahing seguridad ng device. Kabilang din dito ang pag-check sa mga setting ng domain mo para mas mahirap sa iba na magkunwaring nagpapadala ng email mula sa iyong negosyo.

Kung wala pa ang setup na iyon ngayon, magsimula muna sa mga pangunahing bagay. Ang isang mahusay na managed IT services provider, madalas tawaging MSP, puwedeng i-review kung ano ang meron ka, ipaliwanag ang mga puwang sa malinaw na Tagalog/English na madaling maintindihan, at tulungan kang maglagay ng makatuwirang proteksyon. Kung gusto mo ng tulong sa paghahanap nito, maaari ka naming ikonekta sa isang independiyenteng provider.

Ang phishing ay hindi lang nakakainis na spam. Isa ito sa mga pinakakaraniwang paraan kung paano sinusubukan ng mga kriminal na magnakaw ng password, lokohin ang staff na magpadala ng pera, o makakuha ng access sa business email, file, at impormasyon ng customer.

Para sa isang maliit na negosyo, ang isang pekeng invoice, isang login page, o isang mensaheng mukhang galing sa may-ari ay puwedeng magdulot ng totoong abala. Puwede kang mawalan ng oras, makaligtaan ang mga pagbabayad, malito ang mga customer, o gugulin ang mga araw sa paglilinis ng mga account at device.

Mas mataas ang panganib kapag abala ang team mo, nagtatrabaho sa higit sa isang wika, o humahawak ng maraming invoice, shipping notices, o mga request ng customer. Gumagana ang phishing sa pamamagitan ng pagtingin na normal. Kaya mahalaga ang malinaw na proseso kasinghalaga ng teknolohiya.

Ang maganda at proteksyon ay may layer. Ang email system mo dapat nagfi-filter ng malinaw na junk at kilalang mapaminsalang link. Dapat alam ng team mo kung paano pabagalin at beripikahin ang mga kakaibang request. Ang mga pag-login mo dapat gumagamit ng MFA, na ibig sabihin ay password kasama ang pangalawang tseke tulad ng prompt sa app o code. Ang mga device mo dapat regular na ina-update sa pamamagitan ng patching, na ibig sabihin ay pag-install ng security at software updates.

Gusto mo rin ng endpoint protection. Ang endpoint ay work device tulad ng laptop, desktop, o phone. May ilang provider na maaaring magrekomenda ng EDR, na nangangahulugang endpoint detection and response. Sa malinaw na paliwanag, iyon ay software na nagbabantay sa mga device para sa kahina-hinalang gawi at tumutulong sa pagresponde kapag may mukhang mali.

Sa panig ng user, ang maganda ay simple. Alam ng staff kung ano ang gagawin sa kahina-hinalang mensahe. Ang mga mahahalagang request sa bayad o pag-change ng bangko ay kinukumpirma sa ibang paraan. Limitado ang mga shared mailbox at admin account. Tama ang pag-set up ng email records para sa domain mo. Wala rito ang magpapagawa sa iyo na hindi na-mahahatak. At walang tapat na provider na magsasabing ganun. Ang layunin ay bawasan ang risk at gawing mas maliit at mas madaling kontrolin ang mga problema.

Magsimula sa mga email account mo. Kung wala pang MFA para sa bawat user, i-on ito. Unahin ang email, accounting, payroll, at anumang account na puwedeng mag-approve ng payments o mag-reset ng password. I-review kung sino ang may admin access at alisin ito sa mga taong hindi kailangan.

Susunod, i-check ang approval process mo para sa pera at sensitibong impormasyon. Ang request na baguhin ang bank details, bumili ng gift cards, magpadala ng mga tax forms, o mag-share ng data ng customer ay dapat palaging beripikahin sa pangalawang paraan, tulad ng phone call sa kilalang numero. Huwag umasa sa pag-reply sa parehong email thread.

Pagkatapos, tingnan ang mga device na ginagamit ng mga tao sa trabaho. Siguraduhing nagaganap ang updates, inaalis ang mga lumang account, at may naka-install na basic security software. Kung gumagamit ka ng outside IT company, tanungin kung ano ang ginagawa nila para sa email protection, endpoint protection, at user training. Kung wala kang outside help, alamin ang tungkol sa managed IT services o magbasa pa ng mas malinaw na mga sagot sa IT para sa maliliit na negosyo.

Kapag nagko-compare ka ng mga provider, magtanong ng mga simpleng bagay at asahan ang malinaw na sagot. Ang MSP ay managed IT services provider, ibig sabihin ay isang kumpanya na maaaring tumulong sa pag-monitor, pag-support, at pag-maintain ng teknolohiya ng negosyo. Dapat nila itong maipaliwanag nang hindi itinatago sa likod ng jargon.

Tanungin kung paano nila pinoprotektahan ang business email, paano nila ina-roll out ang MFA, paano nila hinahandle ang patching, anong user training ang nirerekomenda nila, at ano ang mangyayari kapag may nag-click ng masamang link. Tanungin kung ano ang kasama, ano ang may dagdag na gastos, at paano nila ire-report ang mga issue. Kapag binanggit nila ang SLA, ibig sabihin ay service level agreement, o ang nakasulat na inaasahan para sa response times at support.

Puwede mo ring itanong kung gumagamit sila ng RMM, na nangangahulugang remote monitoring and management. Sa malinaw na paliwanag, ito ay software na ginagamit ng maraming provider para tingnan ang kalusugan ng mga device, i-deploy ang updates, at mag-support nang malayuan. Tanungin kung paano nila ginagamit ang mga tool na iyon, ano ang nakikita nila, at paano nila pinoprotektahan ang privacy ng client. Kung gusto mo ng tulong sa pag-compare ng mga opsyon, tinutulungan namin ang mga negosyo na makahanap ng independiyenteng managed IT provider.