Ano ang dapat kasama sa IT budget?

Ang praktikal na badyet sa IT kadalasang may kasamang hardware, software, support, mga serbisyo sa internet at telepono, mga tool sa cybersecurity, backup, mga serbisyong cloud, pag-set up at training ng empleyado, at kaunting reserba para sa mga hindi inaasahan.

Para sa maraming maliliit na negosyo, ang pinakamalaking pagkakamali ay ang pag-budget lang para sa mga bagong computer. Ang tunay na gastos ng IT ay kasama rin ang pag-update ng mga device, pag-aayos ng mga problema, pamamahala sa mga lisensya ng software, pagpapalit ng mga lumalalang kagamitan, at pagplano para sa paglago.

Kung nagtatrabaho ka sa isang MSP, ibig sabihin ay managed services provider, maaaring kasama sa badyet mo rin ang buwanang singil sa support. Madalas na saklaw ng singil na iyon ang regular na tulong, monitoring, patching, at payo, pero ang eksaktong saklaw ay nakadepende sa kasunduan.

Ang malinaw na badyet sa IT ay nakakatulong para maiwasan ang paggastos sa huling minuto. Kapag nabigo ang isang server, namatay ang isang laptop, o may renewal ng mahalagang bill para sa software, ayaw mong napipilitang gumawa ng mabilis na desisyon.

Nakakatulong din itong mas patas na paghambingin ang mga provider. Baka mukhang mas mura ang isang proposal sa simula, pero palangga lang iyon kung hindi nito isinama ang backup checks, mga tool sa cybersecurity, after-hours support, o pagpaplano sa pagpapalit ng kagamitan. Ang iba naman ay maaaring may kasamang mas marami, pero kung alam mo lang kung ano ang hahanapin.

Magandang pag-budget din ang sumusuporta sa araw-araw na operasyon. Umaasa ang team mo sa access sa internet, email, business software, telepono, printer, shared files, at mga secure na pag-login. Kung hindi planado ang mga gastos na iyon, puwedeng lumitaw ang maliliit na problema at mauwi sa magastos na pagkaantala.

Magkaiba rin ang requirements ayon sa industriya at estado. Ang isang medical office, retailer, law firm, warehouse, at professional services company ay maaaring mangailangan ng iba’t ibang tool, pag-iingat ng rekord, o mga hakbang sa seguridad.

Magsimula sa hardware. Kabilang dito ang mga laptop, desktop, telepono, tablet, printer, mga kagamitang pang-network tulad ng firewalls at switches, at minsan ay servers. Hindi dapat ituring ang hardware bilang gastos na one-time lang habang-buhay. Karamihan sa mga negosyo ay may replacement plan bawat ilang taon.

Susunod ay software. Isama ang Microsoft 365 o Google Workspace, mga accounting system, point-of-sale system, customer management tools, mga line-of-business app, antivirus o security software, at anumang program na pang-industriya. Bantayan ang per-user at per-device billing.

Pagkatapos ay isama ang support at maintenance. Puwedeng ito ay internal staff, panlabas na hourly help, o isang MSP. Alamin kung kasali sa presyo ang patching, na ibig sabihin ay pag-install ng software at security updates, endpoint protection, na ibig sabihin ay mga security tool para sa bawat laptop, desktop, o iba pang device, at backup monitoring.

Dapat din na mag-budget para sa mga serbisyong cloud, internet, mga business phone, at mga pagbabago sa empleyado. Ang mga bagong hire ay nangangailangan ng mga device, account, at oras ng pag-set up. Ang mga empleyadong umaalis ay maaaring mangailangan ng pag-shutdown ng account, paglipat ng data, at pagkuha ng kagamitan.

Maraming maliliit na negosyo ang kulang sa pag-budget para sa seguridad dahil ipinapalagay nilang kasama ito sa lahat ng dako. Minsan kasama nga, minsan hindi. Magtanong nang partikular tungkol sa multi-factor authentication, o MFA, na nangangahulugang dagdag na hakbang sa pag-login tulad ng code sa telepono mo, endpoint detection and response, o EDR, na mas advanced na tool na tumutulong makakita ng kahina-hinalang aktibidad sa mga device ng negosyo, at email filtering.

Kailangan din ng hiwalay na line item ang backup. Ang magandang backup plan ay maaaring may kasamang local at cloud copies, testing, at malinaw na mga hakbang sa pag-recover. Baka marinig mo ang terminong 3-2-1 backup. Ibig sabihin nito ay may 3 kopya ng data, sa 2 magkaibang uri ng storage, na ang 1 kopya ay naka-imbak sa labas ng site. Walang tapat na provider ang dapat mangakong walang anumang downtime o guaranteed ang recovery sa lahat ng sitwasyon, pero mahalaga pa rin ang tunay na plano.

Kung binabanggit ng provider ang service levels, magtanong tungkol sa SLA, na ibig sabihin ay service level agreement. Ito ang dokumentong nagpapaliwanag sa mga target sa response, mga oras ng coverage, at kung ano ang kasama at hindi kasama. Bahagi ito ng pag-budget dahil maaaring mas mahal ang mas mabilis na response o mas malawak na support.

Ang magandang badyet sa IT ay sapat na simple para madaling gamitin at sapat na detalyado para maiwasan ang mga sorpresa. Ipinapakita nito ang mga buwanang paulit-ulit na gastos, taunang renewal, inaasahang pagpapalit ng kagamitan, at kaunting reserba para sa mga pang-isang beses na pangangailangan.

Dapat din nitong tugma ang kung paano talaga nagpapatakbo ang negosyo mo. Ang opisina na may 10 tao at may remote staff, shared files, at masinsinang paggamit ng email ay may ibang pangangailangan kaysa sa planta na may 40 tao na may scanners, workstations, at specialized software.

Para sa maraming maliliit at mid-sized na negosyo, nakakatulong ang pag-iisip sa tatlong bucket: panatilihing tumatakbo ang mga bagay, bawasan ang mga risk na maiiwasan, at maghanda para sa paglago. Ibig sabihin nito ay daily support, updates, pamamahala ng account, at backup sa unang bucket, mga tool sa seguridad at training ng staff sa ikalawa, at pagpaplano sa pagpapalit at pag-set up ng mga bagong user sa ikatlo.

Kung inihahambing mo ang mga support option, hilingin sa bawat provider na ipaliwanag ang kanilang saklaw sa malinaw na wika. Kung gusto mo ng tulong sa paghahanap ng independiyenteng provider, matutulungan ng NodeBridge IT na ma-match ka. Maaari mo ring basahin pa ang mas malinaw na mga sagot o alamin kung paano karaniwang nakaayos ang mga managed IT services.

Walang iisang “tamang” numero para sa bawat negosyo. Nakasalalay ang gastos sa bilang ng empleyado, dami ng mga device, software stack, mga pangangailangan sa seguridad, kung may maraming lokasyon ka, at sa lugar mo. Anumang range ay pang-plano lang, hindi ito quote.

Bilang magaspang na simula, ang napakaliit na negosyo kadalasan ay nagba-budget ng ilang daang dolyar kada empleyado bawat taon para sa basic na pagpapalit ng hardware at software, kasama ang hiwalay na gastos sa support. Ang mga negosyong may patuloy na panlabas na support ay madalas nakakakita ng buwanang gastos kada user para sa managed services, security, at mga cloud tool, bukod pa sa internet at business software. Ang mas kumplikadong kapaligiran ay puwedeng mas mahal pa.

Ang mahalaga ay hindi habulin ang pinakamababang numero. Unawain kung ano ang kasama, ano ang hindi kasama, kung ano ang kailangang mapalitan sa lalong madaling panahon, at kung alin ang fixed na gastos kumpara sa variable. Ang murang planong nag-iiwan sa backup testing, MFA, o pagpaplano sa pagpapalit ng device ay maaaring maging mas mahal sa bandang huli.