Managed IT cost estimator worksheet

Kung hindi ka pa nakabili ng managed IT dati, maaaring mukhang mahirap bigyang-kahulugan ang pagpepresyo. Ang isang panukala ay maaaring magmukhang mura, pero baka may mahahalagang gawain na hindi kasama. Ang isa naman ay maaaring magmukhang mahal, pero may kasamang mas matibay na suporta, mas mahusay na seguridad, at mas mabilis na oras ng pagtugon.

Binibigyan ka ng worksheet na ito ng tinatayang hanay ng badyet batay sa iyong mga tao, device, at mga pangangailangan sa seguridad. Hindi ito quote. Ang aktwal na presyo ay nakadepende sa bilang ng empleyado mo, bilang ng device, oras ng operasyon ng negosyo, mga patakarang pang-industriya, mga lokasyon ng opisina, at lokal na kondisyon ng merkado.

Karaniwang ibig sabihin ng managed IT ang tuloy-tuloy na tulong mula sa MSP, isang managed services provider. Kabilang dito ang help desk support, pagse-set up ng mga device, pag-update ng software, mga security tool, pag-monitor sa backup, at pagpaplano. May ilang provider din na nag-aalok ng vCIO, o virtual Chief Information Officer—ibig sabihin ay panlabas na tagapayo na tumutulong sa pagpaplano at paglalaan ng badyet para sa IT.

Kung gusto mo ng tulong pagkatapos mong punan ito, ang NodeBridge IT ay makakatulong sa paghanap mo ng isang independiyenteng managed IT provider. Libre ang aming serbisyo para sa mga may-ari ng negosyo. Kinokolekta lang namin ang mga pangunahing detalye sa negosyo at pakikipag-ugnayan—hindi mga password o access sa system.

Magsimula sa apat na bilang: users, computers, mobile devices, at locations. Ang user ay sinumang nangangailangan ng suporta, email, pag-access sa file, o mga business app. Ang device ay maaaring desktop, laptop, phone, tablet, o nakabahaging workstation.

Susunod, ilista ang antas ng serbisyong sa tingin mo ay kailangan mo. Karaniwang kasama sa basic support ang help desk, setup para sa mga karaniwang business device, patching, at basic monitoring. Ang patching ay regular na pag-install ng software at system updates. Ang monitoring ay kadalasang gumagamit ng RMM, remote monitoring at management software, na nagbibigay-daan sa provider na tingnan ang kalusugan ng device at mga routine alert.

Pagkatapos, markahan ang anumang pangangailangan sa seguridad. Maraming negosyo ngayon ang humihingi ng MFA, multi-factor authentication, na nagdadagdag ng pangalawang hakbang sa pag-sign in. May ilan ding gusto ng EDR, endpoint detection and response. Ang endpoint ay anumang device na konektado sa negosyo, gaya ng laptop o phone. Ang EDR ay security tool na nagmamasid sa mga device na iyon para sa kahina-hinalang kilos at tumutulong sa provider na mag-imbestiga at tumugon.

Sa huli, isulat ang anumang espesyal na requirement. Mga halimbawa: suporta 24/7, maraming opisina, regulated na data, cloud migrations, trabaho sa labas ng oras ng opisina, suporta sa server, o line-of-business software na nangangailangan ng mas maingat na pagtrato. Karaniwang umaakyat ang badyet kapag kabilang ang mga item na ito.

Gamitin ang mga hanay sa ibaba para makabuo ng tinatayang monthly budget. Ito ay mga karaniwang hanay sa US market para sa maliliit at mid-sized na negosyo. Hindi ito quote. Ang aktwal mong bilang ay nakadepende sa iyong lugar, sa setup mo, at sa dami ng suportang at seguridad na gusto mo.

Hakbang 1: bilangin ang mga user na sinusuportahan mo. Para sa maraming fully managed plans, starting range ay nasa mga $100 hanggang $250 kada user kada buwan. Mas mababang hanay kadalasang sumasaklaw sa standard business hours at mas simpleng setup. Mas mataas na hanay kadalasang may kasamang mas matibay na seguridad, mas malalim na suporta, tulong sa compliance, o mas hands-on na serbisyo.

Hakbang 2: tingnan kung ang provider ay may singil din kada device. May iba na nagpapresyo lang kada user. Ang iba ay nagdaragdag ng device fees para sa mga server, shared computers, o mga espesyal na kagamitan. Ang tinatayang hanay ay $25 hanggang $100 kada workstation o laptop kada buwan, at humigit-kumulang $100 hanggang $400 kada server kada buwan, depende sa edad, pagiging kumplikado, at software.

Hakbang 3: idagdag ang mga item sa seguridad na maaaring hiwalay. Maaaring kasama ang MFA o ipapasa ito bilang maliit na add-on kada user. Madalas na hiwalay na line item ang EDR. Maaari ring hiwalay ang email security, security awareness training, backup tools, at compliance reporting.

Hakbang 4: tandaan ang pangangailangan sa backup. Itanong kung kasama ang backup, sino ang nagche-check nito, at anong recovery help ang sakop. Maaari mong marinig ang terminong 3-2-1 backup. Ibig sabihin, pinananatili ang 3 kopya ng data, sa 2 magkaibang uri ng storage, na ang 1 kopya ay nakaimbak sa offsite. Walang tapat na provider na nangangakong zero downtime, zero data loss, o isang network na hindi mahahack, kaya mahalagang itanong kung paano pinangangasiwaan ang backup.

Hakbang 5: isulat ang mga one-time setup costs. Ang onboarding, dokumentasyon, cleanup work, device standardization, at tool deployment ay madalas na sinisingil nang isang beses sa simula. Kung mababa ang buwanang halaga ng quote pero napakataas ng upfront, itanong kung anong trabaho ang kasama.

Maaari mong gamitin ang simpleng formula na ito para makagawa ng tinatayang buwanang pagtataya.

Monthly estimate = users x monthly per-user rate, plus servers x monthly server rate, plus anumang karagdagang security tools, plus after-hours o multi-location support kung kailangan.

Halimbawa lang. Kung mayroon kang 15 users at ang antas ng serbisyo ng provider ay nasa $125 hanggang $175 kada user kada buwan, maaaring ang base range mo ay nasa mga $1,875 hanggang $2,625 kada buwan. Kung mayroon ka rin ng 1 server na $150 hanggang $300 kada buwan at ilang security add-ons, maaaring umakyat ang total mo sa low to mid $2,000s o higit pa.

Kapag ang iyong negosyo ay highly regulated, magbubukas nang huli, gumagamit ng specialty software, o may ilang opisina, mas mataas ang posibilidad na maging mas malaki ang bilang. Nag-iiba ang requirement ayon sa industriya at estado. Halimbawa, maaaring kailangan ng mga negosyong pangkalusugan ng support na naka-focus sa HIPAA, ang Health Insurance Portability and Accountability Act. Ang mga negosyong humahawak ng payment cards ay maaaring mangailangan ng tulong sa PCI, ang Payment Card Industry Data Security Standard. May ilang vendor ding magbabanggit ng SOC 2, isang reporting framework na ginagamit ng maraming software company para ipakita kung paano nila hinahawakan ang seguridad at controls.

Ang layunin ng worksheet na ito ay hindi hanapin ang perpektong numero. Ang layunin ay tulungan kang makita ang pagkakaiba ng makatotohanang quote at isang quote na baka may mahahalagang parte na kulang.

Kapag ikinukumpara mo ang mga quote, huwag presyo lang ang tingnan. Tingnan kung ano talaga ang sakop, gaano kabilis ang suportang inaasahang tutugon, at kung aling mga security tools ang kasama. Humingi ng plain language, hindi jargon.

Isang mahalagang termino ay SLA, service level agreement. Ito ang bahagi na naglilinaw sa mga target sa pagtugon, oras ng sakop, at kung ano ang mangyayari para sa iba’t ibang uri ng isyu. Ang mas murang quote ay maaaring may mas mabagal na SLA, mas kaunting support channels, o dagdag na singil para sa onsite visits, projects, o after-hours na tulong.

Tanungin din kung kasama ang patching, MFA support, EDR, backup checks, vendor coordination, employee onboarding at offboarding, at mga planning meeting. Kung lahat ng ito ay magkakahiwalay, baka hindi ipakita ng mababang buwanang numero ang tunay mong gastusin.

Maaari kang matuto pa tungkol sa mga karaniwang service models sa aming pahinang mga serbisyo, o basahin ang mga tip na madaling maintindihan sa aming mga gabay. Kung gusto mo ng tulong sa pag-aayos ng mga quote, makakatulong kaming i-connect ka sa isang independiyenteng managed IT provider na akma sa laki ng iyong negosyo, lugar, at mga pangangailangan.

Kapag natapos mo ang worksheet, itabi sa harap mo ang tatlong numero: ang malamang mong monthly range, ang one-time startup range, at ang mga must-have items. Nagbibigay ito sa iyo ng kalmado at malinaw na panimulang punto para sa mga usapan sa provider.

Kung ang isang quote ay masyadong mababa kumpara sa range mo, itanong kung ano ang hindi kasama. Kung mas mataas kaysa sa range mo, itanong kung anong dagdag na serbisyo o proteksyon ang binabayaran mo. Sa maraming kaso, ang pagkakaiba ay hindi lang markup. Ito ay tungkol sa sakop ng suporta, staffing, mga tool, at kung gaano karaming hands-on work ang inaasahan ng provider.

Kung gusto mo, matutulungan ka ng NodeBridge IT na ikumpara ang iyong worksheet sa merkado at tulungan kang hanapin ang isang independiyenteng managed IT provider. Kami ay isang libreng matching service. Hindi namin minamanage ang mga system, inaayos ang mga network, mino-monitor ang mga account, o sinisigurong mismo ang seguridad ng iyong negosyo.