Tôi cần máy chủ hay chỉ cần dùng đám mây?

Bạn có thể không cần máy chủ nếu nhóm của bạn chủ yếu dùng các ứng dụng đám mây như email, chia sẻ tệp, kế toán, lên lịch và các công cụ hỗ trợ khách hàng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện nay làm việc hiệu quả với hệ thống đám mây, máy tính xách tay và kết nối internet tốt.

Bạn vẫn có thể cần máy chủ nếu bạn chạy phần mềm kinh doanh đặc biệt, phải lưu các tệp rất lớn ở một nơi, cần truy cập nhanh tại chỗ trong văn phòng, hoặc có thiết bị phụ thuộc vào hệ thống đặt tại văn phòng. Một số doanh nghiệp cũng chọn máy chủ vì quy trình làm việc, yêu cầu tuân thủ hoặc lo ngại về độ ổn định internet.

Câu hỏi thực sự không phải là “Đám mây tốt hơn máy chủ?” mà là “Thiết lập nào phù hợp với cách doanh nghiệp của tôi vận hành thực tế?” Một nhà cung cấp dịch vụ CNTT quản lý độc lập tốt (thường được gọi là MSP) có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm một đơn vị phù hợp, chúng tôi có thể kết nối bạn với một nhà cung cấp độc lập.

Lựa chọn này ảnh hưởng đến chi phí, tốc độ, rủi ro gián đoạn (downtime) và mức độ dễ dàng khi quản lý hệ thống của bạn. Nó cũng ảnh hưởng đến cách đội ngũ của bạn làm việc hằng ngày. Nếu cấu hình quá phức tạp, quá cũ hoặc quá bị giới hạn, mọi người sẽ mất thời gian.

Máy chủ là một máy tính cung cấp dịch vụ dùng chung cho các máy tính khác. Các dịch vụ đó có thể bao gồm lưu trữ tệp, đăng nhập người dùng, phần mềm kinh doanh, in ấn hoặc truy cập vào các hệ thống nội bộ. “Đám mây” nghĩa là các dịch vụ này được công ty phần mềm hoặc nền tảng lưu trữ trực tuyến, thay vì đặt ngay trong văn phòng của bạn.

Không có lựa chọn nào tự động rẻ hơn mãi mãi. Hệ thống đám mây có thể giảm bớt rắc rối về phần cứng, nhưng chi phí phần mềm theo tháng có thể tăng dần. Máy chủ có thể hỗ trợ tốt một số quy trình, nhưng phần cứng, bảo trì, sao lưu, thay thế và hỗ trợ cũng đều tốn chi phí. Vì vậy, các quy tắc chung như “ai cũng nên chuyển sang đám mây” không hữu ích lắm.

Thiết lập “ưu tiên đám mây” (cloud-first) hoặc “chỉ đám mây” (cloud-only) thường phù hợp với doanh nghiệp có từ 5 đến 50 nhân viên, một hoặc vài văn phòng, và các nhu cầu văn phòng phổ biến. Nếu nhóm của bạn chủ yếu cần email, tài liệu dùng chung, họp video, kế toán và các ứng dụng nghiệp vụ (line-of-business) vốn đã chạy trên trình duyệt, thì có thể bạn không cần máy chủ.

Công cụ đám mây cũng hữu ích khi mọi người làm việc tại nhà, di chuyển hoặc làm tại nhiều địa điểm khác nhau. Thay vì quay về kết nối với một máy chủ đặt tại một văn phòng, họ đăng nhập vào các ứng dụng đã được phê duyệt từ bất kỳ nơi nào. Việc này có thể đơn giản hơn để quản lý nếu được thiết lập đúng cách.

Các dấu hiệu phổ biến cho thấy “chỉ đám mây” có thể là đủ gồm: ít hoặc không có ứng dụng máy tính để bàn chuyên biệt chỉ chạy trên desktop, không lưu các tệp thiết kế hoặc tệp đa phương tiện lớn trực tiếp tại chỗ, không có thiết bị văn phòng cũ gắn với một máy chủ, và không cần người dùng trong văn phòng truy cập một hệ thống trung tâm với tốc độ nội bộ rất cao.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tăng trưởng và bạn chưa chắc mức hỗ trợ cần đến đâu, phần tổng quan dịch vụ và các câu trả lời bằng ngôn ngữ dễ hiểu của chúng tôi có thể giúp bạn so sánh những điểm cơ bản trước khi bạn trao đổi với nhà cung cấp.

Máy chủ vẫn có thể là lựa chọn đúng nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào phần mềm cũ được xây dựng để chạy trên mạng nội bộ, thay vì chạy trên đám mây. Điều này thường gặp trong một số môi trường như sản xuất, kho bãi, nha khoa, pháp lý, kỹ thuật và các môi trường văn phòng chuyên biệt. Một số hệ thống doanh nghiệp đơn giản là không hoạt động tốt khi chạy qua internet.

Bạn cũng có thể muốn dùng máy chủ nếu nhân viên của bạn làm việc với các tệp cực lớn như tệp thiết kế, video, hình ảnh (imaging) hoặc dữ liệu dự án chi tiết, và họ cần truy cập nhanh trong cùng một địa điểm. Ở một số văn phòng, tốc độ nội bộ đủ quan trọng khiến việc “chỉ dùng đám mây” cảm giác chậm hoặc bất tiện.

Một lý do khác là sự phụ thuộc của thiết bị hoặc quy trình làm việc. Một số điện thoại, máy quét, hệ thống sản xuất, cơ sở dữ liệu đặt tại chỗ (on-site databases) hoặc các chương trình line-of-business có thể phụ thuộc vào máy chủ nội bộ. Trong các ngành chịu quản lý, quy định cũng có thể ảnh hưởng đến nơi dữ liệu được lưu trữ và cách hệ thống được quản lý. Yêu cầu sẽ khác nhau theo ngành và theo từng bang.

Tuy vậy, chỉ vì cần một máy chủ không có nghĩa là mọi thứ đều phải giữ trên máy chủ. Nhiều doanh nghiệp dùng mô hình lai (hybrid), trong đó có một số hệ thống nằm trên đám mây và một số hệ thống đặt tại chỗ.

Một cấu hình tốt phù hợp với doanh nghiệp của bạn hiện tại và vẫn tạo chỗ để phát triển. Cấu hình đó cần dễ hiểu, được ghi chép rõ ràng và không phụ thuộc vào một “cục máy” cũ đặt trong tủ mà không ai muốn đụng tới. Dù bạn chọn đám mây, máy chủ hay mô hình lai, bạn cần có sự làm chủ (ownership) rõ ràng, kế hoạch sao lưu, kỳ vọng về hỗ trợ và ngân sách thực tế.

Nếu bạn trao đổi với một MSP độc lập, hãy yêu cầu họ giải thích khuyến nghị bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Họ nên có thể cho bạn biết phần nào sẽ giữ tại chỗ, phần nào chuyển sang đám mây, các rủi ro là gì, giới hạn ra sao và chi phí hàng tháng cùng chi phí một lần có thể là bao nhiêu. Nếu họ dùng các thuật ngữ như thỏa thuận mức dịch vụ (service level agreement) hay SLA (SLA), thì đó là thỏa thuận bằng văn bản mô tả phạm vi hỗ trợ, mục tiêu phản hồi và trách nhiệm.

Bạn cũng có thể hỏi cách họ xử lý các hạng mục cơ bản như xác thực đa yếu tố (multi-factor authentication) hay MFA (MFA), nghĩa là yêu cầu thêm một bước xác minh khi đăng nhập, ví dụ mã từ ứng dụng hoặc lời nhắc. Hãy hỏi về bảo vệ cho điểm cuối (endpoint protection), trong đó “điểm cuối” (endpoint) là thiết bị làm việc như laptop hoặc máy tính để bàn (desktop), và việc vá lỗi (patching), nghĩa là cài đặt phần mềm và cập nhật bảo mật. Khi nói đến sao lưu, hãy hỏi họ có áp dụng phương pháp sao lưu 3-2-1 hay không: 3 bản dữ liệu, trên 2 loại hình lưu trữ khác nhau, và 1 bản được giữ ngoài địa điểm (off-site).

Không có nhà cung cấp nào trung thực lại hứa hẹn không có gián đoạn (zero downtime) hoặc một mạng không thể bị tấn công (unhackable). Một cấu hình tốt là một kế hoạch thực tế, hỗ trợ rõ ràng, các bước sao lưu và bảo mật phù hợp, và một thiết lập khớp với quy trình làm việc thực tế của bạn.

Nếu bạn chủ yếu dùng đám mây, bạn có thể tránh việc mua và thay thế máy chủ vật lý, nhưng thường bạn sẽ trả chi phí phần mềm theo tháng theo từng người dùng hoặc từng thiết bị, kèm chi phí hỗ trợ. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, chi phí hỗ trợ CNTT quản lý có thể dao động quanh mức 100 đến 250 USD mỗi người dùng mỗi tháng, hoặc đôi khi tính theo từng thiết bị, tùy theo mức hỗ trợ, nhu cầu bảo mật và khu vực. Đây là các khoảng tham chiếu, không phải báo giá.

Nếu bạn cần máy chủ đặt tại chỗ, cũng có thể có các chi phí một lần cho phần cứng, thiết lập, di chuyển dữ liệu (migration), hệ thống sao lưu và hỗ trợ liên tục. Một dự án máy chủ nhỏ đôi khi có thể nằm trong khoảng vài nghìn USD đến mức thấp của “năm chữ số” (low five figures), tùy thuộc vào mức độ phức tạp, dung lượng lưu trữ, dự phòng (redundancy) và giấy phép phần mềm. Một lần nữa, đây là các khoảng tham chiếu, không phải báo giá.

Số lượng phù hợp phụ thuộc vào số lượng nhân sự, thiết bị, địa điểm, phần mềm, nhu cầu tuân thủ và mức độ hỗ trợ bạn muốn. Một văn phòng đơn giản dùng email và chia sẻ tệp trên đám mây sẽ tốn ít hơn một doanh nghiệp đa địa điểm với phần mềm đặc biệt, lưu trữ tệp nặng và yêu cầu bảo mật chặt chẽ hơn.