Kailangan ko ba ng server o cloud lang?

Hindi mo maaaring kailangan ng server kung pangunahin mong ginagamit ng team mo ang mga cloud app tulad ng email, file sharing, accounting, pag-iskedyul, at mga tools para sa customer. Maraming maliliit na negosyo ngayon ang nagiging maayos sa cloud system, laptop, at magandang koneksyon sa internet.

Kakailanganin mo pa rin ang server kung nagpapatakbo ka ng espesyal na software sa negosyo, kung kailangan mong ilagay at pagsama-samahin sa isang lugar ang sobrang laki ng mga file, kung kailangan ng mabilis na access sa loob ng opisina, o kung may mga kagamitan na umaasa sa on-site na sistema. Pinipili rin ng ilang negosyo ang server dahil sa workflow, pagsunod (compliance), o mga alalahanin tungkol sa pagiging maaasahan ng internet.

Ang totoong tanong ay hindi, “Mas maganda ba ang cloud kaysa sa server?” Kundi, “Anong setup ang bagay sa tunay na takbo ng negosyo ko?” Ang isang magaling na independent na managed IT services provider, madalas na tinatawag na MSP, ay makakatulong sa’yo na ikumpara ang mga opsyon gamit ang simpleng paliwanag. Kung gusto mo ng tulong sa paghahanap, maaari ka naming ikonekta sa isang independent na provider.

Ang pagpiling ito ay nakakaapekto sa gastos, bilis, panganib ng downtime, at kung gaano kadaling pamahalaan ang mga sistema mo. Nakakaapekto rin ito sa paraan ng trabaho ng team mo araw-araw. Kapag masyadong komplikado, masyadong luma, o masyadong limitado ang setup, nawawalan ng oras ang mga tao.

Ang server ay isang computer na nagbibigay ng mga shared service sa iba pang computer. Maaari itong kasama ang storage ng file, pag-login ng user, software sa negosyo, pagpi-print, o access sa mga internal na sistema. Ang cloud naman ay ang ibig sabihin nito—ang mga serbisyong iyon ay nai-host online ng isang software company o platform, sa halip na nakatayo sa mismong opisina mo.

Walang opsyon na awtomatikong mas mura habang tumatagal. Makakabawas ang cloud sa mga problema sa hardware, pero ang buwanang gastos sa software ay puwedeng dumami. Ang server ay maaaring suportahan nang maayos ang ilang workflow, pero ang hardware, maintenance, backup, pagpapalit, at support ay gastos din. Kaya hindi masyadong kapaki-pakinabang ang malalawak na tuntunin tulad ng “dapat lumipat ang lahat sa cloud.”

Karaniwang maganda ang resulta ng cloud-first o cloud-only setups para sa mga negosyong may 5 hanggang 50 empleyado, isa o ilang opisina, at mga karaniwang pangangailangan sa opisina. Kung pangunahin lang na kailangan ng team mo ang email, shared documents, video meetings, accounting, at mga line-of-business app na tumatakbo na sa browser, maaaring hindi mo na kailangan ng server.

Nakakatulong din ang mga cloud tools kapag may nagtatrabaho mula sa bahay, naglalakbay, o gumagamit ng ibang lokasyon. Sa halip na kumonekta pabalik sa isang server sa opisina, nag-a-access sila sa mga inaprubahang app kahit saan sila. Mas simple itong pamahalaan kapag tama ang pagkaka-set up.

Mga karaniwang palatandaan na baka sapat na ang cloud-only: kaunti o wala ang mga specialized na desktop-only application, walang malalaking design o media file na iniimbak nang lokal, walang lumang kagamitan sa opisina na nakatali sa server, at walang pangangailangan na ang mga user sa opisina ay mag-access sa central system na may napakataas na local na bilis.

Kung lumalaki ang negosyo mo at hindi ka sigurado kung anong antas ng support ang kailangan mo, ang aming services overview at iba pang sagot sa simpleng salita ay makakatulong sa pag-compare ng basics bago ka makipag-usap sa isang provider.

Ang server ay maaaring tamang piliin pa rin kung ang negosyo mo ay umaasa sa mga lumang software na ginawa para tumakbo sa local network, hindi sa cloud. Karaniwan ito sa ilang manufacturing, warehouse, dental, legal, engineering, at mga espesyal na environment ng opisina. Minsan, ang ilang business system ay hindi talaga gumagana nang maayos kapag nasa internet.

Maaari mo ring gustuhin ang server kung ang staff mo ay nagtatrabaho sa sobrang malalaking file—halimbawa, mga design file, video, imaging, o detalyadong data ng proyekto—at kailangan nila ng mabilis na access sa isang lokasyon. Sa ilang opisina, mahalaga ang local na bilis kaya ang cloud-only ay maaaring magmukhang mabagal o awkward.

Isa pang dahilan ay dependency sa kagamitan o workflow. May ilang telepono, scanner, production system, on-site databases, o line-of-business programs na maaaring umaasa sa lokal na server. Sa mga regulated na industriya, puwede ring makaapekto ang mga tuntunin kung saan naka-store ang data at kung paano pinapamahalaan ang mga sistema. Nag-iiba ang mga kinakailangan ayon sa industriya at estado.

Pero kahit kailangan ng isang server, hindi ibig sabihin nito na lahat ay dapat manatili sa server. Maraming negosyo ang gumagamit ng hybrid setup—may ilang system sa cloud at may ilang naka-on-site.

Magiging maganda ang setup kapag tugma ito sa negosyo mo ngayon at nagbibigay sa’yo ng espasyo para lumago. Dapat itong madaling maunawaan, may dokumentasyon, at hindi nakadepende sa isang lumang kahon sa isang silid na ayaw namang galawin ng kahit sino. Anuman ang pipiliin mong cloud, server, o hybrid, gusto mo ng malinaw na responsibilidad, backup, inaasahang support, at makatotohanang budget.

Kung makikipag-usap ka sa isang independent na MSP, hilingin sa kanila na ipaliwanag ang rekomendasyon nila sa simpleng English. Dapat kaya nilang ipaliwanag kung ano ang mananatili sa lokal, kung ano ang lilipat sa cloud, ano ang mga panganib, ano ang mga limitasyon, at ano ang buwanang at one-time na gastos. Kung gumagamit sila ng mga terminong gaya ng service level agreement, o SLA, ibig sabihin nito ang nakasulat na kasunduan na naglalarawan ng saklaw ng support, mga target sa pagtugon, at mga responsibilidad.

Pwede rin mong itanong kung paano nila hinahawakan ang mga basic gaya ng multi-factor authentication, o MFA—ibig sabihin nito ay kailangan ng pangalawang hakbang para makapag-sign in, tulad ng app code o prompt. Magtanong tungkol sa endpoint protection, kung saan ang endpoint ay isang work device tulad ng laptop o desktop, at patching—ibig sabihin nito ang pag-install ng software at mga update sa security. Kapag napag-usapan ang backup, itanong kung sinusunod nila ang 3-2-1 backup approach—ibig sabihin nito ay may 3 kopya ng data, sa 2 magkakaibang uri ng storage, at 1 kopya ang naka-store nang off-site.

Walang tapat na provider ang nangangakong walang downtime o isang network na hindi basta-bastang ma-hack. Ang maganda ay planong praktikal, malinaw na support, tamang hakbang sa backup at seguridad, at isang setup na tugma sa tunay mong workflow.

Kung halos cloud-only ang gagawin mo, puwede mong iwasang bumili at palitan ang isang pisikal na server, pero karaniwan kang magbabayad buwan-buwan para sa software per user o per device, kasama na ang mga gastos sa support. Para sa maraming maliliit na negosyo, ang managed IT support ay puwedeng mahulog sa hanay na humigit-kumulang $100 hanggang $250 bawat user kada buwan, o minsan per device, depende sa antas ng support, mga pangangailangan sa seguridad, at area. Ito ay mga hanay, hindi eksaktong quote.

Kung kailangan mo ng on-site server, puwede rin magkaroon ng one-time na gastos para sa hardware, setup, migration, mga backup system, at patuloy na support. Ang isang maliit na server project ay minsan umaabot mula sa ilang libong dolyar hanggang sa mababang limang digit, depende sa pagiging komplikado, storage, redundancy, at mga lisensya ng software. Muli, mga hanay ito, hindi quote.

Ang tamang bilang ay nakadepende sa bilang ng tao, mga device, mga lokasyon, software, mga pangangailangan sa compliance, at kung gaano karaming tulong ang gusto mo. Mas mura ang simpleng opisina na may cloud email at file sharing kumpara sa negosyong maraming lokasyon na may espesyal na software, mabigat na pag-iimbak ng file, at mas mahigpit na requirements sa seguridad.