vCIO (virtual CIO) là gì?

vCIO, viết tắt của virtual Chief Information Officer, là người hoặc dịch vụ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định công nghệ tốt hơn. Thông thường, họ làm việc thông qua một MSP, tức là managed services provider (nhà cung cấp dịch vụ quản trị) hoặc nhà cung cấp IT quản trị.

Từ “virtual” không có nghĩa là một công cụ phần mềm. Nó có nghĩa là bạn nhận một phần “lãnh đạo chiến lược” về CNTT theo thời gian—thay vì thuê một điều hành toàn thời gian. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa, đây là lựa chọn thiết thực hơn.

vCIO nên tập trung vào việc lập kế hoạch, không chỉ xử lý sự cố. Việc đó có thể bao gồm xác định ưu tiên, rà soát rủi ro đối với hoạt động kinh doanh, lên kế hoạch chu kỳ nâng cấp phần cứng và phần mềm, hỗ trợ ngân sách CNTT, và giải thích bước tiếp theo nên diễn ra như thế nào theo cách dễ hiểu cho mục tiêu kinh doanh.

Nhiều doanh nghiệp chỉ mua hỗ trợ CNTT khi có vấn đề hỏng hóc. Cách này có thể giúp “bật đèn lên” nhưng thường dẫn đến mua vội, chi phí phát sinh bất ngờ và hệ thống dần trở nên khó quản lý hơn.

Một vCIO tốt giúp bạn lùi lại để nhìn bức tranh lớn. Những hệ thống nào là thiết yếu, cái gì đã lạc hậu, thiếu các bước bảo mật nào, công cụ nào đáng để đầu tư, và điều gì có thể chờ. Kiểu lập kế hoạch này có thể giúp chủ doanh nghiệp và quản lý văn phòng ra quyết định bình tĩnh hơn.

Điều này còn quan trọng hơn nếu doanh nghiệp của bạn đang tăng trưởng, mở thêm cơ sở, tuyển nhân sự làm việc từ xa, xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm, hoặc phải tuân thủ các quy định theo ngành. Yêu cầu sẽ khác nhau theo từng ngành và từng bang, vì vậy kế hoạch phù hợp cho văn phòng y tế sẽ không giống kế hoạch phù hợp cho cửa hàng bán lẻ hoặc công ty luật.

Phạm vi chính xác sẽ tùy theo nhà cung cấp, nhưng vCIO thường giúp xây dựng bản lộ trình công nghệ (technology roadmap). Đây là một kế hoạch đơn giản về những việc cần cải thiện ngay, làm sau và trong năm tới. Họ cũng có thể rà soát nhà cung cấp, hợp đồng, độ ổn định của internet, phương án sao lưu, tuổi đời thiết bị và nhu cầu nhân sự.

Họ cũng có thể trao đổi các kiến thức bảo mật cơ bản. Ví dụ, MFA nghĩa là multi-factor authentication (xác thực đa yếu tố), thêm một bước thứ hai ngoài mật khẩu. EDR nghĩa là endpoint detection and response (phát hiện và phản hồi trên điểm cuối), là phần mềm theo dõi máy tính và các thiết bị khác để phát hiện hoạt động đáng ngờ. “Endpoint” là bất kỳ thiết bị người dùng nào như laptop, máy tính để bàn hoặc điện thoại kết nối vào hệ thống của doanh nghiệp bạn.

Bạn cũng có thể nghe các thuật ngữ như patching (cập nhật bản vá), tức là áp dụng các bản cập nhật phần mềm và bảo mật, và RMM, nghĩa là remote monitoring and management (phần mềm giám sát và quản trị từ xa) mà một số nhà cung cấp dùng để theo dõi tình trạng thiết bị và thực hiện bảo trì định kỳ. vCIO không chỉ ở đó để liệt kê công cụ. Họ cần giải thích công cụ nào quan trọng với doanh nghiệp của bạn và vì sao.

Một số nhà cung cấp còn bao gồm tư vấn về lập kế hoạch sao lưu và khôi phục dữ liệu. Bạn có thể nghe cụm 3-2-1 backup, nghĩa là lưu 3 bản dữ liệu, trên 2 loại hình lưu trữ khác nhau, với 1 bản được giữ ngoài văn phòng (offsite). Không nhà cung cấp trung thực nào nên hứa hẹn “không downtime”, một mạng “chống bị xâm phạm” hoặc khả năng khôi phục được đảm bảo trong mọi tình huống. Lập kế hoạch tốt giúp giảm rủi ro, nhưng không thể loại bỏ rủi ro hoàn toàn.

Một vCIO tốt chuyển hóa công nghệ thành các quyết định kinh doanh. Bạn nên hiểu rõ các ưu tiên, chi phí, sự đánh đổi và thời điểm thực hiện. Lời khuyên phải có cấu trúc và thực tế, không mơ hồ và không tràn ngập thuật ngữ.

Họ nên gặp bạn theo lịch định kỳ, thường là theo quý hoặc theo một tần suất khác đã thống nhất, và rà soát một danh sách ngắn các ưu tiên. Họ cũng cần có thể giải thích việc nào là khẩn cấp, việc nào là tùy chọn, và điều gì có thể xảy ra nếu bạn trì hoãn một dự án.

Hướng dẫn tốt cũng cần liên kết công nghệ với nhu cầu tuân thủ khi có liên quan. HIPAA là Health Insurance Portability and Accountability Act (đạo luật về tính di động và trách nhiệm giải trình của bảo hiểm y tế), ảnh hưởng đến một số loại thông tin liên quan đến y tế. PCI thường có nghĩa là PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard), là tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu thẻ thanh toán áp dụng cho các doanh nghiệp xử lý dữ liệu thẻ thanh toán. SOC 2 là một khung báo cáo mà nhiều công ty dịch vụ dùng để thể hiện cách họ quản lý các kiểm soát liên quan đến bảo mật. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần cùng mức độ tài liệu hoặc kiểm soát như nhau.

Bạn cũng có thể nghe SLA, nghĩa là service level agreement (thỏa thuận mức độ dịch vụ). Đây là tài liệu bằng văn bản nêu các mục tiêu phản hồi, giờ được bao phủ và điều khoản hỗ trợ. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp một cố vấn theo phong cách vCIO với tên gọi vCIO hoặc một chức danh tương tự. Tên gọi quan trọng ít hơn—điểm quan trọng là nhà cung cấp có cung cấp kế hoạch ổn định và hữu ích hay không.

Bạn có thể sẽ hưởng lợi từ hỗ trợ vCIO nếu có từ 10 đến 200 nhân viên, phụ thuộc nhiều vào máy tính và ứng dụng trên nền tảng đám mây, có nhiều nhà cung cấp, hoặc cảm thấy không chắc liệu hệ thống hiện tại có theo kịp nhu cầu của doanh nghiệp hay không. Hỗ trợ vCIO cũng hữu ích nếu bạn đang lập ngân sách cho việc chuyển văn phòng, tuyển nhân sự mới, cải thiện an ninh mạng, hoặc thay thế thiết bị đã cũ.

Bạn có thể không cần một sắp xếp vCIO chính thức nếu doanh nghiệp của bạn rất nhỏ, hệ thống đơn giản, và nhu cầu trước mắt chủ yếu là hỗ trợ cơ bản. Trong trường hợp đó, có thể chỉ cần tìm một nhà cung cấp IT quản trị có thể hỗ trợ các nhu cầu hằng ngày ngay bây giờ, rồi bổ sung thêm phần lập kế hoạch sau.

Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, hãy hỏi liệu phần lập kế hoạch chiến lược có được bao gồm hay không, tần suất các buổi rà soát diễn ra như thế nào, ai là người dẫn dắt, và sau mỗi cuộc họp bạn thực sự nhận được những gì. Câu trả lời hữu ích nên bao gồm bản lộ trình, hướng dẫn về ngân sách và các bước tiếp theo rõ ràng—không chỉ dừng ở lời khuyên chung.

Nếu bạn đang tìm kiếm sự hỗ trợ, hãy chọn nhà cung cấp có thể giải thích mọi thứ bằng ngôn ngữ đơn giản và gắn các khuyến nghị với hoạt động vận hành của bạn. Hãy yêu cầu ví dụ về các buổi họp lập kế hoạch mà họ tổ chức, các báo cáo họ chia sẻ, và cách họ giúp khách hàng phân biệt giữa việc cần làm khẩn cấp và các cải tiến cho tương lai.

Hãy hỏi ai sẽ đóng vai trò cố vấn của bạn, bạn sẽ gặp họ bao lâu một lần, và liệu người đó có tiếp tục tham gia theo thời gian hay không. Bạn cũng có thể hỏi họ tiếp cận các mảng như sao lưu, lịch thay thế thiết bị, phối hợp với nhà cung cấp, và quy trình đưa nhân sự mới vào làm (onboarding) cũng như quy trình kết thúc (offboarding).

Một số doanh nghiệp cũng muốn có hướng dẫn từ một cố vấn theo phong cách vCIO về lập ngân sách và chính sách, trong khi những doanh nghiệp khác chủ yếu cần hỗ trợ đáng tin cậy trước tiên. Nếu bạn chưa chắc mức độ hỗ trợ nào phù hợp, xem thêm các câu trả lời bằng ngôn ngữ đơn giản, tìm hiểu về dịch vụ IT quản trị, hoặc được ghép cặp với một nhà cung cấp IT quản trị độc lập. NodeBridge IT không phải là công ty IT hoặc công ty an ninh. Chúng tôi cung cấp giáo dục chung và dịch vụ ghép cặp miễn phí, và chỉ thu thập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và liên hệ.