Ano ang vCIO (virtual CIO)?

Ang vCIO, o “virtual Chief Information Officer,” ay isang tao o serbisyong tumutulong sa isang negosyo na makapagdesisyon nang mas maganda tungkol sa teknolohiya. Karaniwan silang nagtatrabaho sa pamamagitan ng MSP, ibig sabihin ay managed services provider, o managed IT provider.

Ang salitang “virtual” ay hindi nangangahulugang software tool. Ibig sabihin, nakakakuha ka ng bahagi-bahagi (part-time) na estratehikong pamumuno sa IT imbes na kumuha ng full-time na ehekutibo. Para sa maraming maliliit at mid-sized na negosyo, mas bagay ito.

Dapat tumuon ang isang vCIO sa pagpaplano, hindi lang sa pag-aayos ng mga problema. Maaari itong kasama ang pagtatakda ng mga prayoridad, pag-review sa mga risk sa negosyo, pagpaplano ng pag-refresh ng hardware at software, pagtulong sa mga badyet sa IT, at pagpapaliwanag kung ano ang dapat mangyari sa susunod—sa malinaw na usaping pangnegosyo.

Maraming negosyo ang kumukuha ng suporta sa IT kapag may nasira na. Nakakatulong itong manatiling nakabukas ang mga ilaw, pero madalas itong mauuwi sa madaliang pagbili, mga hindi inaasahang gastos, at mga system na unti-unting mas mahirap pang pamahalaan.

Tumutulong ang isang mahusay na vCIO sa’yo na umatras muna at tingnan ang mas malaking larawan. Aling mga system ang kritikal, alin ang luma na, anong mga hakbang sa seguridad ang kulang, anong mga tool ang sulit paglaanan, at ano muna ang puwedeng ipagpaliban. Ang ganitong pagpaplano ay makakatulong sa mga may-ari at office manager na makapagdesisyon nang mas kalmado.

Lalong mahalaga ito kung lumalaki ang iyong negosyo, may bubuksang bagong lokasyon, may mga remote na empleyado, humahawak ng sensitibong datos ng customer, o sumusunod sa mga regulasyon sa industriya. Nag-iiba ang mga kinakailangan kada industriya at estado, kaya ang tamang plano para sa medical office ay hindi pareho sa tamang plano para sa retail store o law firm.

Depende ito sa provider, pero madalas tumutulong ang vCIO na gumawa ng technology roadmap. Ito ay simpleng plano kung ano ang ipapahusay ngayon, sa susunod, at sa darating na taon. Maaari rin nilang i-review ang mga vendor, kontrata, reliability ng internet, paraan ng backup, edad ng mga device, at pangangailangan ng staff.

Maaari rin nilang talakayin ang mga pangunahing bagay sa seguridad. Halimbawa, ang MFA ay multi-factor authentication, na nagdaragdag ng pangalawang hakbang lampas sa password. Ang EDR ay endpoint detection and response, na software na sumusubaybay sa mga computer at iba pang device para sa kahina-hinalang aktibidad. Ang endpoint ay kahit anong user device gaya ng laptop, desktop, o telepono na kumokonekta sa mga system ng iyong negosyo.

Maaari mo ring marinig ang mga terminong tulad ng patching, na nangangahulugang paglalapat ng software at mga update sa seguridad, at RMM, na nangangahulugang remote monitoring and management software na ginagamit ng ilang provider para bantayan ang kalusugan ng device at magsagawa ng regular na pagpapanatili. Ang vCIO ay hindi lang nandiyan para maglista ng mga tool. Dapat nilang ipaliwanag kung aling mga tool ang mahalaga para sa iyong negosyo at kung bakit.

May ilang provider na kasama ang payo tungkol sa backup at recovery planning. Maaari mong marinig ang terminong 3-2-1 backup, na ibig sabihin ay panatilihin ang 3 kopya ng datos, sa 2 magkaibang uri ng storage, na may 1 kopyang nakaimbak sa labas ng site (offsite). Walang tapat na provider ang dapat mangakong zero downtime, network na hindi basta-basta mababypass, o garantisadong recovery sa lahat ng sitwasyon. Nakababawas ng risk ang maayos na pagpaplano, pero hindi nito inaalis ang risk.

Ang isang mahusay na vCIO ay isinasalin ang teknolohiya sa mga desisyong pangnegosyo. Dapat kang umalis na malinaw ang mga prayoridad, gastos, tradeoff, at timing. Ang payo ay dapat mukhang nakaayos at praktikal—hindi malabo o puno ng jargon.

Dapat silang makipagkita sa’yo sa regular na iskedyul, madalas quarterly o sa ibang napagkasunduang cadence, at mag-review ng maikling listahan ng mga prayoridad. Dapat din nilang maipaliwanag kung ano ang urgent, ano ang optional, at ano ang puwedeng mangyari kapag ipinagpaliban mo ang isang proyekto.

Ang magandang gabay ay nag-uugnay rin ng teknolohiya sa mga pangangailangan sa compliance kapag naaangkop. Ang HIPAA ay ang Health Insurance Portability and Accountability Act, na nakaaapekto sa ilang uri ng impormasyong may kinalaman sa pangangalagang pangkalusugan. Ang PCI kadalasan ay PCI DSS, ang Payment Card Industry Data Security Standard, na nalalapat sa mga negosyong humahawak ng payment card data. Ang SOC 2 ay isang reporting framework na ginagamit ng maraming service company para ipakita kung paano nila pinamamahalaan ang mga control na may kinalaman sa seguridad. Hindi lahat ng negosyo ay nangangailangan ng parehong antas ng dokumentasyon o mga control.

Maaari mo ring marinig ang SLA, na ibig sabihin ay service level agreement. Ito ang nakasulat na dokumento na naglalahad ng mga target sa pagtugon, mga oras ng coverage, at mga tuntunin sa suporta. May ilang provider ding nag-aalok ng vCIO-style na advisor na tinatawag na vCIO o kaparehong pamagat. Mas mahalaga pa rin kaysa sa pangalan ang kung ang provider ba ay nagbibigay ng tuloy-tuloy at kapaki-pakinabang na pagpaplano.

Maaari kang makinabang sa suporta ng vCIO kung mayroon ka mula 10 hanggang 200 empleyado, umaasa nang malaki sa mga computer at cloud apps, may maraming vendor, o pakiramdam mo hindi na umaayon ang kasalukuyang setup mo sa pangangailangan ng negosyo. Nakakatulong din ito kung nagba-budget ka para sa paglipat ng opisina, bagong pag-hire, mga pagpapabuti sa cybersecurity, o pagpapalit ng luma nang kagamitan.

Baka hindi mo kailangan ng pormal na kaayusan na vCIO kung napakaliit ng iyong negosyo, simple lang ang mga system, at ang kailangan mo agad ay basic na suporta. Sa ganoong kaso, maaaring sapat na ang paghahanap ng managed IT provider na kayang suportahan ang day-to-day na pangangailangan ngayon at magdagdag ng higit pang tulong sa pagpaplano sa susunod.

Kung naghahambing ka ng mga opsyon, tanungin kung kasama ba ang estratehikong pagpaplano, gaano kadalas ang mga review, sino ang nangunguna, at ano talaga ang matatanggap mo matapos ang bawat meeting. Ang kapaki-pakinabang na sagot ay dapat magsama ng roadmap, gabay sa budget, at malinaw na susunod na hakbang—hindi lang pangkalahatang payo.

Kung naghahanap ka ng tulong, pumili ng provider na kayang ipaliwanag ang mga bagay sa malinaw na simpleng Ingles at ikabit ang mga rekomendasyon sa kung paano tumatakbo ang iyong negosyo. Humingi ng mga halimbawa ng uri ng mga planning meeting na ginagawa nila, kung anong mga report ang ibinabahagi nila, at kung paano nila tinutulungan ang mga kliyente na magpasya sa pagitan ng urgent na trabaho at mga pagpapahusay sa hinaharap.

Tanungin kung sino ang magiging advisor mo, gaano kadalas kayo magkikita, at kung ang taong iyon ba ay mananatiling kasali sa paglipas ng panahon. Maaari mo ring itanong kung paano nila tinatapatan ang mga lugar tulad ng backup, iskedyul ng pagpapalit ng device, koordinasyon sa vendor, at onboarding at offboarding ng staff.

May ilang negosyong gusto rin ang gabay mula sa vCIO-style na advisor sa budgeting at policy, habang ang iba ay pangunahing gusto muna ang maaasahang suporta. Kung hindi ka sigurado kung anong antas ng tulong ang bagay, magbasa pa ng mga sagot sa simpleng Ingles, alamin ang tungkol sa managed IT services, o makipag-match sa isang independiyenteng managed IT provider. Ang NodeBridge IT ay hindi isang IT company o security firm. Nagbibigay kami ng pangkalahatang edukasyon at libreng pagma-match, at nangongolekta lang kami ng mga pangunahing detalye tungkol sa negosyo at pakikipag-ugnayan.