Ano ang co-managed IT?

Ang co-managed IT ay isang shared na setup. Pinapanatili ng inyong negosyo ang ilang gawaing IT sa in-house, habang ang isang independent na managed IT services provider—madalas tawaging MSP—ang hahawak sa mga bahagi na gusto ninyong paglaanan ng tulong.

Ang MSP ay isang kumpanya na sumusuporta sa teknolohiya ng negosyo kapalit ng buwanang bayad. Sa co-managed na kaayusan, hindi nila pinalalitan ang inyong internal na empleyado o team. Inilalapat nila ang mga kulang, nagdadagdag ng mga tool, nagbibigay ng dagdag na kamay, o sumasalo sa mga espesyal na gawain.

Halimbawa, ang office manager o IT coordinator ninyo ay maaaring sumagot sa pang-araw-araw na tanong, sa mga printer, at sa pag-set up ng mga bagong empleyado. Ang provider sa labas naman ay maaaring tumulong sa mga tool sa cybersecurity, pagpapanatili ng server, mga cloud system, pagre-review ng backup, o support sa mga oras na lampas sa regular na trabaho.

Iba ito sa fully outsourced na IT, kung saan isang provider ang humahawak sa karamihan o lahat ng IT support. Ang co-managed IT ay mas parang pakikipagtulungan at paghahati ng responsibilidad.

Maraming maliliit at katamtamang negosyo ang lumalampas sa yugto na “isang helpful na tao ang humahawak sa lahat.” Maaaring alam ng iisang staff ang inyong negosyo nang mabuti, pero maaaring wala siyang oras para sa bawat proyekto, gawain sa seguridad, isyu sa vendor, o emergency.

Ang co-managed IT ay nagbibigay ng backup sa taong iyon. Nakakatulong din nitong mabawasan ang bigat sa mga may-ari at office manager na napupunta sa paggawa ng mga desisyong IT kahit hindi naman iyon ang pangunahing technical background.

Karaniwang lumalapat ang modelong ito kapag may isang internal IT employee ang kumpanya, isang part-time na tech person, o isang mahusay na operations lead—pero kailangan pa rin ng mas malalim na suporta. Maaari rin itong makatulong habang lumalaki ang negosyo, may office move, may mga rollout ng software, o sa mga panahon na napapagod na ang internal team.

Kung nag-aaral pa kayo ng mga pangunahing kaalaman, ang aming mga sagot ay makakatulong para ihambing ang mga karaniwang modelong serbisyo sa malinaw at madaling wika.

Ang eksaktong paghahati ay nakadepende sa inyong negosyo, sa inyong staff, at sa provider. Ang magandang co-managed IT ay nagsisimula sa malinaw na listahan ng mga responsibilidad. Nakakatulong ito para maiwasan ang pagkalito, dobleng trabaho, at pag-aalisan ng sisi kapag may nasira.

Maaaring kunin ng provider ang monitoring, patching, mga security tool, backup, dokumentasyon, o support escalation. Ang patching ay pag-install ng mga aprubadong software at system updates. Ang monitoring ay pagmo-monitor ng mga system para sa mga isyu. Ang endpoint ay anumang device sa negosyo tulad ng laptop, desktop, o telepono.

May ilang provider na gumagamit din ng mga tool na tinatawag na RMM—maikli para sa remote monitoring and management—para bantayan ang kalusugan ng mga device at tumulong sa pagpapanatili ng mga system. Maaari rin nilang irekomenda ang EDR, na nangangahulugang endpoint detection and response. Ito ay software na idinisenyo para matukoy ang kahina-hinalang aktibidad sa mga device ng negosyo at tumulong sa pagrespond doon.

Ang inyong internal person ay maaaring magpatuloy sa pamamahala sa onboarding ng empleyado, pagbili ng hardware, mga pahintulot sa software, mga isyu sa printer, at mga relasyon sa vendor. Sa ilang negosyo, nananatili silang pangunahing point of contact habang ang provider sa labas ay humahawak sa mga specialized o matagal na gawain sa likod ng eksena.

Ang magandang co-managed IT setup ay malinaw, may respeto, at praktikal. Dapat hindi maramdaman ng inyong internal person na itinulak palayo. Dapat ang provider sa labas ay kumilos bilang support, hindi bilang pinagmumulan ng pagkalito.

Magsimula sa roles. Sino ang humahawak sa employee setup at offboarding? Sino ang may-ari ng backups? Sino ang sumasagot kapag after hours? Sino ang nakikipag-ugnayan sa inyong mga vendor ng internet, telepono, software, at copier? Sino ang nagpapanatiling updated ng asset lists at network documentation?

Tanungin kung paano pinoproseso ang mga support request at gaano kabilis karaniwang tumutugon ang provider. Maaaring marinig ninyo ang terminong SLA, na nangangahulugang service level agreement. Ito ang dokumentong nagpapaliwanag sa mga target sa response, mga priority, at saklaw ng support. Hindi ito pangako na walang mangyaring mali.

Tanungin din kung anong mga basic sa seguridad ang sinusuportahan nila. Halimbawa, ang MFA ay nangangahulugang multi-factor authentication, na nagdaragdag ng pangalawang hakbang sa pag-login. Ang mga backup plan ay maaaring kasama ang 3-2-1 backup approach, na ibig sabihin ay pag-iingat ng 3 kopya ng data, sa 2 magkaibang uri ng storage, na may 1 kopya na nasa off-site. Walang tapat na provider ang dapat mangakong zero downtime, isang network na hindi mahahack, o perpektong recovery sa lahat ng sitwasyon.

Madaling magkasya ang co-managed IT kapag may internal na nakakaalam na sa inyong mga system at tao, pero kailangan niya ng backup. Maaari rin itong umangkop sa mga negosyong gusto ng mas organisadong proseso nang hindi isinusuko ang kontrol.

Lalo itong kapaki-pakinabang kung ang inyong team ay humaharap sa paglago, maraming lokasyon, mas mahigpit na requirements mula sa mga kliyente, o mas maraming cloud software kaysa sa kaya nang kumportableng i-manage ng isang tao. Pinipili rin ng ilang negosyo ang co-managed support dahil gusto nila ng gabay sa pagpaplano at pagba-budget.

Maaari ninyong marinig ang terminong vCIO, na nangangahulugang virtual chief information officer. Ito ay isang external na tagapayo na tumutulong sa IT planning, pagba-budget, mga roadmap, at mga desisyon sa business technology. Hindi lahat ng co-managed na kaayusan ay kasama ito, pero may ilan.

Kung ang inyong negosyo ay nasa healthcare, pagbabayad, legal, o iba pang regulated na larangan, itanong kung paano gumagana ang provider batay sa inyong mga requirement. Ang HIPAA ay nangangahulugang Health Insurance Portability and Accountability Act, na nakaaapekto sa protected health information. Karaniwang ang PCI ay tumutukoy sa Payment Card Industry Data Security Standard para sa mga negosyong humahawak ng mga card payment. Ang SOC 2 ay isang reporting framework na ginagamit ng maraming software vendors para ipakita kung paano nila pinapamahalaan ang mga security controls. Nag-iiba ang mga requirement ayon sa industriya at estado.

Panatilihing simple ang usapan. Hilingin sa mga provider na ipaliwanag kung ano ang gagawin nila, kung ano pa rin ang gagawin ng inyong internal person, at kung paano gagana ang komunikasyon. Kung hindi nila maipapaliwanag nang malinaw, kapaki-pakinabang iyon na impormasyon.

Hilingin ang sample na onboarding plan, support process, at listahan na madaling intindihin sa plain language kung ano ang kasama bawat buwan. Hindi ninyo kailangan ang lahat ng detalye tungkol sa bawat tool sa simula. Kailangan ninyo ng kalinawan tungkol sa responsibilidad, gastos, at limitasyon.

Malaki ang pagkakaiba ng gastos batay sa headcount, bilang ng devices, lokasyon, pangangailangan sa seguridad, at sa inyong lokal na market. Bilang magaspang na hanay, ang co-managed IT ay maaaring mula sa ilang daang dolyar kada buwan para sa limitadong support hanggang sa ilang libong dolyar kada buwan para sa mas malawak na tulong, tools, at coverage sa after-hours. Ang mga hanay na ito ay hindi quote.

Kung gusto ninyo ng tulong sa pag-aayos ng mga opsyon, tutulungan namin kayong makahanap ng isang independent managed IT provider na akma sa inyong sitwasyon. Maaari rin ninyong tingnan ang mga karaniwang serbisyo at ihambing kung ano ang karaniwang kasama sa bawat modelong support.