Nên chạy backup bao lâu một lần?

Một điểm khởi đầu tốt là thế này: hầu hết doanh nghiệp nhỏ nên có ít nhất một bản sao lưu tự động mỗi ngày. Nếu đội ngũ của bạn tạo mới hoặc thay đổi các tệp quan trọng trong suốt cả ngày, bạn có thể cần sao lưu mỗi vài giờ, hoặc thậm chí thường xuyên hơn nữa đối với các hệ thống quan trọng.

Cách đơn giản để nhìn nhận vấn đề là hỏi bản thân: “Nếu chúng tôi bị mất dữ liệu, chúng tôi có thể chấp nhận phải làm lại bao nhiêu việc?” Nếu câu trả lời là một ngày, sao lưu hằng ngày có thể là đủ. Nếu câu trả lời là một giờ, kế hoạch sao lưu của bạn cần chạy thường xuyên hơn nhiều.

Tần suất sao lưu chỉ là một phần. Một bản sao lưu cũng cần chạy thành công, được kiểm tra, và được lưu trữ theo cách giúp bạn có các lựa chọn khôi phục (recovery) thực sự. Một bản sao lưu chỉ tồn tại trên giấy nhưng không thể khôi phục thì không có ích nhiều.

Nếu bạn vẫn đang sắp xếp xem doanh nghiệp mình cần gì, trang answers của chúng tôi có thể giúp bạn nắm được những kiến thức cơ bản. Và chúng tôi có thể giúp bạn tìm một nhà cung cấp dịch vụ CNTT quản trị độc lập (managed IT provider).

Sao lưu nhằm giảm thiểu thiệt hại, không phải tạo ra sự hoàn hảo. Không có nhà cung cấp nào nói thật lại hứa hẹn “không mất thời gian ngừng hoạt động” (zero downtime) hay “mạng không thể bị tấn công”. Mục tiêu là làm cho một ngày tệ hại nhỏ hơn, ngắn hơn và dễ khôi phục hơn.

Nếu sao lưu chạy quá thưa, một vấn đề đơn giản có thể trở thành vấn đề lớn. Một thư mục bị xóa, máy tính bị lỗi, ghi đè nhầm, sự cố phần mềm, hoặc tai nạn tại văn phòng có thể khiến đội ngũ của bạn phải tạo lại hàng ngày công việc. Với doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng, quản lý lịch làm việc, hoặc xử lý hồ sơ khách hàng, điều này có thể nhanh chóng trở nên tốn kém và gây căng thẳng.

Lịch sao lưu phù hợp phụ thuộc vào cách doanh nghiệp bạn vận hành thực tế. Một văn phòng luật, phòng khám, công ty kế toán, kho hàng, cửa hàng bán lẻ, nhà thầu, hoặc nhà sản xuất có thể cần lịch khác nhau. Quy định cũng có thể thay đổi theo ngành và theo từng bang. Nếu doanh nghiệp bạn xử lý dữ liệu chịu quản lý/qui định (regulated data), nhà cung cấp của bạn có thể khuyến nghị lịch sao lưu chặt hơn và thời gian lưu trữ (retention) lâu hơn.

Câu hỏi hữu ích không chỉ là “Chúng tôi có thể chạy sao lưu bao lâu một lần?” mà là “Chúng tôi có thể chấp nhận mất bao nhiêu dữ liệu?” Nếu việc mất trọn một ngày làm việc là đau nhưng vẫn có thể quản lý, sao lưu hằng ngày có thể phù hợp. Nếu mất thậm chí nửa ngày sẽ gây ảnh hưởng đến vận hành, doanh thu hoặc dịch vụ khách hàng, bạn có lẽ cần sao lưu thường xuyên hơn.

Ví dụ, một doanh nghiệp chủ yếu lưu các tài liệu tĩnh (static documents) có thể ổn với sao lưu hằng đêm. Một công ty có các tệp dùng chung đang hoạt động, các bút toán kế toán, thay đổi tồn kho, hoặc cập nhật khách hàng liên tục có thể cần sao lưu nhiều lần mỗi ngày. Các hệ thống hỗ trợ bán hàng, lập lịch, sản xuất, hoặc hồ sơ bệnh nhân/khách hàng thường cần được chú ý nhiều nhất.

Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp sao lưu hơn một cách. Họ có thể bảo vệ dữ liệu của phần mềm trên đám mây theo một cách, máy chủ tệp theo cách khác, và các máy tính quan trọng hoặc ứng dụng kinh doanh theo lịch riêng. “Một lịch cho mọi thứ” thường quá đơn giản.

Sao lưu tốt là tự động, có lịch đều đặn và được kiểm tra. Chúng không phụ thuộc vào việc một nhân viên có nhớ cắm ổ đĩa vào ngày thứ Sáu chiều hay không. Đồng thời, chúng cũng không chỉ tồn tại ở một nơi.

Nhiều nhà cung cấp khuyến nghị một phiên bản của quy tắc sao lưu 3-2-1. Nghĩa là giữ 3 bản dữ liệu, trên 2 loại hình lưu trữ khác nhau, và 1 bản được lưu ngoài địa điểm (offsite). Cách này giúp bạn có cơ hội tốt hơn nếu một thiết bị bị lỗi, một tòa nhà gặp sự cố, hoặc bản sao tại chỗ bị hư hỏng.

Kế hoạch sao lưu tốt cũng bao gồm việc kiểm thử (testing). Tức là thực sự khôi phục tệp hoặc hệ thống để xác nhận rằng bản sao lưu hoạt động. Ngoài ra còn giúp biết phần nào sẽ được khôi phục trước. Ví dụ, lương (payroll), kế toán, phần mềm nghiệp vụ (line-of-business), tệp dùng chung và email có thể không phải lúc nào cũng có cùng mức ưu tiên.

Nếu bạn làm việc với nhà cung cấp CNTT quản trị, còn gọi là MSP (Managed Service Provider), hãy hỏi cách thức kiểm tra sao lưu được thực hiện, cách thức kiểm thử việc khôi phục (restores), và quy trình khôi phục dự kiến trông như thế nào. Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, trang services của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu các nhà cung cấp thường cung cấp những gì.

Không có một lịch sao lưu hoàn hảo duy nhất, nhưng đây là các mẫu phổ biến. Đây chỉ là ví dụ, không phải trích dẫn hay lời hứa.

Một văn phòng rất nhỏ với chủ yếu các tệp ít thay đổi có thể dùng sao lưu hằng đêm, kèm theo lưu trữ (archive) dài hạn hơn. Một doanh nghiệp có các tài liệu dùng chung đang hoạt động có thể dùng sao lưu toàn bộ hằng đêm (nightly full backups) kèm các bản sao lưu nhỏ hơn trong ngày. Một công ty phụ thuộc vào dữ liệu thay đổi nhanh có thể sao lưu các hệ thống quan trọng theo mỗi giờ, hoặc gần thời gian thực (close to real time), trong khi dữ liệu ít quan trọng hơn chạy theo lịch hằng đêm.

Điểm mấu chốt là không phải mọi hệ thống đều cần được xử lý như nhau. Máy tính lễ tân, ổ đĩa dùng chung (shared drive), nền tảng kế toán (accounting platform) và hệ thống điện thoại của bạn có thể mang giá trị kinh doanh khác nhau và có nhu cầu khôi phục khác nhau.

Bạn không cần kiến thức kỹ thuật sâu để đặt ra các câu hỏi đúng. Hãy bắt đầu từ phía doanh nghiệp. Dữ liệu nào quan trọng nhất? Dữ liệu thay đổi nhanh như thế nào? Và nếu không có dữ liệu đó, bạn có thể vận hành được bao lâu?

Sau đó, hỏi các câu hỏi thực tế. Bản sao lưu được lưu ở đâu, tần suất được kiểm tra là bao lâu, tần suất thực hiện khôi phục thử nghiệm (test restores) là bao lâu, và thời gian lưu giữ (copies kept) là bao lâu? Nếu doanh nghiệp của bạn có yêu cầu tuân thủ (compliance), hãy hỏi việc đó ảnh hưởng thế nào đến thời gian lưu trữ và tài liệu hóa (documentation). Quy định khác nhau theo ngành và theo từng bang.

Bạn cũng nên hỏi rõ “cái gì được bao gồm” và “cái gì không được bao gồm”. Một số nhà cung cấp sao lưu một số hệ thống mặc định, trong khi những nhà cung cấp khác xử lý email, ứng dụng trên đám mây, máy chủ và từng máy tính riêng biệt. Phạm vi rõ ràng bằng văn bản rất quan trọng.

Nếu bạn cần giúp sắp xếp việc xem xét các nhà cung cấp, NodeBridge IT có thể giúp bạn tìm một nhà cung cấp dịch vụ CNTT quản trị độc lập. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và liên hệ để có thể kết nối bạn với lựa chọn phù hợp.