Gaano kadalas dapat tumakbo ang backups?

Magandang panimula ito: karamihan sa maliliit na negosyo ay dapat may kahit isang automated na backup araw-araw. Kung ang inyong team ay gumagawa o nagbabago ng mahahalagang files buong araw, baka kailangan ninyo ng backup kada ilang oras—o mas madalas pa para sa mga kritikal na system.

Ganito ang pinakasimpleng paraan para isipin: itanong sa sarili ninyo, "Kung nawala ang data, gaano karaming trabaho ang kaya naming muling gawin?" Kung ang sagot ay isang araw, maaaring sapat na ang daily backups. Kung ang sagot ay isang oras, dapat mas madalas tumakbo ang inyong backup plan.

Ang timing ng backup ay bahagi lang ng usapin. Kailangan ding matapos nang matagumpay ang backup, masubukan, at maiimbak sa paraang nagbibigay ng totoong opsyon sa pag-recover. Ang backup na naroon lang sa papel pero hindi maibabalik ay hindi gaanong nakakatulong.

Kung hindi pa buo ang malinaw ninyo kung ano ang pangangailangan ng negosyo ninyo, matutulungan kayo ng aming pahina na answers para malaman ang mga batayan, at maaari rin naming tulungan kayong makahanap ng independiyenteng managed IT provider.

Ang backup ay tungkol sa pagbabawas ng pagkawala, hindi sa paglikha ng pagiging perpekto. Walang tapat na provider ang nangangakong zero downtime o isang network na hindi puwedeng ma-hack. Ang layunin ay gawing mas maliit, mas maikli, at mas madaling i-recover ang isang masamang araw.

Kapag masyadong bihira ang pagtakbo ng backups, ang simpleng problema ay puwedeng maging malaking problema. Ang natanggal na folder, sira o nabigong computer, accidental overwrite, isyu sa software, o sakuna sa opisina—maaari nitong pilitin kayong muling likhain ang mga araw na trabaho. Para sa isang negosyo na nag-iisyu ng invoice sa mga kliyente, namamahala ng iskedyul, o humahawak ng mga rekord ng customer, mabilis itong maging magastos at nakaka-stress.

Ang tamang backup schedule ay nakadepende sa kung paano talaga gumagana ang inyong negosyo. Ang isang law office, clinic, accounting firm, warehouse, retailer, contractor, o manufacturer ay pwedeng may iba't ibang timing na kailangan. Maaari ring magkaiba ito ayon sa industriya at sa estado. Kung ang inyong negosyo ay humahawak ng regulated data, maaaring magrekomenda ang provider ninyo ng mas mahigpit na iskedyul at mas mahabang retention.

Kapaki-pakinabang na tanong ay hindi lang, "Gaano kadalas natin puwedeng patakbuhin ang mga backup?" Kundi, "Gaano karaming data ang kaya naming mawala?" Kung ang pagkawala ng buong araw na trabaho ay masakit pero manageable, maaaring tugma ang daily backups. Kung ang kahit kalahating araw na pagkawala ay makakasakit sa operasyon, kita, o customer service, malamang ay kailangan ninyo ng mas madalas na backups.

Halimbawa, ang negosyong pangunahing nag-iimbak ng mga static na dokumento ay maaaring ok na sa nightly backups. Ang isang kumpanya na may active na shared files, accounting entries, pagbabago sa imbentaryo, o patuloy na pag-update ng customer ay maaaring kailangan ng backups nang ilang beses kada araw. Ang mga system na sumusuporta sa sales, scheduling, production, o mga rekord ng pasyente o kliyente ay madalas nangangailangan ng pinaka-pansin.

Ito rin ang dahilan kung bakit maraming negosyo ang gumagamit ng higit sa isang backup method. Pwedeng protektahan nila ang data ng cloud software sa isang paraan, ang file servers sa isa pa, at ang mga key computer o business applications sa hiwalay na schedule. Ang isang timer para sa lahat ay madalas na sobrang simple.

Magandang backup ay awtomatiko, regular, at sinusuri. Hindi ito umaasa sa isang empleyado na naaalalang isaksak ang drive tuwing Biyernes ng hapon. Hindi rin ito nasa iisang lugar lang.

Maraming provider ang nagrerekomenda ng ilang bersyon ng 3-2-1 backup rule. Ibig sabihin nito ay panatilihin ang 3 kopya ng inyong data, sa 2 magkaibang uri ng storage, na may 1 kopya na naka-imbak offsite. Nagbibigay ito ng mas magandang tsansa kung may bagsak ang isang device, may problema sa isang gusali, o nasira ang lokal na kopya.

Kasama rin sa magagandang backup plans ang testing. Ibig sabihin ay aktwal na ibinalik (restore) ang mga files o system para mapatunayan na gumagana ang backup. Tumutulong din itong malaman kung ano ang babalik muna. Halimbawa, maaaring hindi pareho ang priority ng payroll, accounting, line-of-business software, shared files, at email.

Kung nagtatrabaho kayo sa isang managed IT provider—tinatawag ding MSP—tanungin kung paano hinahawakan ang backup checks, paano sinisubukan ang restores, at ano ang inaasahang proseso ng pag-recover. Kung nag-e-compare kayo ng options, matutulungan kayo ng aming services page para maunawaan kung ano ang karaniwang inaalok ng mga provider.

Walang iisang perpektong schedule, pero ito ang mga karaniwang pattern. Mga halimbawang ito ay hindi quotes o pangako.

Ang napakaliit na opisina na karamihan ay hindi nagbabago ang files ay maaaring gumamit ng nightly backups, kasama ang mas mahabang-term archive. Ang negosyong may active na shared documents ay maaaring gumamit ng nightly full backups na may mas maliliit na backup sa buong araw. Ang kumpanyang umaasa sa mabilis na nagbabagong data ay maaaring mag-back up ng mga kritikal na system kada oras, o halos real time, habang ang hindi gaanong mahalagang data ay tumatakbo nang nightly.

Ang mahalagang punto ay hindi lahat ng system ay kailangan ng parehong treatment. Ang computer sa front desk, shared drive, accounting platform, at phone system ay maaaring may magkakaibang business value at magkakaibang pangangailangan sa pag-recover.

Hindi ninyo kailangang magkaroon ng malalim na teknikal na kaalaman para magtanong ng matatalinong bagay. Magsimula sa side ng negosyo. Aling data ang pinakamahalaga, gaano kabilis nagbabago, at gaano katagal kayong makakapag-operate nang wala nito?

Pagkatapos ay magtanong ng praktikal. Saan naka-store ang mga backup, gaano kadalas sinusuri, gaano kadalas gumagawa ng test restores, at gaano katagal itinatago ang mga kopya? Kung may mga pangangailangan sa compliance ang inyong negosyo, itanong kung paano ito nakakaapekto sa retention at documentation. Nag-iiba-iba ang mga tuntunin ayon sa industriya at sa estado.

Dapat din ninyong itanong kung ano ang kasama at kung ano ang hindi kasama. May ilang provider na nagba-back up ng ilang system bilang default, habang ang iba ay itinuturing nang hiwalay ang email, cloud apps, servers, at mga indibidwal na computer. Mahalaga ang malinaw at nakasulat na sakop (scope).

Kung gusto ninyong tulong sa pag-aayos ng mga provider, ang NodeBridge IT ay makakatulong sa tulungan kayong makahanap ng independiyenteng managed IT provider. Kinokolekta lang namin ang mga pangunahing detalye tungkol sa negosyo at contact para maikonekta kayo sa bagay na akma.