Ano ang onboarding sa bagong MSP?

Ang onboarding sa isang bagong managed IT services provider, o MSP, ang unang organisadong yugto ng ugnayan. Sa panahong ito, nangangalap ang provider ng impormasyon tungkol sa inyong negosyo, sinusuri ang inyong mga computer at system, kinukumpirma kung sino ang may responsibilidad sa ano, at inihahanda ang mga tool at proseso na gagamitin nila para suportahan kayo.

Karaniwang kasama sa magandang onboarding period ang mga discovery meeting, pagdodokumento, pagse-set up ng tool, pag-check sa seguridad, pagrepaso sa backup, at paglipat ng suporta sa inyong team. Ang layunin ay mabawasan ang kalituhan sa susunod. Kung hindi nauunawaan ng provider ang inyong environment sa simula, ang maliliit na problema ay kadalasang lumalaki.

Hindi ito mahika, at hindi rin ito instant. Walang tapat na provider ang nangangakong zero downtime, perpektong seguridad, o isang paglipat na ganap na walang panganib. Ang magandang onboarding ay nagbibigay lamang sa inyong negosyo ng mas malinis at mas organisadong simula.

Maraming may-ari ang iniisip na nagsisimula ang managed IT kapag pinirmahan na ang kontrata. Sa totoong buhay, simula pa lang ang kontrata. Madalas, ang mga unang linggo ang magpapasya kung magiging maayos ba o nakakabigo ang pakiramdam ng suporta.

Kapag na-madali ang onboarding, baka hindi malaman ng provider kung aling laptop ang para saang empleyado, kung saan naka-host ang mahahalagang software, kung paano naka-set up ang inyong internet, o kung sino ang kailangang unang tulungan. Maaari nitong pabagalin ang suporta, magdulot ng pagkalito sa pagsingil, at mag-iwan ng puwang sa backup o mga setting sa seguridad.

Kapag maayos ang onboarding, alam ng inyong team kung paano humingi ng tulong, alam ng provider ang inyong mga prayoridad, at nakahanda ang mga pangunahing rekord. Hindi nito ginagarantiyahan na magiging perpekto ang lahat, pero kadalasan ay mas kaunti ang mga sorpresa at mas mabilis ang pagresolba ng problema.

Kung natututo pa lang kayo kung paano gumagana ang managed IT, saklaw ng aming mga sagot ang mga karaniwang tanong ng may-ari sa malinaw na pananalitang pangkaraniwan.

Karamihan sa mga onboarding project ay sumusunod sa halos parehong daloy. Una, makikipagpulong ang provider sa inyo para maunawaan ang inyong negosyo, mga pangunahing tauhan, mga lokasyon, software, mga vendor, at mga pain point. Maaari rin nilang tanungin ang tungkol sa internet service, mga printer, cloud apps, email, telepono, at anumang espesyal na requirement sa industriya. Maaaring mag-iba ang mga requirement ayon sa industriya at estado.

Susunod ang discovery. Bubuoin ng provider ang inventory ng inyong mga device at system. Kabilang dito ang mga computer, mga server kung mayroon pa kayo, mga router, wireless equipment, at mga user account. Maaari rin nilang repasuhin ang kasalukuyang backup setup ninyo, mga antivirus tool, at mga lisensya ng software. Ang endpoint ay kahit anong indibidwal na device tulad ng laptop, desktop, o teleponong kumokonekta sa inyong mga system.

Pagkatapos, karaniwan nilang ini-install at kino-configure ang kanilang mga management tool. Baka marinig ninyo ang mga terminong gaya ng RMM, na nangangahulugang remote monitoring and management software, at EDR, na nangangahulugang endpoint detection and response—isang security tool na nagbabantay sa mga device para sa kahina-hinalang gawi. Maaari rin nilang repasuhin ang patching, na nangangahulugang pagtiyak na updated ang mga operating system at application gamit ang mga fixes.

Pagkatapos nito, idodokumento nila kung paano dapat gumana ang suporta, kung sino ang puwedeng aprubahan ang mga pagbabago, at kung ano ang inaasahang response times. Madalas itong naka-angkla sa isang SLA, o service level agreement, na nagpapaliwanag ng mga target sa serbisyo at mga responsibilidad. May ilang provider din na nag-aassign ng vCIO, na nangangahulugang virtual chief information officer—isang taong tumutulong sa mas mataas na lebel na pagpaplano at pagba-budget.

Sa dulo ng onboarding, dapat alam ng inyong staff kung paano makikipag-ugnayan sa suporta, kung ano ang kasama, at ano ang gagawin sa mga karaniwang sitwasyon tulad ng bagong hire, nawalang laptop, o kahilingan para sa password reset.

Ang magandang onboarding ay parang organisado, hindi misteryoso. May malinaw kayong timeline, isang pangunahing contact, at simpleng listahan ng mga kailangang ibigay sa inyo ng provider. Ipinapaliwanag nila ang mga bagay sa normal na wika sa negosyo. Sinasaad din nila kung ano ang kanilang sinusuri, ano ang kanilang binabago, at ano ang puwedeng ipagpaliban.

Dapat din ay nagtatanong sila ng matatalinong bagay tungkol sa inyong negosyo, hindi lang sa inyong mga device. Halimbawa, maaari nilang itanong kung sino ang pinakamahalagang empleyado, anong software ang hindi puwedeng wala, kung humahawak ba kayo ng payment card data, at kung may mga legal o pang-customer na requirement kayo tungkol sa privacy. Ang PCI ay mga patakaran sa industriya ng payment card na nalalapat kung nagpoproseso kayo ng credit card payments. Ang HIPAA ay ang batas sa privacy sa kalusugan sa Amerika na maaaring nalalapat sa mga setting ng healthcare. Ang SOC 2 ay isang karaniwang reporting framework na ginagamit ng ilang vendors para ipakitang sumusunod sila sa ilang security at process controls.

Ang isang malakas na provider ay nagrerepaso rin ng mga pangunahing kaalaman sa identity at access. Ang MFA ay multi-factor authentication, na nagdadagdag ng pangalawang hakbang sa pag-log in, tulad ng code sa isang telepono. Maaari nilang i-check kung sino pa ang may access sa mga system, kung naalis na ba ang access ng mga dating empleyado, at kung limitado lang ba ang admin rights.

Para sa backup, maaari nilang pag-usapan ang 3-2-1 backup approach—ibig sabihin ay pag-iingat ng 3 kopya ng mahahalagang data, sa 2 magkaibang uri ng storage, na may 1 kopya na nakaimbak offsite. Karaniwang planning idea lang ito, hindi pangakong palaging maibabalik ang bawat file.

Pinakamahalaga, ang magandang onboarding ay nagtatapos sa dokumentasyong mauunawaan ninyo at sa proseso ng suporta na kaya ninyong sundan ng inyong team.

Bago kayo magsimula, tanungin ang provider kung ano ang kasama sa onboarding period, gaano katagal karaniwan ang proseso, at kung may hiwalay na bayad sa onboarding. Nag-iiba ang gastos depende sa provider, lugar, bilang ng tao, bilang ng mga device, at pangangailangan sa seguridad. Bilang pangkalahatang sanggunian, ang ilang maliliit na negosyo ay nakikitang kasama ang onboarding sa buwanang serbisyo, habang ang iba ay may one-time fee mula sa ilang daang dolyar hanggang sa ilang libong dolyar. Ang mga hanay na iyon ay hindi mga eksaktong quote.

Dapat din ninyong itanong kung anong impormasyon ang kailangan nila mula sa inyo, sino sa inyo ang dapat makilahok, at kung anong uri ng abala ang aasahan. May ilang pagbabago na maaaring mangyari nang tahimik sa background. Ang iba, tulad ng email security updates o pag-install ng tool sa mga device, ay maaaring pansamantalang makaapekto sa staff.

Makatwiran din na itanong kung paano nila hahawakan ang transition mula sa kasalukuyan ninyong provider, o kung wala pa kayong provider. Kung may ibang kumpanya na sumusuporta sa inyo, ang bagong MSP ay dapat may plano para sa pagkuha ng dokumentasyon at pag-coordinate ng handoff.

Kung gusto ninyong tulong sa paghahambing ng mga provider, tutulungan namin kayong makahanap ng independent MSP na bagay sa inyong laki, lokasyon, at pangangailangan. Maaari rin ninyong balikan ang mga karaniwang serbisyo na hinahanap ng mga negosyo bago magsimula ang usapan.